Съдържание
CSV (Стойности, разделени със запетая) е общ формат за съхраняване на таблични данни (числови и текстови) в обикновен текст. Този файлов формат е популярен и траен поради факта, че огромен брой програми и приложения разбират CSV, поне като алтернативен файлов формат за импортиране / експортиране. Освен това, CSV форматът позволява на потребителя да погледне във файла и незабавно да открие проблем с данните, ако има такъв, да промени CSV разделителя, правилата за цитиране и т.н. Това е възможно, защото CSV е прост текст и дори не много опитен потребител може лесно да го разбере без специално обучение.
В тази статия ще научим бързи и ефективни начини за експортиране на данни от Excel в CSV и ще научим как да преобразуваме Excel файл в CSV, без да изкривяваме всички специални и чужди знаци. Техниките, описани в статията, работят във всички версии на Excel 2013, 2010 и 2007.
Как да конвертирате Excel файл в CSV
Ако искате да експортирате файла на Excel в някое друго приложение, като например адресна книга на Outlook или база данни на Access, първо преобразувайте листа на Excel в CSV файл и след това импортирайте файла . csv към друго приложение. Следното е ръководство стъпка по стъпка за това как да експортирате работна книга на Excel в CSV формат с помощта на инструмента на Excel – „Запази като".
- В работна книга на Excel отворете раздела досие (Файл) и щракнете Запази като (Запази като). Освен това диалоговият прозорец Запазване на документ (Запиши като) може да се отвори чрез натискане на клавиша F12.
- в Тип файл (Запиши като тип) изберете CSV (разделени със запетаи) (CSV (разделени със запетаи)).
В допълнение към CSV (разделен със запетая) са налични няколко други опции за CSV формат:- CSV (разделени със запетаи) (CSV (разделени със запетаи)). Този формат съхранява данни на Excel като текстов файл, разделен със запетая, и може да се използва в друго приложение на Windows и в различна версия на операционната система Windows.
- CSV (Macintosh). Този формат записва работна книга на Excel като файл, разделен със запетая, за използване в операционната система Mac.
- CSV (MS DOS). Записва работна книга на Excel като файл, разделен със запетая, за използване в операционната система MS-DOS.
- уникод текст (Unicode Text (*txt)). Този стандарт се поддържа от почти всички съществуващи операционни системи, включително Windows, Macintosh, Linux и Solaris Unix. Поддържа символи от почти всички съвременни и дори някои древни езици. Ето защо, ако работна книга на Excel съдържа данни на чужди езици, препоръчвам първо да я запишете във формат уникод текст (Unicode Text (*txt)) и след това конвертирайте в CSV, както е описано по-късно в Експортиране от Excel в UTF-8 или UTF-16 CSV формат.
В допълнение към CSV (разделен със запетая) са налични няколко други опции за CSV формат:Забележка: Всички споменати формати запазват само активния Excel лист.
- Изберете папка за запазване на CSV файла и щракнете Save (Запазване).След натискане Save (Запазване) ще се появят два диалогови прозореца. Не се притеснявайте, тези съобщения не означават грешка, така трябва да бъде.
- Първият диалогов прозорец ви напомня това Само текущият лист може да бъде записан във файла от избрания тип (Избраният тип файл не поддържа работни книги, които съдържат няколко листа). За да запазите само текущия лист, просто натиснете OK.Ако искате да запазите всички листове от книгата, щракнете анулиране (Отказ) и запазете всички листове на книгата поотделно с подходящите имена на файлове или можете да изберете да запишете друг тип файл, който поддържа няколко страници.
- След като кликнете OK в първия диалогов прозорец ще се появи втори, който предупреждава, че някои функции ще станат недостъпни, защото не се поддържат от CSV формата. Така трябва да бъде, така че просто щракнете Да (Да).
Ако искате да запазите всички листове от книгата, щракнете анулиране (Отказ) и запазете всички листове на книгата поотделно с подходящите имена на файлове или можете да изберете да запишете друг тип файл, който поддържа няколко страници.
Ето как работният лист на Excel може да бъде запазен като CSV файл. Бързо и лесно и тук едва ли могат да възникнат затруднения.
Експортирайте от Excel в CSV с UTF-8 или UTF-16 кодиране
Ако листът на Excel съдържа някакви специални или чужди знаци (тилда, ударение и други подобни) или йероглифи, тогава конвертирането на листа на Excel в CSV по начина, описан по-горе, няма да работи.
Въпросът е, че отборът Запази като > CSV (Запиши като > CSV) ще деформира всички символи с изключение на ASCII (Американски стандартен код за обмен на информация). И ако в листа на Excel има двойни кавички или дълги тирета (прехвърлени в Excel, например от документ на Word при копиране / поставяне на текст) - такива знаци също ще бъдат раздробени.
Лесно решение – Запазете Excel лист като текстов файл Уникод (.txt)и след това го конвертирайте в CSV. По този начин всички не-ASCII символи ще останат непокътнати.
Преди да продължа, позволете ми да обясня накратко основните разлики между UTF-8 и UTF-16 кодировките, така че във всеки отделен случай да можете да изберете подходящия формат:
- UTF-8 е по-компактно кодиране, което използва от 1 до 4 байта за всеки знак. Най-често се препоръчва използването на този формат, когато ASCII знаците преобладават във файла, тъй като повечето от тези знаци изискват 1 байт памет. Друго предимство е, че кодирането на UTF-8 файл, съдържащ само ASCII знаци, няма да се различава по никакъв начин от същия ASCII файл.
- UTF-16 използва 2 до 4 байта за съхраняване на всеки знак. Моля, обърнете внимание, че не във всички случаи UTF-16 файл изисква повече място в паметта от UTF-8 файл. Например японските знаци заемат 3 до 4 байта в UTF-8 и 2 до 4 байта в UTF-16. Следователно има смисъл да се използва UTF-16, ако данните съдържат азиатски знаци, включително японски, китайски и корейски. Основният недостатък на това кодиране е, че не е напълно съвместимо с ASCII файлове и изисква специални програми за показване на такива файлове. Имайте това предвид, ако планирате да импортирате получените файлове от Excel някъде другаде.
Как да конвертирате Excel файл в CSV UTF-8
Да предположим, че имаме Excel лист с чужди знаци, в нашия пример те са японски имена.
За да експортирате този Excel лист в CSV файл, като запазите всички йероглифи, ще направим следното:
- В Excel отворете раздела досие (Файл) и щракнете Запази като (Запази като).
- Въведете името на файла в полето Тип файл (Запиши като тип) изберете уникод текст (Unicode Text (*.txt)) и щракнете Save (Запазване).
- Отворете създадения файл във всеки стандартен текстов редактор, като Notepad.
Забележка: Не всички прости текстови редактори поддържат напълно Unicode символи, така че някои може да изглеждат като правоъгълници. В повечето случаи това няма да повлияе по никакъв начин на крайния файл и можете просто да го игнорирате или да изберете по-усъвършенстван редактор, като Notepad++.
- Тъй като нашият Unicode текстов файл използва табулатора като разделител и искаме да го преобразуваме в CSV (разделен със запетая), трябва да заменим табулатора със запетаи.
Забележка: Ако няма стриктна необходимост да получите файл с разделители със запетая, но имате нужда от всеки CSV файл, който Excel може да разбере, тогава тази стъпка може да бъде пропусната, тъй като Microsoft Excel перфектно разбира файлове с разделител - таблица.
- Ако все още имате нужда от CSV файл (разделен със запетаи), направете следното в Notepad:
- Изберете знака за раздел, щракнете с десния бутон върху него и в контекстното меню щракнете Копирайте (Копиране) или просто щракнете Ctrl + Cкакто е показано на фигурата по-долу.
- Натискане Ctrl + Hза да отворите диалоговия прозорец заместител (Замяна) и поставете копирания табулатор в полето Че (Намери какво). В този случай курсорът ще се премести надясно - това означава, че е вмъкнат знак табулация. В полето от (Заменете с) въведете запетая и натиснете Сменете всички (Замени всички).
В Notepad резултатът ще бъде нещо подобно:
- Изберете знака за раздел, щракнете с десния бутон върху него и в контекстното меню щракнете Копирайте (Копиране) или просто щракнете Ctrl + Cкакто е показано на фигурата по-долу.
- Кликнете досие > Запази като (Файл > Запиши като), въведете име за файла и в падащия списък Encoding (Кодиране) изберете UTF-8… След това натиснете бутона Save (Запазване).
- Стартирайте Windows Explorer и променете файловото разширение от . Txt on . csv.Променете разширението по различен начин . Txt on . csv Можете да го направите директно в Notepad. За да направите това, в диалоговия прозорец Запази като (Запиши като) в полето Тип файл (Запиши като тип) изберете опция Всички файлове (Всички файлове) и добавете „.csv“ към името на файла в съответното поле, както е показано на фигурата по-долу.
- Отворете CSV файла в Excel за това в раздела досие (Филе) омесете отворено > Текстови файлове (Отворете > Текстови файлове) и проверете дали данните са наред.
Забележка: Ако вашият файл е предназначен да се използва извън Excel и форматът UTF-8 е изискване, тогава не правете никакви промени в листа и не го запазвайте отново в Excel, тъй като това може да доведе до проблеми с четенето на кодирането. Ако част от данните не се показват в Excel, отворете същия файл в Notepad и коригирайте данните в него. Не забравяйте отново да запишете файла във формат UTF-8.
Как да конвертирате Excel файл в CSV UTF-16
Експортирането в UTF-16 CSV файл е много по-бързо и лесно от експортирането в UTF-8. Факт е, че Excel автоматично прилага формата UTF-16, когато запишете файла като уникод текст (Unicode Text).
За да направите това, запазете файла с помощта на инструмента Запази като (Запиши като) в Excel и след това в Windows Explorer променете разширението на създадения файл на . csv. Свършен!
Ако имате нужда от CSV файл с точка и запетая като разделител, заменете всички знаци за табулация съответно със запетаи или точка и запетая в Notepad или друг текстов редактор по ваш избор (вижте по-рано в тази статия за подробни инструкции как да направите това).
Други начини за конвертиране на Excel файлове в CSV
Описаните по-горе методи за експортиране на данни от Excel в CSV (UTF-8 и UTF-16) са универсални, т.е. подходящи за работа с всякакви специални символи и във всяка версия на Excel от 2003 до 2013.
Има много други начини за конвертиране на данни от Excel във формат CSV. За разлика от решенията, показани по-горе, тези методи няма да доведат до чист UTF-8 файл (това не се отнася за OpenOffice, който може да експортира Excel файлове в няколко опции за UTF кодиране). Но в повечето случаи полученият файл ще съдържа правилния набор от знаци, който след това може безболезнено да се конвертира във формат UTF-8 с помощта на всеки текстов редактор.
Конвертирайте Excel файл в CSV с помощта на Google Sheets
Както се оказа, е много лесно да конвертирате Excel файл в CSV с помощта на Google Sheets. При условие, че Google Диск вече е инсталиран на вашия компютър, следвайте тези 5 прости стъпки:
- В Google Drive щракнете върху бутона Създаване на (Създаване) и изберете Маса (Електронна таблица).
- В менюто досие (Филе) омесете внос (Внос).
- Кликнете Изтегли (Качване) и изберете Excel файла за качване от вашия компютър.
- В диалоговия прозорец дяволчефайл орт (Импортиране на файл) изберете Замяна на масата (Замяна на електронна таблица) и щракнете внос (Внос).
Съвет: Ако файлът на Excel е сравнително малък, за да спестите време, можете да прехвърлите данни от него в електронна таблица на Google чрез копиране / поставяне.
- В менюто досие (Филе) омесете Изтеглете като (Изтегляне като), изберете тип файл CSV – файлът ще бъде записан на компютъра.
Накрая отворете генерирания CSV файл във всеки текстов редактор, за да се уверите, че всички знаци са запазени правилно. За съжаление CSV файловете, създадени по този начин, не винаги се показват правилно в Excel.
Запазете .xlsx файла като .xls и след това го конвертирайте в CSV файл
Този метод не изисква допълнителни коментари, тъй като всичко вече е ясно от името.
Намерих това решение в един от форумите, посветени на Excel, не помня кой. Честно казано, никога не съм използвал този метод, но според много потребители някои специални знаци се губят при запис директно от . Xlsx в . csv, но остават ако първи . Xlsx запишете като . XLS, и след това като . csv, както направихме в началото на тази статия.
Както и да е, опитайте сами този метод за създаване на CSV файлове от Excel и ако работи, ще ви спести добре време.
Запазване на Excel файл като CSV с помощта на OpenOffice
OpenOffice е пакет от приложения с отворен код, който включва приложение за електронни таблици, което върши чудесна работа при експортиране на данни от Excel в CSV формат. Всъщност това приложение ви дава достъп до повече опции при конвертиране на електронни таблици в CSV файлове (кодиране, разделители и т.н.), отколкото Excel и Google Sheets взети заедно.
Просто отворете Excel файла в OpenOffice Calc, щракнете досие > Запази като (Файл > Запиши като) и изберете типа на файла CSV текст (Текст CSV).
Следващата стъпка е да изберете стойностите на параметрите Encoding (Набори от знаци) и Разделител на полето (Разделител на полето). Разбира се, ако искаме да създадем UTF-8 CSV файл със запетаи като разделители, тогава изберете UTF-8 и въведете запетая (,) в съответните полета. Параметър Текстов разделител (Текстов разделител) обикновено се оставя непроменен – кавички (“). Следващ клик OK.
По същия начин, за бързо и безболезнено преобразуване от Excel в CSV, можете да използвате друго приложение – LibreOffice. Съгласете се, би било чудесно, ако Microsoft Excel предостави възможността също така да коригира настройките при създаване на CSV файлове.
В тази статия говорих за методите, които знам за конвертиране на Excel файлове в CSV. Ако знаете по-ефективни методи за експортиране от Excel в CSV, моля, кажете ни за това в коментарите. Благодаря ви за вниманието!