Режим на съвместимост в Excel. Работа с документи в изглед за съвместимост

Компютърните програми непрекъснато се актуализират, излизат нови и по-подобрени версии. Така че днес потребителите вече могат да тестват програмата Excel-2019. Наред с подобренията има и проблеми като съвместимостта, тоест документ, създаден на един компютър, може да не се отвори на друг.

Какво е режим на съвместимост в Microsoft Excel

Функцията „Режим на съвместимост“ е набор от компоненти, които ви позволяват да работите с документи независимо от версията на програмата. Моля, имайте предвид, че някои настройки и функции може да са деактивирани или ограничени. Например, ако се опитате да отворите електронна таблица, създадена в Excel 2000, само командите, съдържащи се в тази версия, ще бъдат достъпни за редактиране, дори ако документът е отворен в Excel 2016.

Неактивните функции ще се показват в лентата на задачите, но не могат да се използват. За да възобновите достъпа до всички потенциални функции на Excel, първо трябва да конвертирате избраната работна книга в подходящия, по-подходящ формат. Но ако се предполага по-нататъшна работа с документа върху остарели версии, тогава е по-добре да се въздържате от конвертиране.

Защо ви е необходим режим на съвместимост

Първата функционална версия на Excel беше представена през 1985 г. Най-глобалната актуализация беше пусната през 2007 г. До новия основен формат се появиха огромен брой полезни функции и възможности. Така вместо обичайното разширение .xls към името на документа вече се добавя .xlsx.

Новата версия върши страхотна работа при работа и редактиране на документи, създадени в предишни версии на Excel. За съжаление, обратната съвместимост не е толкова успешна. В тази връзка документите с разширение .xlsx може да не се отварят, ако например на компютъра е инсталирана версия на Excel 2000.

Възможно е също документ, записан в Excel 2000, да е бил редактиран в Excel 2016 и по-късно отворен отново в остаряла програма, в който случай някои промени може да не се показват или файлът изобщо да не е наличен.

Именно за такива опции има намалена функционалност или режим на съвместимост. Същността на режима е да осигури възможност за работа с файлове в различни версии на програмата, но със запазване на функционалността на основната версия на Excel.

Проблеми със съвместимостта

Основният проблем с режима на съвместимост в Excel е, че той се активира автоматично. Това гарантира, че данните се запазват при прехвърляне на файлове от един компютър на друг. Благодарение на това не трябва да се страхувате, че след редактиране файлът няма да се отвори или ще бъде повреден.

Несъвместимостта може да доведе до незначителната загуба на точност или до доста значително намалена функционалност. Например, в нови версии на повече стилове, параметри и дори функции. Така, само в Excel 2010 се появи функцията AGGREGATE, която е недостъпна в старите версии.

Можете да идентифицирате възможни проблеми със съвместимостта, когато използвате Excel-2010 или Excel-2013. За да направите това, отидете в менюто „Файл“, в параметъра „Информация“ активирайте бутона „Проверка за проблеми“, след което изберете „Проверка на съвместимостта“. След тези манипулации Excel ще анализира документа, ще предостави подробен отчет за всеки проблем с връзката „Намиране“, когато щракнете върху него, ще се покажат проблемните клетки.

Активиране на режима

Не е необходимо да правите нищо, за да стартирате режима на съвместимост. По правило програмата ще разпознае независимо версията, в която е записан документът, и, ако е необходимо, автоматично ще активира режима на намалена функционалност. Можете да разберете, че режимът е активиран от заглавката на отворения прозорец на файла. Съобщението „Режим на съвместимост“ ще се появи в скоби до името на документа. По правило такъв надпис се появява при работа с файлове, които са били записани в Excel преди версия 2003, т.е. преди появата на формата .xlsx.

Деактивиране на режима

Не винаги е необходим режим на намалена функционалност. Например работата по оригиналния файл ще продължи в актуализирания Excel и няма да бъде прехвърлена на друг компютър.

1. За да деактивирате, трябва да отидете в раздела, наречен „Файл“. В този прозорец от дясната страна изберете блока, наречен „Режим с ограничена функционалност“. Щракнете върху бутона „Конвертиране“.

2. Ще се появи прозорец, който ви информира, че ще бъде създадена нова работна книга, която ще запази всички функции и свойства на по-модерна версия на Excel. По време на създаването на нова работна книга на Excel старият файл ще бъде изтрит. Не съжалявайте - щракнете върху „OK“.

3. След известно време ще се появи прозорец с информация „Преобразуването е завършено“. За да запазите всички промени и да деактивирате режима на съвместимост, документът трябва да се рестартира.

След повторно отваряне на конвертирания файл всички налични опции ще бъдат активни.

Режим на съвместимост при създаване на нови документи

Както споменахме по-рано, когато отворите файл в по-нови версии на Excel, режимът на съвместимост се активира. Но този режим може също да бъде активиран, ако автоматичното запазване е настроено на файлов формат .xls, тоест запис във версии 97-2003. За да коригирате тази ситуация и да използвате пълния набор от функции на програмата при работа с таблици, трябва да конфигурирате запазването на файла в подходящия формат .xlsx.

1. Отидете в менюто „Файл“, активирайте секцията „Опции“.

2. В параметъра „Запазване“ изберете настройките „Запазване на книги“. Стойността по подразбиране тук е Работна книга на Excel 97-2003 (*.xls). Променете тази стойност в друг формат „Excel Book (*.xlsx)“. За да запазите промените, щракнете върху „OK“.

Сега всички файлове на Excel ще бъдат създадени и записани в правилния формат, без да се активира режимът на съвместимост. Благодарение на това вече можете да работите с всяка версия на Excel, без да се притеснявате за загуба на данни или изкривяване на получените изчисления и изчисления. В същото време, ако е необходимо, режимът може да бъде изключен, което ви позволява да работите с документа, като използвате всички съвременни функции на програмата.

Запазете в правилния формат

Има друг метод за изключване на режима на намалена функционалност, за да продължите да работите в по-нова версия на Excel. Достатъчно е да запишете файла в различен формат.

1. Отидете до опцията, наречена „Запазване като“, която можете да намерите в раздела „Файл“.

2. В прозореца, който се показва, щракнете върху бутона „Преглед“.
3. Ще се появи прозорец за запазване на документа. В категорията „Тип файл“ изберете „Работна книга на Excel (.xlsx). Обикновено тази опция е в горната част на списъка.

4. В реда „Име на файл“ пишем името на документа и щракнете върху „Запазване“.
5. След запазване надписът в заглавката на файла „Режим на съвместимост“ все още остава, но това не означава, че е активен. Състоянието на книгата не се променя при записване, така че се определя само при рестартиране на файла.

След като затворите документа и го отворите отново, надписът, че режимът на съвместимост е активиран, ще изчезне и всички функции и свойства на програмата ще бъдат готови за използване.

Обърнете внимание! Когато запишете документ в различен формат, се създава нов документ. Сега в папката ще има два документа на Excel с едно и също име, но различно разширение (формат).

Преобразуване на документи

За пълноценна работа в Excel можете да използвате метода за конвертиране на документи.

1. Активирайте иконата "Конвертор" в менюто "Файл".
2. Ще се появи предупреждение, че документът сега ще бъде преобразуван, т.е. адаптиран към стандартите на инсталираната версия на Excel. Моля, имайте предвид, че в резултат на преобразуването оригиналният файл ще бъде заменен без възможност за неговото възстановяване.
3. В предупредителния прозорец щракнете върху „OK“.
4. След това ще се появи съобщение за резултатите от преобразуването. В същия прозорец има предложение за затваряне на това съобщение и отваряне на вече актуализиран документ. Съгласни сме - щракнете върху „OK“.

В отворения документ всички инструменти на Excel вече са в активен режим, могат да се използват за редактиране и запазване на данни.

Преобразуване на книга

Има и начин да конвертирате работна книга на Excel, за да използвате абсолютно всички функционалности на програмата. За целта е необходимо да промените формата на документа в подходящата версия.

1. Отворете раздела „Файл“.
2. Тук избираме командата „Конвертиране“.
3. В изскачащия прозорец щракнете върху „OK“, за да потвърдите промяната на файловия формат.
4. В резултат на тези действия работната книга на Excel вече ще работи в необходимия формат. Това деактивира режима на съвместимост.

Важно! По време на конвертирането оригиналните размери на файловете може да се променят.

Научете повече за режима на съвместимост в Excel

Във форумите често можете да намерите въпроси, свързани с доста ограничените възможности на Excel. Така че, когато отворите документ, съобщението „Режим на съвместимост“ се появява до името. Причината за това може да е несъответствие между версиите на Excel при създаване на файл и в процеса на редактиране. Ако таблицата е създадена в Excel-2003, тогава при прехвърляне на документа на компютър с Excel-2007 ще бъде изключително трудно да се направят корекции в таблиците. Има няколко начина за излизане от тази ситуация:

1. Пресъхраняване на документа във формат .xlsx.
2. Конвертирайте файла в новия формат на Excel.
3. Деактивирайте режима на съвместимост за по-нататъшна работа с документа.

Всеки от вариантите има своите плюсове и минуси. Изборът зависи от предпочитанията на потребителя и бъдещата съдба на самия Excel документ.

Видео инструкция

За по-добро разбиране на необходимостта и принципите на режим на съвместимост или режим на намалена функционалност можете да гледате няколко видео инструкции, които са свободно достъпни на видео хостинг в YouTube. Ето някои от тях:

Тези кратки видеоклипове съдържат достатъчно информация, за да разберете как работи режимът на съвместимост и как да го изключите.

Заключение

Режимът на съвместимост във файловете на Excel е доста полезна функция, която ви позволява да се отървете от конфликти и грешки между програми на различни компютри, когато обработвате един и същ документ в различни версии на програмата. Тази функция дава възможност за работа с файлове в едно технологично пространство.

В този случай потребителят може да деактивира режима на съвместимост по всяко време, за да разшири функционалността на софтуера. Все пак трябва да сте наясно с някои ограничения, свързани с проблеми, които могат да възникнат при прехвърляне на файл на компютър с по-стара версия на Excel.