Съдържание
Microsoft Excel предоставя на потребителя няколко, условно казано, нива на защита - от проста защита на отделни клетки до криптиране на целия файл с шифри на криптоалгоритми от семейството RC4. Нека ги прегледаме един по един…
Ниво 0. Защита срещу въвеждане на некоректни данни в клетка
Най-лесният начин. Позволява ви да проверите какво точно въвежда потребителят в определени клетки и не ви позволява да въвеждате невалидни данни (например отрицателна цена или дробен брой хора или датата на Октомврийската революция вместо датата на сключване на договор и т.н.) За да зададете такава проверка на въвеждане, трябва да изберете клетките и да изберете раздел Дата (Дата) бутон Потвърждаване на данни (Потвърждаване на данни). В Excel 2003 и по-стари версии това може да се направи с помощта на менюто Потвърждаване на данни (Потвърждаване на данни)... В раздела параметри от падащия списък можете да изберете типа данни, разрешени за въвеждане:
Съседните раздели на този прозорец позволяват (ако желаете) да зададете съобщения, които да се появяват преди влизане – раздел Input съобщение (Въведено съобщение), а при въвеждане на невярна информация – табл Съобщение за грешка (Предупреждение за грешка):
Ниво 1: Защита на листовите клетки от промени
Можем напълно или избирателно да попречим на потребителя да променя съдържанието на клетките на даден лист. За да инсталирате такава защита, следвайте прост алгоритъм:
- Изберете клетките, които няма нужда от защита (ако има), щракнете с десния бутон върху тях и изберете командата от контекстното меню Формат на клетката (Форматиране на клетки)... В раздела Защита (Защита) премахнете отметката от квадратчето Защитена клетка (заключен). Всички клетки, за които това квадратче за отметка остава избрано, ще бъдат защитени, когато защитата на листа е активирана. Всички клетки, в които премахнете отметката от този флаг, ще могат да се редактират въпреки защитата. За да видите визуално кои клетки ще бъдат защитени и кои не, можете да използвате този макрос.
- За да активирате защитата на текущия лист в Excel 2003 и по-стари – изберете от менюто Услуга – Защита – Защитен лист (Инструменти — Защита — Защита на работния лист), или в Excel 2007 и по-нова версия, щракнете Защита на листа (Защитен лист) етикет Преглед (Преглед). В диалоговия прозорец, който се отваря, можете да зададете парола (тя ще е необходима, така че никой да не може да премахне защитата) и, като използвате списъка с квадратчета за отметка, конфигурирайте, ако желаете, изключения:
Тоест, ако искаме да оставим на потребителя възможността, например, да форматира защитени и незащитени клетки, първите три квадратчета трябва да бъдат отметнати. Можете също така да позволите на потребителите да използват сортиране, автоматичен филтър и други удобни инструменти за таблици.
Ниво 2. Селективна защита на диапазони за различни потребители
Ако се предполага, че няколко потребители ще работят с файла и всеки от тях трябва да има достъп до собствената си област на листа, тогава можете да зададете защита на листа с различни пароли за различни диапазони от клетки.
За да направите това, изберете в раздела Преглед (преглед) бутон Разрешаване на промяна на диапазони (Разрешаване на потребителите да редактират диапазони). В Excel 2003 и по-нови версии има команда от менюто за това Услуга – Защита – Разрешаване на промяна на диапазоните (Инструменти — Защита — Разрешаване на потребителите да променят диапазони):
В прозореца, който се показва, щракнете върху бутона Създаване на (Нова) и въведете името на диапазона, адресите на клетките, включени в този диапазон и паролата за достъп до този диапазон:
Повторете тези стъпки за всеки от различните потребителски диапазони, докато всички бъдат изброени. Сега можете да натиснете бутона Защита на листа (вижте предишния параграф) и активирайте защитата на целия лист.
Сега, когато се опитате да получите достъп до някой от защитените диапазони от списъка, Excel ще изисква парола за този конкретен диапазон, т.е. всеки потребител ще работи „в своята градина“.
Ниво 3. Защита на листовете на книгата
Ако трябва да се предпазите от:
- изтриване, преименуване, преместване на листове в работна книга
- промени в фиксирани области („заглавки“ и т.н.)
- нежелани промени в структурата (свиване на редове/колони с помощта на бутоните за групиране плюс/минус)
- възможност за минимизиране/преместване/преоразмеряване на прозореца на работната книга в прозореца на Excel
след това трябва да защитите всички листове на книгата, като използвате бутона Защитете книгата (Защита на работната книга) етикет Преглед (Преглед) или – в по-старите версии на Excel – през менюто Услуга – Защита – Защита на книгата (Инструменти — Защита — Защита на работна книга):
Ниво 4. Криптиране на файлове
Ако е необходимо, Excel предоставя възможност за шифроване на целия файл на работната книга с помощта на няколко различни алгоритми за шифроване от семейството RC4. Тази защита е най-лесна за настройка, когато записвате работна книга, т.е. избирате екипи Файл – Запиши като (Файл — Запиши като), а след това в прозореца за запазване намерете и разгънете падащия списък Услуга – Общи опции (Инструменти — Общи опции). В прозореца, който се появява, можем да въведем две различни пароли – за отваряне на файла (само за четене) и за промяна на:
- Как да зададете/премахнете защитата на всички листове от книга наведнъж (PLEX добавка)
- Маркирайте незащитените клетки с цвят
- Правилна защита на листове чрез макро