Активирайте, деактивирайте и конфигурирайте AutoCorrect в Excel

Докато работите с електронни таблици на Excel, особено когато трябва да работите с голямо количество данни, има възможност да направите грешка, като например печатна. Освен това някои потребители, поради факта, че не знаят как да намерят и използват специални знаци, решават да ги заменят с по-разбираеми и достъпни. Например, вместо знака “- – общо писмо "и", или вместо това "$" - просто "С". Въпреки това, благодарение на специален инструмент „Автокоригиране“ такива неща се коригират автоматично.

Какво е AutoCorrect

Excel пази в паметта си списък с често срещани грешки, които могат да бъдат направени. Когато потребителят въведе грешка от този списък, програмата автоматично ще я замени с правилната стойност. Точно това е необходимо Автокоригиране, и така работи.

Този инструмент коригира следните основни типове грешки:

• две последователни главни букви в една дума
• започнете ново изречение с малка буква
• грешки поради активиран Caps Lock
• други типични правописни грешки и грешки

Активирайте и деактивирайте автоматичната корекция

В програмата първоначално тази функция е активирана, но в някои случаи е необходимо да я деактивирате (постоянно или временно). Да кажем, че трябва специално да направим грешки в някои думи или да използваме знаци, които програмата разпознава като грешни и ги замества, въпреки че не искаме това. Ако промените символа, който автокоригирането фиксира на този, от който се нуждаем, функцията няма да извърши замяната отново. Този метод със сигурност е подходящ за изолирани случаи. В противен случай, за да спестите време и усилия, най-доброто решение би било да деактивирате функцията „Автокоригиране“.

1. Отидете в менюто "Файл".
2. В страничното меню вляво отидете на „Параметри“.
3. В прозореца с настройки, който се отваря, щракнете върху подраздела "Правопис". От дясната страна на прозореца щракнете върху бутона „Опции за автоматично коригиране“.
4. На екрана ще се покаже прозорец с настройки на функциите. Премахнете отметката от квадратчето до опцията „Заменяйте, докато пишете“, след което щракнете върху OK.
5. Програмата ще ни върне обратно в основния прозорец с параметри, където отново натискаме бутона OK.

Забележка: за да активирате отново функцията, върнете отметката на мястото й, след което също запазете промените, като натиснете бутона OK.

Автоматична корекция на дата и възможни проблеми

Понякога се случва при въвеждане на число с точки програмата да го коригира за датата. Да кажем, че сме въвели число 3.19 към празна клетка.

След като натиснем клавиша Въведете, Вземете данни под формата на месец и година.

Трябва да запазим оригиналните данни, които сме въвели в клетката. В такива ситуации не е необходимо да деактивирате автоматичната корекция. Ето какво правим:

1. Първо избираме диапазона от клетки, в който искаме да добавим необходимата информация под формата на числа с точки. Тогава като в раздела "Начало" отидете в секцията с инструменти „Номер“, където кликваме върху текущата опция за форматиране на клетка.
2. В падащия списък изберете елемента "Текст".
3. Сега можем безопасно да въвеждаме данни в клетки под формата на числа с точки.Забележка: трябва да запомните, че числата в клетки с текстов формат не могат да участват в изчисленията, тъй като те се възприемат от програмата по различен начин и крайният резултат ще бъде изкривен.

Редактиране на речника за автокоригиране

Както споменахме по-рано, целта на автокоригирането е да помогне за коригиране на грешки или правописни грешки. Програмата първоначално предоставя стандартен списък със съвпадащи думи и символи за замяна, но потребителят има възможност да добави свои собствени опции.

1. Отново отиваме в прозореца с параметрите за автоматично коригиране, ръководени от стъпките, описани по-горе (меню "Файл" - раздел „Параметри“ – подраздел "Правопис" - бутон „Опции за автоматично коригиране“).
2. в „Замяна“ пишем символ (дума), който допълнително ще бъде идентифициран от програмата като грешка. В полето "На" посочете стойността, която да се използва като заместител. Когато сте готови, натиснете бутона „Добавяне“.
3. В резултат на това можем да добавим към този речник всички най-често срещани печатни грешки и грешки, които допускаме (ако ги няма в оригиналния списък), за да не губим време за по-нататъшното им коригиране.

Автоматична замяна с математически символи

Отидете в раздела със същото име в опциите за автоматично коригиране. Тук ще намерим списък със стойности, които ще бъдат заменени от програмата с математически символи. Тази опция е изключително полезна, когато трябва да въведете символ, който не е на клавиатурата. Например, за да въведете знака „α“ (алфа), ще е достатъчно да напишете „Алфа“, след което програмата заменя дадената стойност с необходимия знак. Други знаци се въвеждат по същия начин.

Освен това можете да добавите вашите опции към този списък.

Премахване на комбинация от автокорекция

За да премахнете ненужна комбинация от думи или символи от списъка за автоматично коригиране, просто я изберете с щракване на мишката и след това натиснете бутона "Изтрий".

Освен това, като маркирате определено съвпадение, вместо да го изтривате, можете просто да коригирате едно от полетата му.

Задаване на основните параметри на автозаместването

Основните параметри включват всички настройки, които могат да бъдат направени в раздела „Автокоригиране“. Първоначално в програмата са активирани следните опции:

• корекция на две главни (главни) букви в началото на думата;
• главна първа буква на изречението;
• изписване на дните от седмицата с главни букви;
• отстраняване на грешки, причинени от случайно натиснати клавиши Caps Look.

За да деактивирате тези опции, просто премахнете отметката от квадратчето до тях и след това щракнете върху бутона OK за да запазите промените.

Работа с изключения

Програмата има специален речник, който съхранява думи и символи, за които автоматичната корекция няма да работи, дори ако тази функция е активирана и има необходимо съвпадение в основните параметри.

За достъп до този речник щракнете върху бутона „Изключения“.

Прозорецът, който се появява, има два раздела:

Първа буква

• Ето списък с думи, последвани от символа "точка" („.“) не трябва да се интерпретира от програмата като край на изречение, което означава, че следващата дума ще започва с малка буква. По принцип това се отнася за всички видове съкращения, например kg., g., rub., cop. и т.н.
• В горното поле можем да въведем нашата стойност, която ще бъде добавена към списъка с изключения след натискане на съответния бутон.
• Освен това, като изберете определена стойност от списъка, можете да я редактирате или изтриете.

ДВЕ главни букви

Стойности от списъка в този раздел, подобни на списъка в раздела "Първа буква", няма да бъдат засегнати от AutoCorrect. Тук също можем да добавяме, модифицираме или премахваме нови елементи.

Заключение

Благодарение на функцията „Автокоригиране“ работата в Excel се ускорява значително, тъй като програмата автоматично коригира произволни печатни грешки и грешки, направени от потребителя. Този инструмент е особено ценен при работа с голямо количество данни. Ето защо е много важно в такива случаи да можете правилно да използвате и конфигурирате параметрите за автоматично коригиране.