Съдържание
Управление на времето «С работата, която имам и съм в капан в безполезна среща»
Икономистът Пилар Лорет обяснява в «30 -минутни срещи» как да оптимизираме максимално тези работни назначения
Ако когато бъдете уведомени за нова среща на работното място, изпръхтявате с небрежност и примирение, нещо не е наред. Тези работни назначения трябва да бъдат инструменти за подобряване на нашата професионална работа и много пъти те в крайна сметка са просто загуба на време.
Тази ситуация - много по -често срещана, отколкото изглежда - беше това, което мотивира икономиста Пилар Лорет, специализирана в бизнес и анализ на риска, да пише «30 -минутни срещи», книга, в която чрез ясни насоки и съвети той предлага начин за повишаване на ефективността на тези срещи, като по този начин изпълнява целта си.
Говорихме с автора и я помолихме за ключовете, за да спрем да губим време и да се възползваме максимално от срещите, на които сме принудени да присъстваме:
Защо организацията е толкова важна, когато планирате среща?
Ако нямаме добро планиране и организация, целите няма да бъдат ясни, нито точките за обсъждане, нито наличното време ... Следователно, ние ще неконтролирана продължителност и няма да оправдаем очакванията на участниците. Може да се разочароваме и това ще бъде загуба на време на всички.
Какви отрицателни ефекти може да има една среща, която е лошо планирана и при която желаната цел не е постигната?
В допълнение към икономическите разходи, посещаването на срещи, които са лошо планирани и на които след 90, 60 или 30 минути не се стига до заключение, генерира отрицателно възприемане и обезсърчение сред присъстващите. И ако тази ситуация продължи, лесно с течение на времето се стресираме да мислим „с работата, която имам и трябва да присъствам на безполезна среща“.
Оказва негативно влияние и върху мнението на участниците към организатора, който в повечето случаи обикновено е шеф.
Защо 30 минути са оптималното време за продължителността на срещата?
30 минути е предизвикателството, което поставям в книгата въз основа на моя собствен опит в организирането на срещи, които работят. Очевидно има срещи, които ще се нуждаят от повече време, други, в които вашата цел може да бъде постигната дори за по-малко, и разбира се по някакъв повод 30-те или дори 60-те минути на самата среща могат да бъдат заменени с обаждане или имейл, например.
Как действа фигурата на вземащия решения, за която говорите в книгата?
Когато говорим за участниците в 30-минутна среща, трябва да е ясно, че идеалният брой не трябва да надвишава максимум пет души. И вашият избор трябва да бъде правилният. Можем да различим фигурите на модератора, координатора, секретаря (те могат да бъдат едно и също лице) и участниците. По принцип вземането на решения на среща от 30 минути и максимум петима души е по взаимно съгласие и не трябва да поражда конфликт.
Как трябва да организираме среща, за да бъде тя максимално ефективна?
Можем да обобщим в пет точки как да организираме срещата, както следва. Първият би бил определете целта и желания резултат от срещата. Секундата, изберете подходящите участници. Третото е планирайте срещата; Наред с други неща, съставете дневния ред, изберете мястото, началния час и продължителността и го изпратете заедно с ключовите документи на срещата на заинтересованите за достатъчно време, за да могат да го подготвят.
Четвърто, трябва да вземем предвид дизайн на структурата на срещите, тоест правилата за работа и разбира се как 30 -те минути, които траят срещата, са структурирани по съдържание. И накрая, важно е да направите a проследяване на срещата. Уверете се, че всички участници са запознати със сключените споразумения и в случай, че трябва да се извършат последващи действия, какви са задачите, възложени на всеки от тях, и времето за изпълнение