Съдържание
Така че създадохте работна книга в Excel, пълна с данни. Тя е ясно организирана, информацията е актуална, форматирането е точно по предназначение. Решихте да отпечатате хартиена версия на тази таблица… и всичко се обърка.
Електронните таблици на Excel не винаги изглеждат страхотно на хартия, защото не са проектирани да пасват на отпечатаната страница. Те са проектирани да бъдат толкова дълги и широки, колкото е необходимо. Това е страхотно за редактиране и преглед на екрана, но е трудно да се отпечатват документи, тъй като данните не винаги пасват идеално на стандартен лист хартия.
Всички тези трудности не означават, че е невъзможно една електронна таблица в Excel да изглежда добре на хартия. Всъщност не е никак трудно. Следните 5 трика за печат в Excel ще ви помогнат да решите този проблем. Всички те трябва да работят еднакво в Excel 2007, 2010 и 2013.
1. Прегледайте страницата преди печат
С инструмент Преглед преди печат (Преглед) Можете да видите как точно ще изглежда таблицата на отпечатаната страница. По отношение на спестяване на време и хартия, Преглед преди печат (Преглед) е вашият основен инструмент за печат. Можете дори да направите някои корекции, като например плъзгане на границите за печат, за да ги направите по-широки или по-тесни. Използвайте този инструмент, след като коригирате опциите за печат и оформление, за да сте сигурни, че електронната ви таблица изглежда така, както искате.
2. Решете какво да се отпечата
Ако имате нужда само от малка част от данните, не отпечатвайте цялата работна книга – отпечатайте избраните данни. Можете да отпечатате само листа, който разглеждате в момента, като изберете в настройките за печат Отпечатайте активни листове (Отпечатване на активни листове) или изберете Отпечатайте цялата работна книга (Отпечатай цялата книга), за да отпечатате целия файл. Освен това можете да отпечатате малка част от вашите данни, като маркирате желаната област и изберете Избор на печат (Избор за печат) в настройките за печат.
3. Увеличете максимално наличното пространство
Вие сте ограничени от размера на листа хартия, върху който печатате, но има начини да извлечете максимума от площта му. Опитайте да промените ориентацията на страницата. Ориентацията по подразбиране е добра за данни, където има повече редове, отколкото колони. Ако вашата маса е по-широка, отколкото е висока, променете ориентацията на страницата на пейзаж (пейзаж). Все още имате нужда от повече място? Можете да промените ширината на границите около краищата на страницата. Колкото по-малки са, толкова повече място остава за данни. В крайна сметка, ако масата ви не е твърде голяма, опитайте да си поиграете с инструмента Персонализирани опции за мащабиране (Мащаб), за да поберете всички редове или всички колони, или рискувайте да поберете цялата таблица върху един отпечатан лист хартия.
4. Използвайте печат на заглавия
Ако таблицата обхваща повече от една страница, тогава става трудно да се разбере за кои конкретни данни се отнасят, тъй като Excel отпечатва по подразбиране само заглавия на колони на първия лист. Екип Печат на заглавията (Отпечатване на заглавки) ви позволява да отпечатвате заглавия на редове или колони на всяка страница, което прави данните много по-лесни за четене.
5. Използвайте прекъсвания на страници
Ако таблицата обхваща повече от един лист хартия, препоръчваме да използвате прекъсвания на страници, за да определите точно какви данни ще попаднат на всеки лист. Когато вмъкнете прекъсване на страница, всичко под прекъсването се отделя от всичко над прекъсването и отива на следващата страница. Това е удобно, защото можете да разделите данните точно както искате.
Използвайки тези трикове, можете да направите вашите електронни таблици по-лесни за четене. Ще намерите повече подробности за описаните по-горе техники в уроците на нашия урок:
- Панел за печат в Microsoft Excel
- Задайте областта за печат в Excel
- Задаване на полета и мащаб при печат в Excel