Съдържание
Data Consolidation е функция в Excel, благодарение на която потребителите имат възможност да комбинират данни от няколко таблици в една, както и да комбинират листове, които са в един и същи или различни файлове в един.
Официални изисквания за таблици, които са необходими за завършване на консолидацията
Опцията, наречена „Консолидиране“, няма да работи, ако таблиците не отговарят на изискванията. За да завършите успешно процедурата по обединяване на данни, трябва:
- проверете таблицата за празни редове/колони и ги изтрийте, ако има такива;
- използвайте същите шаблони;
- следвайте имената на колоните, те не трябва да се различават.
Основни методи за консолидация в Excel
Когато обединявате данни от различни отчети, таблици, диапазони от един и същи тип в един общ файл, можете да използвате няколко различни метода. По-долу ще бъдат разгледани двата основни метода за обобщаване на данните: по позиция и по категория.
- В първия вариант данните в оригиналните региони са в същия ред, в който се прилагат идентични етикети. Превъртете по позиция, за да комбинирате данни от 3-4 листа, които се основават на един и същ шаблон, например финансовите отчети са подходящи за проверка на този метод.
- Във втория вариант: данните са в произволен ред, но имат идентични етикети. Консолидирайте по категория, за да комбинирате данни от множество работни листове с различни оформления, но идентични етикети на данни.
Важно! Този метод има много общо с формирането на обобщена таблица. Можете обаче да реорганизирате категориите в обобщена таблица.
- Има и трети начин за комбиниране на данни – това е консолидация с помощта на формули. Вярно е, че рядко се използва на практика, поради факта, че отнема много време от потребителя.
Инструкции стъпка по стъпка за извършване на консолидация в Excel
След това ще разгледаме най-лесния и бърз начин за консолидиране.
И така, как да обедините няколко маси:
- Първо трябва да създадете нов лист, след което софтуерът автоматично ще го добави от дясната страна. Ако е необходимо, можете да плъзнете листа на друго място (например до края на списъка), като използвате левия бутон на мишката.
- Добавеният лист стои в клетката, с която ще работите. След това отидете в раздела „Данни“, намерете секцията „Работа с данни“, щракнете върху елемента, наречен „Консолидация“.
- На монитора ще се появи малък прозорец с настройки.
- След това ще трябва да изберете подходящата функция за комбиниране на данните.
- След като изберете функция, отидете на полето „Връзка“, като щракнете вътре в него. Тук ще трябва да изберете диапазон от клетки една по една. За да направите това, първо преминете към листа с първата плоча.
- След това изберете табелата заедно със заглавката. Уверете се, че всичко е направено правилно, след което щракнете върху иконата „Добавяне“. Между другото, можете сами да актуализирате / промените координатите с помощта на клавиатурата, но това е неудобно.
- За да изберете диапазон от нов документ, първо го отворете в Excel. След това започнете процеса на сливане в първата книга и преминете към втората, изберете подходящия лист в нея и след това изберете определена част от клетките.
- В резултат на това ще се формира първият запис в „Списък с диапазони“.
- Върнете се в полето „Връзка“, премахнете цялата информация, която съдържа, след това добавете координатите на останалите табели към списъка с диапазони.
- Поставете отметки в квадратчетата до следните функции: „Етикети на горния ред“, „Стойности на лявата колона“, „Генериране на връзки към изходни данни“.
- След това щракнете върху „OK“.
- Excel ще изпълни процедурата и ще създаде нов документ според зададените параметри и избраните функции.
В примера беше избрано свързване, така че изходът беше групиран, за да помогне за показване/скриване на детайла.
Повече информация за използването на диапазони, добавяне и премахване на връзки
- За да използвате новия диапазон за консолидиране на данни, ще трябва да изберете опцията „Консолидиране“, да щракнете върху полето „Връзка“ и да изберете диапазона или да поставите връзка. След като щракнете върху бутона „Добавяне“, връзката ще се появи в списъка с диапазони.
- За да премахнете връзка, изберете я и щракнете върху „Премахване“.
- За да промените връзката, изберете я в списъка с диапазони. Ще се появи в полето „Връзка“, където може да се актуализира. След извършените манипулации кликнете върху бутона „Добавяне“. След това премахнете старата версия на модифицираната връзка.
Консолидацията на данни помага да се комбинира необходимата информация, която присъства не само в различни таблици и листове, но и в други файлове (книги). Процедурата на смесване не отнема много време и е лесна за стартиране с помощта на инструкции стъпка по стъпка.