Създаване на диаграма на Парето в Excel

Това гласи принципът на Парето, кръстен на италианския икономист Вилфредо Парето 80% от проблемите могат да бъдат причинени от 20% от причините. Принципът може да бъде много полезна или дори животоспасяваща информация, когато трябва да изберете кой от многото проблеми да решите първи или ако отстраняването на проблемите е усложнено от външни обстоятелства.

Например, току-що сте били помолени да ръководите екип, който има затруднения в работата по проект, за да ги насочите в правилната посока. Питате членовете на екипа кои са основните им пречки при постигането на техните цели и задачи. Те правят списък, който вие анализирате и откривате кои са основните причини за всеки от проблемите, с които се е сблъскал екипът, опитвайки се да видите общите черти.

Всички открити причини за проблеми са подредени според честотата на тяхното възникване. Разглеждайки числата, установявате, че липсата на комуникация между изпълнителите на проекта и заинтересованите страни по проекта е основната причина за топ 23 проблема, с които се сблъсква екипът, докато вторият най-голям проблем е достъпът до необходимите ресурси (компютърни системи, оборудване и т. .). .) доведе до само 11 свързани усложнения. Други проблеми са изолирани. Ясно е, че чрез решаването на комуникационния проблем могат да бъдат елиминирани огромен процент от проблемите, а чрез решаването на проблема с достъпа до ресурси могат да бъдат разрешени почти 90% от препятствията по пътя на екипа. Не само, че разбрахте как да помогнете на отбора, вие току-що направихте анализ на Парето.

Извършването на цялата тази работа на хартия вероятно ще отнеме известно време. Процесът може да бъде значително ускорен с помощта на диаграмата на Парето в Microsoft Excel.

Диаграмите на Парето са комбинация от линейна диаграма и хистограма. Те са уникални с това, че обикновено имат една хоризонтална ос (ос на категории) и две вертикални оси. Диаграмата е полезна за приоритизиране и сортиране на данни.

Моята задача е да ви помогна да подготвите данни за диаграмата на Парето и след това да създадете самата диаграма. Ако вашите данни вече са подготвени за диаграмата на Парето, можете да продължите към втората част.

Днес ще анализираме проблемна ситуация в компания, която редовно възстановява разходите на служителите. Нашата задача е да разберем за какво харчим най-много и да разберем как можем да намалим тези разходи с 80% с помощта на бърз анализ на Парето. Можем да разберем какви разходи представляват 80% от възстановяванията и да предотвратим високи разходи в бъдеще, като променим политиката за използване на цени на едро и обсъдим разходите за служителите.

Първа част: Подгответе данни за диаграмата на Парето

1. Организирайте вашите данни. В нашата таблица има 6 категории парични компенсации и суми, претендирани от служителите.
2. Сортирайте данните в низходящ ред. Проверете дали колоните са избрани А и Вда сортирате правилно.
3. Колона Сума Количество (брой разходи) се изчислява с помощта на функцията SUM (СУМА). В нашия пример, за да получите общата сума, трябва да добавите клетките от V3 да се V8.

с горещи клавиши За да сумирате диапазон от стойности, изберете клетка B9 и натиснете Alt+=. Общата сума ще бъде $12250.

3. 
4. Създайте колона Кумулативна сума (кумулативна сума). Да започнем с първата стойност $ 3750 в клетката B3. Всяка стойност се базира на стойността на предишната клетка. В клетка C4 тип =C3+B4 и натиснете Въведете.
5. За да попълните автоматично останалите клетки в колона, щракнете двукратно върху манипулатора за автоматично попълване.
6. След това създайте колона Кумулативен % (кумулативен процент). За да попълните тази колона, можете да използвате сумата от диапазона Количество и стойности от колона Кумулативна сума. В лентата с формули за клетка D3 въведете =C3/$B$9 и натиснете Въведете. Символ $ създава абсолютна препратка, така че сумарната стойност (препратка към клетка B9) не се променя, когато копирате формулата надолу.
7. Щракнете двукратно върху маркера за автоматично попълване, за да попълните колоната с формула, или щракнете върху маркера и го плъзнете през колоната с данни.
8. Сега всичко е готово за започване на изграждането на диаграмата на Парето!

Част втора: Изграждане на диаграма на Парето в Excel

1. Изберете данните (в нашия пример клетки от A2 by D8).
2. Натискане Alt + F1 на клавиатурата, за да създадете автоматично диаграма от избраните данни.
3. Щракнете с десния бутон върху областта на диаграмата и от менюто, което се появява, щракнете Изберете данни (Изберете данни). Ще се появи диалогов прозорец Избор на източник на данни (Изберете източник на данни). Изберете линия Кумулативна сума и натиснете Премахване (Премахване). Тогава OK.
4. Кликнете върху графиката и използвайте клавишите със стрелки на клавиатурата, за да се придвижвате между нейните елементи. Когато е избран ред с данни Кумулативен %, която сега съвпада с оста на категорията (хоризонтална ос), щракнете с десния бутон върху нея и изберете Промяна на типа диаграма за серия (Промяна на типа серия от диаграми). Сега тази поредица от данни е трудно да се види, но е възможно.
5. Ще се появи диалогов прозорец Променете типа на диаграмата (Промяна на типа на диаграмата), изберете линейна диаграма.
6. И така, имаме хистограма и плоска линейна графика по хоризонталната ос. За да покажем релефа на линейна графика, имаме нужда от друга вертикална ос.
7. Щракнете с десния бутон върху ред Кумулативен % и в появилото се меню щракнете Формат на серията данни (Форматиране на серия от данни). Ще се появи диалогов прозорец със същото име.
8. В раздела Опции за реда (Опции за серията) изберете Малка ос (Вторична ос) и натиснете бутона Близо (Близо).
9. Ще се появи процентната ос и диаграмата ще се превърне в пълноценна диаграма на Парето! Сега можем да направим изводи: по-голямата част от разходите са такси за обучение (Такси за обучение), оборудване (Хардуер) и канцеларски материали (Офис консумативи).

С инструкции стъпка по стъпка за настройване и създаване на диаграма на Парето в Excel под ръка, изпробвайте я на практика. Прилагайки анализа на Парето, можете да идентифицирате най-значимите проблеми и да направите значителна стъпка към тяхното разрешаване.