Потребителите, които често работят в Excel и поддържат своите бази данни с тази програма, вероятно често трябва да изберат стойност на клетка от предварително дефиниран списък.
Например, имаме списък с имена на продукти и нашата задача е да попълним всяка клетка от определена колона на таблицата, използвайки този списък. За да направите това, трябва да създадете списък с всички елементи и след това да внедрите възможността да ги изберете в желаните клетки. Това решение ще премахне необходимостта да пишете (копирате) едно и също име ръчно много пъти, а също така ще ви предпази от правописни и други възможни грешки, особено когато става въпрос за големи таблици.
Има няколко начина за прилагане на така наречения падащ списък, който ще разгледаме по-долу.