Съдържание
Често потребителят на Excel е изправен пред необходимостта да попълни клетки с данни, подредени в определена логическа последователност. Или например да се направи прогноза каква ще бъде стойността на определен показател към определен момент, ако се запази сегашната тенденция. Сега не е нужно да знаете десетки формули за всичко това. Достатъчни са няколко кликвания на мишката и проблемът е решен. Всичко е благодарение на автоматичното довършване.
Тази функция е невероятна в своето удобство. Например, той ви позволява бързо да изброите календарните месеци или да направите така, че да се показват само 15-ия и последния ден от всеки месец (например в счетоводните отчети).
Как можете да се възползвате от тази страхотна функция?
В долния десен ъгъл има квадрат, като го плъзнете, можете да продължите поредицата от стойности, в които има определен модел. Например, ако първият ден е понеделник, тогава като извършите тази проста операция, можете да поставите стойности в следните редове: вторник, сряда, четвъртък, петък и т.н.
Ако има набор от стойности в клетка като 1,2,4, тогава като ги изберете всички и плъзнете полето надолу, можете да продължите числовата серия до 8, 16, 32 и т.н. Това ви позволява значително да намалите разходите за време.
По същия начин се създава списък с имена на месеци.
Ето как изглежда използването на автодовършване за аритметична прогресия. В нашия пример използваме две клетки със стойности съответно 1,3 и след това автоматичното попълване продължава числовата серия.
Освен това приемането ще работи дори ако номерът е вътре в текста. Например, ако напишете „1 четвърт“ и плъзнете полето надолу, ще получите следното.
Всъщност това са всички основни неща, които трябва да знаете. Но ако искате да овладеете уменията за работа с Excel по-професионално, можете да се запознаете с някои чипове и трикове.
Използване на списъка с данни за автоматично попълване
Разбира се, съставянето на списък с месеци или дни от седмицата не е всичко, което Excel може да направи. Да приемем, че имаме списък с градове, в които нашата компания е установила сервизни центрове. Първо трябва да запишете пълния списък в елемента „Промяна на списъци“, който може да бъде достъпен чрез последователността от менюта Файл – Опции – Разширени – Общи – Редактиране на списъци.
След това ще се появи прозорец със списък със списъци, които са вградени в Excel автоматично.
Тук не са много. Но това недоразумение може лесно да се коригира. За да направите това, има десен прозорец, в който е написана правилната последователност от стойности uXNUMXbuXNUMXbis. Записът може да се извърши по два начина, както със запетаи, така и в колона. Ако има много данни, те могат да бъдат импортирани. По този начин можете да спестите много време.
Какво е необходимо за това? Първо трябва да създадете списък с градове някъде в документа и след това просто да направите връзка към него в полето по-долу.
Списъкът вече е създаден и може да се използва за попълване на всички останали клетки.
Освен списъци в текстов формат, Excel дава възможност за създаване на числови последователности, както и списък с дати, подредени по определен модел. В самото начало на този материал беше даден един от начините за използването му, но това е примитивно ниво. Можете да използвате този инструмент по-гъвкаво, като истински ас.
Първо избираме необходимите стойности на последователността (една или повече) заедно с частта от диапазона, която ще се използва за списъка. След това намираме бутона „Попълване“ в горния панел и в менюто, което се показва, щракнете върху бутона „Прогресия“.
След това се появява прозорец с настройки.
В лявата му част има радио бутони, с които можете да зададете местоположението на бъдещата последователност: по редове или колони. В първия случай списъкът ще отиде надолу, а във втория ще отиде вдясно.
Непосредствено вдясно от настройката за местоположение има панел, където можете да изберете вида на числовата последователност. Има няколко опции за избор:
- Аритметика. Стойността във всяка следваща клетка е определено число по-голямо от предишната. Стойността му се определя от съдържанието на полето „Стъпка“.
- Геометричен. Всяка следваща стойност е няколко пъти по-голяма от предишната. Колко точно зависи от това коя стъпка е посочил потребителят.
- Дати. С тази опция потребителят може да създаде поредица от дати. Ако изберете този тип, се активират допълнителни настройки за мерната единица. Те се вземат предвид при изготвяне на последователността: ден, работен ден, месец, година. Така че, ако изберете елемента „работен ден“, тогава почивните дни няма да бъдат включени в списъка.
- Автоматично довършване. Тази опция е подобна на плъзгане на долния десен ъгъл. С прости думи, Excel сам решава дали трябва да продължи числовата серия или е по-добре да направи по-дълъг списък. Ако предварително зададете стойностите 2 и 4, следващите ще съдържат числата 6, 8 и т.н. Ако преди това попълните повече клетки, тогава ще се използва функцията „линейна регресия“ (това е много интересна опция, която ви позволява да изградите прогноза въз основа на съществуващата тенденция).
В долната част на този диалогов прозорец, както вече можете да видите, има две опции: размера на стъпката, обсъден по-горе, и граничната стойност.
След като завършите всички операции, трябва да натиснете бутона „OK“. По същия начин се създава списък с работни дни за определен период (например до 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). И потребителят не трябва да прави огромен брой ненужни движения!
Това е всичко, настройката е завършена. Сега нека разгледаме някои по-професионални методи за автоматично довършване.
Използване на мишката
Това е най-удобният начин за автоматично довършване, който ви позволява елегантно да извършвате дори най-сложните операции. Има два варианта за това как може да се използва: с левия бутон на мишката или с десния. Например, задачата е да се направи списък с числа, подредени във възходящ ред, като всяка следваща стойност се увеличава с единица. Обикновено за това в първата клетка се въвежда единица, а във втората - двойка, след което плъзгат полето в долния десен ъгъл. Но е възможно да постигнете тази цел по друг начин – просто като попълните първата клетка. След това трябва да го плъзнете надолу от долния десен ъгъл. След това ще се появи бутон под формата на квадрат. Трябва да щракнете върху него и да изберете елемента „Попълване“.
Можете също така да използвате функцията „Попълване само на формати“, с която можете да разширявате само клетъчни формати.
Но има по-бърз метод: задържане на бутона Ctrl, докато плъзгате клетката паралелно.
Вярно е, че е подходящо само за автоматично попълване на поредици от числа. Ако се опитате да издърпате този трик с данни от различен тип, тогава стойностите uXNUMXbuXNUMXb просто ще бъдат копирани в следните клетки.
Има начин да ускорите извикването на контекстното меню. За да направите това, плъзнете полето, като задържите десния бутон на мишката.
След това ще се появи набор от команди. Така че можете да извикате диалогов прозорец с допълнителни настройки за автоматично довършване, като щракнете върху елемента от менюто „Прогресия“. Но има едно ограничение. Максималната дължина на последователността в този случай ще бъде ограничена до последната клетка.
За да се извърши автоматично попълване до необходимата стойност (конкретно число или дата), трябва да натиснете десния бутон на мишката, като преди това насочите курсора към полето, и плъзнете маркера надолу. След това курсорът се връща. И последната стъпка е да пуснете мишката. В резултат на това ще се появи контекстно меню с настройки за автоматично попълване. Изберете прогресия. Тук е избрана само една клетка, така че трябва да посочите всички параметри за автоматично попълване в настройките: посока, стъпка, гранична стойност и натиснете бутона OK.
Особено интересна функция на Excel е линейното и експоненциалното приближение. Това дава възможност да се изгради прогноза за това как ще се променят стойностите въз основа на съществуващия модел. Като правило, за да направите прогноза, трябва да използвате специални функции на Excel или да извършите сложни изчисления, в които стойностите на независимата променлива се заместват. Много по-лесно е да демонстрирате този пример на практика.
Например, има динамика на индикатор, чиято стойност се увеличава с едно и също число всеки период.
Много по-лесно е да разберете как стойностите се прогнозират с линеен тренд (когато всеки следващ индикатор се увеличава или намалява с определена стойност). Стандартните функции на Excel са подходящи за това, но е по-добре да начертаете графика, която показва линията на тренда, уравнението на функцията и очакваната стойност за по-голяма яснота.
За да разберете какъв ще бъде прогнозираният индикатор в цифрово изражение, когато изчислявате, трябва да вземете регресионното уравнение като основа (или директно да използвате формулите, вградени в Excel). В резултат на това ще има много действия, които не всеки може да разбере веднага.
Но линейната регресия ви позволява напълно да изоставите сложните формули и графиките. Просто използвайте автоматично довършване. Потребителят взема редица данни, въз основа на които се прави прогноза. Този набор от клетки се избира, след което се натиска десния бутон на мишката, който трябва да плъзнете диапазона с необходимия брой клетки (в зависимост от разстоянието на точката в бъдещето, за която се изчислява прогнозираната стойност). Ще се появи контекстно меню, където трябва да изберете елемента „Линейна апроксимация“. Това е всичко, получава се прогноза, която не изисква специални математически умения, чертане или извеждане на формули.
Ако показателите нарастват през всеки период от време с определен процент, тогава говорим за експоненциален растеж. Например прогнозирането на динамиката на епидемия или прогнозирането на лихвите по банков депозит се основава точно на такъв модел.
Няма по-ефективен метод за прогнозиране на експоненциален растеж от този, който описахме.
Използване на мишката за автоматично попълване на дати
Често е необходимо да се увеличи вече съществуващият списък с дати. За целта се взема някаква дата и се плъзга в долния десен ъгъл с левия бутон на мишката. Появява се квадратна икона, където можете да изберете метода на попълване.
Например, ако счетоводител използва електронна таблица, опцията „делнични дни“ ще му подхожда. Също така този артикул ще е необходим на всички други специалисти, които трябва да правят ежедневни планове, например HR.
И ето още един вариант, как да внедрите автоматично попълване на дати с мишката. Например, една компания трябва да изплаща заплатите на 15-ия и последния ден от месеца. След това трябва да въведете две дати, да ги разтегнете и да изберете метода на попълване „по месеци“. Това може да стане или чрез щракване с левия бутон на мишката върху квадратчето в долния десен ъгъл, или чрез използване на десния бутон, последвано от автоматично извикване на контекстното меню.
важно! 15-то число остава, независимо от месеца, а последното е автоматично.
С десния бутон на мишката можете да регулирате прогресията. Например, направете списък с работните дни тази година, които все пак ще бъдат до 31 декември. Ако използвате автоматично попълване с десния бутон на мишката или чрез менюто, достъпно през квадрата, тогава има опция „Незабавно попълване“. За първи път разработчиците предоставиха тази функция в Excel 2013. Необходимо е клетките да се попълват по определен модел. Това ще ви позволи да спестите много време.
Заключения
Всъщност това е всичко. Автоматичното довършване е много полезна функция, която ви помага да автоматизирате много работни процеси и да правите прогнози въз основа на модели. Не са необходими допълнителни формули или изчисления. Достатъчно е да натиснете няколко бутона и резултатите ще се появят като на магия.