След създаването на сводна таблица понякога е удобно и полезно да групирате данните в интересуващия ни диапазон и с необходимия етап. При групировке възможни са няколко варианта. Вижте тази таблица в качеството на източника на данни:
Една строка в тази база данни — една продажба, т.е. напълно описва една част (което, когато и по каква цена).
Пример 1. Групировка чисел
Необходимо е да се построи отчет, от който е било понятно — на какви именно товари (дешеви или дороги) ние правим основния оборот. За начало строим обична сводна таблица, поместив в областта строк поле Цена, в област данни — Цена на поръчката:
Сега щелкаем правата кнопка на мишката по цена (област на строк) и избираме от контекстното меню на командата група (група). В Excel 2000-2003 тази команда се намира в раздела Група и структура (Групиране и показване на подробности) контекстно меню:
В резултат ще се появи нашият основен инструмент — диалогов прозорец за групиране на данни в сводната таблица:
В окне можете да зададете началното и окончателното значение на интересния ни интервал и стъпка на изменение. Особено внимание искам да обърна флажки слева от думите «начиная с» и «по» — тези флажки се отнасят към словото «Авто» и посочват, че Excel ще ви избере интервал (дизайнера на прозореца ще се напине чрез такъв удобен за потребителя интерфейс, сами знаете какво) . За определение въвеждаме началното значение равно на нулата, в крайна сметка 270 (самият скъп продукт струва 263,5$) и задимам стъпка 30, т.е. прозорецът трябва да изглежда така:
След като кликнете върху OK Excel групира стоките с цени в зададен интервал и показва сумарна извадка за всеки интервал:
Сега е ясно, че (в този пример) най-голямата виръчка ни дават стоки с цена до 60 долара. «Хочеш да бъдеш богатым — работи за бедных!» как говорил Роналд Макдоналд.
Пример 2. Групировка дат
Необходимо е да се изпълни сумарната извадка за всеки месец (тримесечие) 2006 г., като се използват данните от нашата изходна таблица.
Строим простата сводна, поместив Дата на заказа към областта на линиите и Цена на поръчката в област данни:
Датите в сводната таблица се получават по подразбиране с този же етап, който и е в изходната, т.е. с шагом в един ден. Щелкаем по всяка дата с правата бутонка на мишката и избираме команда група (група). В появившемся окне групировки задаваме следните параметри:
След като кликнете върху OK Excel групира датите с няколко месеца и квартали и получаваме този красив отчет:
Пример 3. Производна групировка
На самия елемент да групирате в сводните таблици практически всички, а не само числа или текст, тъй като това може да се покаже след два предишни примера. Групировката може да бъде напълно произволна и да се произвежда дори с текстови данни. Ако отделите в сводната таблица няколко стойности в областта на ред или столбци и ще щракнете върху него с правата бутонка на мишката, можете да се възползвате от командната групировка също, както и в предишните примери:
… и групирайте стоки (предварително прехвърляйки ги мишю в сводната таблица в съседни редове) в една кучка:
Създадената група може лесно да присвои всяко име, просто го вкарайте с клавиатурата:
- Какво представляват сводните таблици, как се създават
- Настройте изчисления в обобщени таблици
- Построение сводной по няколко диапазона данни с различни листове
- Независимо групиране на обобщени таблици