Съдържание
В тази статия ще обясня защо премахването на празни редове в Excel използва маркирайте празни клетки > изтриване на реда е лоша идея и ще ви покажа 2 бързи и правилни начина за премахване на празни редове, без да унищожавате данните. Всички тези методи работят в Excel 2013, 2010 и по-стари версии.
Ако четете тази статия, тогава най-вероятно постоянно работите в Excel с големи таблици. Знаете, че празни редове периодично се появяват сред данните, ограничавайки работата на повечето инструменти за таблици на Excel (сортиране, премахване на дубликати, междинни суми и т.н.), пречейки им да определят правилно диапазона от данни. И всеки път трябва ръчно да определяте границите, в противен случай резултатът ще бъде неправилен резултат и много време, изразходвано за коригиране на грешки.
Има много причини, поради които се появяват празни редове. Например, получили сте работна книга на Excel от друго лице или в резултат на експортиране от корпоративна база данни, или ненужните данни в редове са били изтрити ръчно. Във всеки случай, ако целта ви е да премахнете всички тези празни редове и да имате чиста и подредена таблица, следвайте простите стъпки по-долу:
Никога не изтривайте празни редове с избор на празни клетки
Навсякъде в интернет ще намерите прост съвет, който уж ви позволява да премахвате празни редове:
- Изберете данните от първата до последната клетка.
- Натискане F5за да отворите диалоговия прозорец Отиди (Преход).
- В диалоговия прозорец щракнете върху бутона Специален (Осветете).
- В диалоговия прозорец Отидете на специални (Изберете група клетки) поставете отметка в квадратчето заготовки (Празни клетки) и щракнете OK.
- Щракнете с десния бутон върху някоя от избраните клетки и натиснете Изтрий (Изтрий).
- В диалоговия прозорец Изтрий (Изтриване на клетки) изберете Цял ред (ред) и натиснете OK.
Това е много лош начин., правете това само с много прости таблици с няколко дузини редове, които се побират на един екран, или дори по-добре – изобщо не го прави! Основната причина е, че ако ред с важни данни съдържа поне една празна клетка, тогава целият ред ще бъде изтрит.
Например, имаме таблица с клиенти с общо 6 реда. Искаме да премахнем линиите 3 и 5защото са празни.
Направете както е предложено по-горе и получете следния резултат:
Линия 4 (Роджър) също изчезна, защото клетката D4 в колона Източник на трафика се оказа празен
Ако таблицата ви не е голяма, ще забележите загуба на данни, но в реални таблици с хиляди редове може несъзнателно да изтриете десетки необходими редове. Ако имате късмет, ще откриете загубата в рамките на няколко часа, ще възстановите работната книга от резервно копие и ще продължите да работите. Ами ако нямате късмет и нямате резервно копие?
По-късно в тази статия ще ви покажа 2 бързи и надеждни начина за премахване на празни редове от листове на Excel.
Премахване на празни редове с помощта на ключова колона
Този метод работи, ако вашата таблица има колона, която помага да се определи дали въпросната колона е празна или не (ключовата колона). Например, това може да е идентификатор на клиент или номер на поръчка или нещо подобно.
За нас е важно да запазим реда на редовете, така че не можем просто да сортираме таблицата по тази колона, за да преместим всички празни редове надолу.
- Изберете цялата таблица, от първия до последния ред (натиснете Ctrl + HomeИ след това Ctrl+Shift+End).
- Добавете автофилтър към таблицата. За да направите това, в раздела Дата (данни) щракнете филтър (Филтър).
- Прилагане на филтър към колона Cust#. За да направите това, щракнете върху бутона със стрелка в заглавието на колоната, премахнете отметката от опцията Избери всички (Изберете всички), превъртете надолу до края на списъка (на практика този списък може да бъде доста дълъг) и поставете отметка в квадратчето заготовки (Празно) в най-долната част на списъка. Кликнете OK.
- Изберете всички филтрирани редове: щракнете Ctrl + Home, след това стрелката надолу, за да преминете към първия ред с данни, и след това натиснете Ctrl+Shift+End.
- Щракнете с десния бутон върху която и да е избрана клетка и от контекстното меню изберете Изтриване на ред (Изтриване на ред) или просто щракнете Ctrl + -(знак минус).
- В прозореца, който се появява с въпрос Изтриване на целия ред от листа? (Изтриване на целия ред на листа?) щракнете OK.
- Изчистете приложения филтър: в раздела Дата (данни) щракнете Изчисти (Изчисти).
- Отлично! Всички празни редове са напълно премахнати, а линията 3 (Роджър) все още е на мястото си (сравнете с резултата от предишния опит).
Премахване на празни редове в таблица без ключова колона
Използвайте този метод, ако вашата таблица има множество празни клетки, разпръснати в различни колони, и трябва да изтриете само онези редове, които нямат клетки с данни.
В този случай нямаме ключова колона, която да ни помогне да определим дали низът е празен или не. Затова добавяме спомагателна колона към таблицата:
- В края на таблицата добавете колона с име заготовки и поставете следната формула в първата клетка на колоната:
=COUNTBLANK(A2:C2)=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(A2:C2)Тази формула, както подсказва името й, брои празни клетки в даден диапазон. A2 и C2 са съответно първата и последната клетка на текущия ред.
- Копирайте формулата в цялата колона. Как да направите това – вижте инструкциите стъпка по стъпка Как да вмъкнете една и съща формула във всички избрани клетки наведнъж.
- Сега нашата таблица има ключова колона! Прилагане на филтър към колона заготовки (по-горе е ръководство стъпка по стъпка как да направите това), за да покажете само редовете с максималната стойност (3). Номер 3 означава, че всички клетки в този ред са празни.
- След това изберете всички филтрирани редове и ги изтрийте изцяло. Как да направите това е описано по-горе. В резултат на това празният ред (ред 5) ще бъде изтрит, всички останали редове (с или без празни клетки) ще останат на мястото си.
- Сега спомагателната колона може да бъде премахната. Или можете да приложите друг филтър, за да покажете само тези клетки, които имат една или повече празни клетки. За да направите това, премахнете отметката от реда със стойността 0 (нула) и натиснете OK.
