Как да намерите и премахнете дубликати в Excel. 5 метода за намиране и премахване на дубликати в Excel

Не е тайна, че в Excel често трябва да работите с големи таблици, които съдържат огромно количество информация. В същото време такъв обем информация по време на обработка може да причини неуспехи или неправилни изчисления при използване на различни формули или филтриране. Това се усеща особено, когато трябва да работите с финансова информация.

Ето защо, за да опростим работата с такъв масив от информация и да премахнем възможността за грешки, ще анализираме как точно да работим с редове в Excel и да ги използваме за премахване на дубликати. Може да звучи сложно, но разбирането му всъщност е доста просто, особено когато има цели пет метода за работа с намирането и премахването на дубликати.

Метод 1: Ръчно премахване на дублиращи се редове

Първата стъпка е да обмислите използването на най-простия начин за справяне с дубликати. Това е ръчният метод, който включва използването на раздела „Данни“:

1. Първо трябва да изберете всички клетки на таблицата: задръжте LMB и изберете цялата област на клетките.
2. В горната част на лентата с инструменти трябва да изберете секцията „Данни“, за да получите достъп до всички необходими инструменти.
3. Ние внимателно разглеждаме наличните икони и избираме тази, която има две колони от клетки, боядисани в различни цветове. Ако задържите курсора на мишката над тази икона, ще се покаже името „Изтриване на дубликати“.
4. За да използвате ефективно всички параметри на този раздел, е достатъчно да бъдете внимателни и да не бързате с настройките. Например, ако таблицата има „Заглавие“, тогава не забравяйте да обърнете внимание на елемента „Моите данни съдържат заглавки“, той трябва да бъде отметнат.

5. Следва прозорец, който показва информация по колони. Трябва да изберете колоните, които искате да проверите за дубликати. Най-добре е да изберете всички, за да минимизирате пропуснатите дубли.

6. След като всичко е готово, проверете отново маркираната информация и щракнете върху OK.
7. Excel автоматично ще анализира избраните клетки и ще премахне всички съвпадащи опции.
8. След пълна проверка и премахване на дубликати от таблицата, в програмата ще се появи прозорец, в който ще има съобщение, че процесът е приключил и ще бъде посочена информация колко съвпадащи реда са изтрити.

Просто трябва да кликнете върху „OK“ и можете да приемете, че всичко е готово. Внимателно изпълнявайте всяко действие и резултатът със сигурност няма да ви разочарова.

Метод 2: Премахване на дублирания с помощта на интелигентна таблица

Сега нека разгледаме по-отблизо друг полезен метод за премахване на дубликати, който се основава на използването на „интелигентна таблица“. Достатъчно е да следвате тези препоръки:

1. Първо изберете цялата таблица, към която искате да приложите интелигентен алгоритъм за автоматична обработка на информация.

2. Сега използвайте лентата с инструменти, където трябва да изберете секцията „Начало“ и след това да намерите „Форматиране като таблица“. Тази икона обикновено се намира в подраздела „Стилове“. Остава да използвате специалната стрелка надолу до иконата и да изберете стила на дизайна на масата, който ви е харесал най-много.

3. След като всичко е направено правилно, ще се появи допълнително съобщение за форматиране на таблицата. Той определя диапазона, за който ще се приложи функцията Smart Table. И ако преди това сте избрали необходимите клетки, тогава диапазонът ще бъде посочен автоматично и ще трябва само да го проверите.

4. Остава само да започнете търсенето и по-нататъшното премахване на дублирани линии. За да направите това, трябва да предприемете допълнителни стъпки:
   • поставете курсора върху произволна клетка от таблица;
   • в горната лента с инструменти изберете секцията „Дизайн на таблица“;
   • търсим икона под формата на две колони от клетки с различен цвят, когато задържите курсора на мишката върху тях, ще се покаже надписът „Изтриване на дубликати“;
   • следвайте стъпките, които посочихме в първия метод, след като използвате дадената икона.

Обърнете внимание! Този метод има уникално свойство - благодарение на него ще бъде възможно да се работи с таблици от различни диапазони без никакви ограничения. Всяка избрана област при работа с Excel ще бъде внимателно анализирана за дубликати.

Метод 3: Използване на филтър

Сега нека обърнем внимание на специален метод, който ви позволява да не премахвате дубликати от таблицата, а просто да ги скриете. Всъщност този метод ви позволява да форматирате таблицата по такъв начин, че нищо да не пречи на по-нататъшната ви работа с таблицата и е възможно визуално да получите само подходяща и полезна информация. За да го приложите, трябва само да изпълните следните стъпки:

1. Първата стъпка е да изберете цялата таблица, в която ще манипулирате, за да премахнете дубликати.
2. Сега отидете в раздела „Данни“ и веднага отидете в подраздела „Филтър“.

3. Ясен знак, че филтърът е активиран, е наличието на специални стрелки в заглавката на таблицата, след което ще бъде достатъчно да ги използвате и да посочите информация относно дубликатите (например дума или обозначение в търсенето) .

По този начин можете веднага да филтрирате всички дубликати и да извършите допълнителни манипулации с тях.

Разширен филтър за намиране на дубликати в Excel

Има още един допълнителен начин за използване на филтри в Excel, за това ще ви трябва:

1. Изпълнете всички стъпки от предишния метод.
2. В прозореца на инструментариума използвайте иконата „Разширени“, която се намира до същия филтър.

3. След като използвате тази икона, просто трябва да обърнете внимание на прозореца за разширени настройки. Този усъвършенстван инструментариум ще ви позволи да се запознаете с първоначалната информация:
   • първо, трябва да проверите посочения диапазон на таблицата, така че да съответства на това, което сте отбелязали;
   • не забравяйте да поставите отметка в квадратчето „Само уникални записи“;
   • след като всичко е готово, остава само да кликнете върху бутона "OK".

4. След като всички препоръки са изпълнени, всичко, което трябва да направите, е да погледнете таблицата и да се уверите, че дубликати вече не се показват. Това веднага ще се види, ако погледнете информацията долу вляво, която отразява броя на редовете, показани на екрана.

Важно! Ако трябва да върнете всичко в първоначалния си вид, тогава е възможно най-лесно да направите това. Достатъчно е просто да отмените филтъра, като извършите подобни действия, посочени в инструкцията за метода.

Метод 4: Условно форматиране

Условното форматиране е специален инструментариум, който се използва при решаването на много проблеми. Можете да използвате този инструмент, за да намерите и премахнете дубликати в таблица. За да направите това, ще трябва да направите следното:

1. Както и преди, първо ще трябва да изберете клетките от таблицата, които планирате да форматирате.
2. Сега трябва да отидете в раздела „Начало“ и да намерите специалната икона „Условно форматиране“, която се намира в подраздела „Стилове“.

3. След като изпълните стъпките, ще имате достъп до прозорец, наречен „Правила за избор на клетки“, след което трябва да изберете елемента „Дублиращи се стойности“.

4. Не забравяйте да обърнете внимание на настройките за форматиране, те трябва да останат непроменени. Единственото нещо, което може да се промени е цветовото кодиране според вашите предпочитания. След като всичко е готово, можете да щракнете върху „OK“.

5. Благодарение на такива действия можете да маркирате всички дубликати в различен цвят и да започнете да работите с тях в бъдеще.

Внимание! Основният недостатък на този метод е, че при използване на такава функция се маркират абсолютно всички същите стойности, а не само тези опции, при които съвпада целият низ. Струва си да запомните този нюанс, за да избегнете проблеми с визуалното възприятие и да разберете как точно да действате и на какво да обърнете внимание.

Метод 5: Формула за премахване на дублиращи се редове

Този метод е най-трудният от всички изброени, тъй като е предназначен изключително за онези потребители, които разбират функциите и характеристиките на тази програма. В крайна сметка методът включва използването на сложна формула. Изглежда така: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Сега трябва да решите как точно да го използвате и къде да го приложите:

1. Първата стъпка е да добавите нова колона, която ще бъде посветена изключително на дубликати.

2. Изделете горната ячейка и въведете нейната формула: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Сега изберете цялата колона за дубликати, без да докосвате заглавката.

• Поставете курсора в края на формулата, просто внимавайте с този елемент, тъй като формулата не винаги е ясно видима в клетката, по-добре е да използвате горната лента за търсене и внимателно да погледнете правилното местоположение на курсора.
• След като настроите курсора, трябва да натиснете бутона F2 на клавиатурата.
• След това трябва да натиснете клавишната комбинация „Ctrl + Shift + Enter“.

4. Благодарение на извършените действия ще бъде възможно правилно да се попълни формулата с необходимата информация от таблицата.

Намиране на съвпадения с командата Find

Сега си струва да обмислим друга интересна опция за намиране на дубликати. Специално за такъв метод ще ви трябва друга формула, която изглежда така: =COUNTIF(A:A, A2)>1.

Допълнителна информация! В тази формула A2 означава знака на първата клетка от областта, в която планирате да търсите. Веднага щом формулата бъде въведена в първата клетка, можете да плъзнете стойността и да получите необходимата информация. Благодарение на такива действия ще бъде възможно да се разпространява информацията в „ВЯРНО“ и „НЕВЯРНО“. И ако трябва да търсите в ограничена област, тогава маркирайте обхвата на търсене и не забравяйте да защитите тези обозначения със знак $, който ще потвърди ангажимента и ще го направи основа.

Ако не сте доволни от информацията под формата на „ВЯРНО“ или „НЕВЯРНО“, предлагаме да използвате следната формула, която структурира информацията: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;”Дубликат”;”Уникален”). Правилното изпълнение на всички действия ще ви позволи да получите всички необходими действия и бързо да се справите със съществуващата дублирана информация.

Как да използвате обобщена таблица за намиране на дубликати

Допълнителен метод за използване на функциите на Excel за намиране на дубликати е обобщената таблица. Вярно е, че за да го използвате, все още се нуждаете от основно разбиране на всички функции на програмата. Що се отнася до основните действия, те изглеждат така:

1. Първата стъпка е да създадете оформление на таблица.
2. Трябва да използвате едно и също поле като информация за низове и стойности.
3. Избраните съвпадащи думи ще станат основа за автоматично преброяване на дубликати. Само не забравяйте, че основата на функцията за броене е командата „COUNT“. За по-нататъшно разбиране имайте предвид, че всички стойности, които надвишават стойността от 1, ще бъдат дубликати.

Обърнете внимание на екранната снимка, която показва пример за такъв метод.

Основната отличителна черта на този метод е липсата на формули. Може безопасно да се приеме, но първо трябва да проучите характеристиките и нюансите на използването на обобщена таблица.

Заключение

Сега имате цялата необходима информация относно методите за използване на търсенето и премахването на дубликати, а също така имате препоръки и съвети, които ще ви помогнат бързо да разрешите проблема.