Как да обедините две колони в Excel без загуба на данни

В тази кратка статия ще научите ефективен метод за комбиниране на множество колони в Excel, така че да се запазят всички необходими данни.

Да приемем, че имате електронна таблица, която съдържа две колони, подредени една върху друга. Например, трябва да обедините колоните с име и фамилия в една или да обедините няколко колони с надписи „улица“, „град“, „пощенски код“ в една – „адрес на живеене“, за да разделите стойности със запетая. Как може да стане това?

За съжаление Excel няма вградена функция, която ви позволява да правите това, което казахме по-горе. Разбира се, има бутон „Обединяване на клетки“ и други подобни, но стойностите uXNUMXbuXNUMX се губят.

Ще се покаже следното предупреждение:

1. Excel 2013 ще каже, че само стойността в горната лява клетка на диапазона ще бъде съхранена в обединената клетка. Всички други данни ще бъдат изтрити. 
2. Excel 2010 и по-долу ще покаже предупреждение, което има същото значение, но малко по-различна формулировка.

Това налага сериозни ограничения върху използването на програмата и прави невъзможно ефективното изпълнение на задачите.

След това ще научите 3 начина да комбинирате данни от множество колони в една, за да не загубите данни (без да използвате макроси). Ако искате най-лесния начин, можете да пропуснете първите два метода и да научите само третия.

Комбиниране на няколко колони с помощта на формула

Да приемем, че имате таблица с информация за клиенти и шефът е поставил задачата да обедини колони «Име» и «Фамилия» в едно "Пълно име". За да направите това, трябва да изпълните следната последователност от действия:

1. Вмъкнете допълнителна колона в таблицата. За да направите това, поставете курсора върху заглавието на колоната (в нашия случай това е колона D) и щракнете с десния бутон върху нея. Ще се появи контекстно меню, в което трябва да изберете елемента „Вмъкване“. Нека извикаме получената колона "Пълно име", което се превежда като "Пълно име".
2. След това в клетка D2 трябва да напишете следната формула: =CONCATENATE(B2;” “;C2) . В нашия случай B2 е адресът на клетката с първо име, а C2 е адресът на клетката с фамилно име. Можете също да видите иконата за интервал между кавички там. На това място се изписва разделител, поставен между съдържанието на първата и втората клетка. Ако трябва да разделите елементите със запетая (например, за да посочите пълния адрес), можете да го запишете като втори аргумент на функцията. Можете да комбинирате няколко колони в една, като използвате всеки друг разделител.
3. След това тази формула се копира във всички други клетки в тази колона. За да разберете как да направите това, можете да използвате инструкцията „Как да вмъкнете една и съща формула във всички избрани клетки“ (вижте статията на нашия уебсайт).
4. Така че двете колони са обединени в една, но това все още е формула. Следователно, ако изтриете колоната за име или фамилия, информацията в колоната за пълно име също ще бъде загубена.
5. Сега трябва да променим формулата в клетката на готова стойност, за да можем да премахнем допълнителни колони от документа. За да направите това, изберете всички клетки с информация от комбинираната колона (в нашия случай изберете първата клетка в колона D и натиснете клавишната комбинация Ctrl + Shift + стрелка надолу; след това трябва да копирате данните от колоните и да щракнете с десния бутон върху която и да е клетка в тази колона и да щракнете върху „Специално поставяне“. Изберете елемента от лявата страна на прозореца "Стойности" и натиснете клавиша "OK".
6. Сега можете да изтриете оригиналните колони. За да направите това, трябва да кликнете върху името на колона B и след това да натиснете клавиша Ctrl и да направите същото с колона C. Това е необходимо, за да изберете всички тези колони. Можете също да използвате клавишната комбинация Ctrl + интервал, за да изберете цялата колона, и след това натиснете Ctrl + Shift + стрелка надясно, копирайте селекцията в съседната колона C. След това контекстното меню се отваря, като щракнете с десния бутон върху един от избраните колони и след това трябва да щракнете върху елемента "Изтрий".

Сега имената от няколко колони са обединени в една. Въпреки че отнема време, самата последователност от действия е ясна дори за начинаещ.

Свързване на колони с помощта на Notepad

Този метод ще отнеме по-малко време за изпълнение от предишния вариант и не е необходимо да се използват формули. Но е подходящ само за свързване на колони, които са съседни, а също и ако се използва един разделител (например само запетая).

Да кажем, че трябва да съединим същите колони като в предишния пример. За да направите това, следвайте тези инструкции:

1. Изберете всички колони за свързване. За да постигнете тази задача, изберете клетка B1 и натиснете клавишната комбинация Shift + стрелка надясно. Тогава селекцията ще обхване и съседната клетка C1. След това трябва да натиснете комбинацията Ctrl + Shift + стрелка надолу, за да преместите селекцията до самия край на колоните.
2. Прехвърлете данни в клипборда (с други думи, копирайте ги). За да направите това, натиснете клавишната комбинация Ctrl + C или използвайте друг метод.
3. Стартирайте програмата Notepad, която се доставя стандартно с Windows. Намира се в менюто "Старт". Точният път може леко да варира в зависимост от версията на операционната система. Но намирането на програма в никакъв случай не е трудно. 
4. Прехвърлете копираните данни в Notepad, като използвате клавишната комбинация Ctrl + V.
5. Натиснете клавиша Tab и копирайте този символ.
6. След това заменете този знак с всеки друг, като използвате диалоговия прозорец „Замени“.
7. Изберете целия текст, копирайте го.
8. Върнете се в Excel, изберете само една клетка (B1 в нашия случай) и поставете текста в таблицата.

Остава само да преименувате колоната.

Как да обединим две колони в 4 лесни стъпки?

Да го направя:

1. Изтегли специална добавка. 
2. Изберете две колони и отидете в раздела „Ablebits.com Data“. Кликнете върху бутона „Обединяване на клетки“.
3. Изберете опциите, показани на снимката.
4. Няколко прости стъпки и получаваме отличен резултат без допълнителни манипулации.

За да завършите, просто преименувайте колона B на „Пълно име“ и премахнете колона C, която вече не е необходима.