Как да създадете диаграма на Гант в Excel?

Ако бъдете помолени да посочите трите най-важни компонента на Microsoft Excel, кои бихте посочили? Най-вероятно листове, в които се въвеждат данни, формули, които се използват за извършване на изчисления, и диаграми, с които могат да бъдат представени графично данни от различен характер.

Сигурен съм, че всеки потребител на Excel знае какво е диаграма и как да я създаде. Има обаче вид диаграма, която е забулена в неизвестност за мнозина – диаграма на Гант. Това кратко ръководство ще обясни основните характеристики на диаграма на Гант, ще ви каже как да направите проста диаграма на Гант в Excel, ще ви каже къде да изтеглите разширени шаблони за диаграма на Гант и как да използвате онлайн услугата за управление на проекти за създаване на диаграми на Гант.

• Какво е диаграма на Гант?
• Как да създадете диаграма на Гант в Excel?
• Шаблони за диаграма на Гант

Какво е диаграма на Гант?

диаграма на Гант кръстен на Хенри Гант, американски инженер и консултант по управление, който излезе с диаграмата през 1910 г. Диаграмата на Гант в Excel представя проекти или задачи като каскада от диаграми с хоризонтални ленти. Диаграмата на Гант показва разбитата структура на проекта (начални и крайни дати, различни връзки между задачите в рамките на проекта) и по този начин помага да се контролира изпълнението на задачите навреме и според предвидените показатели.

Как да създадете диаграма на Гант в Excel 2010, 2007 и 2013

За съжаление Microsoft Excel не предлага вграден шаблон за диаграма на Гант. Можете обаче бързо да създадете такъв сами, като използвате функционалността на лентовата диаграма и малко форматиране.

Следвайте внимателно тези стъпки и ще ви отнеме не повече от 3 минути, за да създадете проста диаграма на Гант. В нашите примери създаваме диаграма на Гант в Excel 2010, но същото може да се направи в Excel 2007 и 2013.

Стъпка 1. Създайте таблица на проекта

Първо, ще въведем данните за проекта в Excel лист. Напишете всяка задача на отделен ред и изградете план за разбивка на проекта, като посочите начална дата (Начална дата), абитуриентски (крайна дата) и продължителност (Продължителност), т.е. броят дни, необходими за изпълнение на задачата.

Съвет: Само колоните са необходими за създаване на диаграма на Гант Начална дата и Продължителност. Ако обаче създадете и колона Крайна дата, тогава можете да изчислите продължителността на задачата, като използвате проста формула, както се вижда на фигурата по-долу:

Стъпка 2. Изградете обикновена лентова диаграма на Excel въз основа на базата данни на колоната „Начална дата“.

Започнете да изграждате диаграма на Гант в Excel, като създадете проста подредена стълбовидна диаграма:

• Маркирайте диапазон Начало на датите заедно със заглавието на колоната, в нашия пример е В1: В11. Необходимо е да изберете само клетки с данни, а не цялата колона на листа.
• В раздела Разширени Поставете (Вмъкване) под Графики щракнете върху Вмъкване на стълбовидна диаграма (бар).
• В менюто, което се отваря, в групата Управлявана (2-D лента) щракнете Правено подредено (Натрупана лента).

В резултат на това на листа трябва да се появи следната диаграма:

Забележка: Някои от другите инструкции за създаване на диаграми на Гант предлагат първо да създадете празна стълбовидна диаграма и след това да я попълните с данни, както ще направим в следващата стъпка. Но мисля, че показаният метод е по-добър, защото Microsoft Excel автоматично ще добави един ред данни и по този начин ще спестим малко време.

Стъпка 3: Добавете данни за продължителността към диаграмата

След това трябва да добавим още една поредица от данни към нашата бъдеща диаграма на Гант.

1. Щракнете с десния бутон навсякъде в диаграмата и щракнете в контекстното меню Изберете данни (Изберете данни). Ще се отвори диалогов прозорец Избор на източник на данни (Изберете източник на данни). Както можете да видите на фигурата по-долу, данните в колоната Начална дата вече е добавен към полето Легендарни елементи (редове) (Записи в легенди (серии). Сега трябва да добавите данни за колони тук Продължителност.
2. преса Добави (Добавяне), за да изберете допълнителни данни (Продължителност), които да се показват на диаграмата на Гант.
3. В отворения прозорец Смяна на ред (Редактиране на серия) направете това:
   • в Име на ред (Име на сериала) въведете „Продължителност“ или друго име, което желаете. Или можете да поставите курсора в това поле и след това да щракнете върху заглавието на съответната колона в таблицата – заглавието, върху което сте щракнали, ще бъде добавено като име на серията за диаграмата на Гант.
   • Щракнете върху иконата за избор на диапазон до полето Стойностите (Поредни стойности).
4. Диалогов прозорец Смяна на ред (Редактиране на серия) ще намалее. Маркирайте данни в колона Продължителносткато щракнете върху първата клетка (в нашия случай е D2) и плъзгане надолу до последната клетка с данни (D11). Уверете се, че не сте избрали случайно заглавие или някоя празна клетка.
5. Натиснете отново иконата за избор на диапазон. Диалогов прозорец Смяна на ред (Редактиране на серия) ще се разшири отново и ще се появят полетата Име на ред (Име на серията) и Стойностите (Поредни стойности). Натиснете OK.
6. Ще се върнем отново към прозореца Избор на източник на данни (Изберете източник на данни). Сега на полето Легендарни елементи (редове) (Записи в легендите (серия) виждаме серия Начална дата и номер Продължителност. Просто щракнете OKи данните ще бъдат добавени към диаграмата.

Диаграмата трябва да изглежда така:

Стъпка 4: Добавете описания на задачи към диаграмата на Гант

Сега трябва да покажете списък със задачи от лявата страна на диаграмата вместо числа.

1. Щракнете с десния бутон някъде в зоната за чертане (областта със сини и оранжеви ивици) и в менюто, което се появява, щракнете върху Изберете данни (Изберете Данни), за да се появи отново диалоговият прозорец Избор на източник на данни (Изберете източник на данни).
2. В лявата част на диалоговия прозорец изберете Начална дата И кликнете върху промяна (Редактиране) в дясната част на прозореца със заглавие Етикети на хоризонталната ос (категории) (Етикети за хоризонтална (категория) ос).
3. Ще се отвори малък диалогов прозорец Етикети на осите (Етикети на осите). Сега трябва да изберете задачи по същия начин, както в предишната стъпка избрахме данни за продължителността на задачите (колона Продължителности) – щракнете върху иконата за избор на диапазон, след това щракнете върху първата задача в таблицата и плъзнете селекцията с мишката до последната задача. Не забравяйте, че заглавието на колоната не трябва да се маркира. След като направите това, щракнете отново върху иконата за избор на диапазон, за да изведете диалоговия прозорец.
4. Двойно почукване OKза да затворите всички диалогови прозорци.
5. Изтрийте легендата на диаграмата – щракнете с десния бутон върху нея и щракнете в контекстното меню Премахване (Изтрий).

В този момент диаграмата на Гант трябва да има описания на задачите от лявата страна и да изглежда по следния начин:

Стъпка 5: Преобразуване на стълбовидна диаграма в диаграма на Гант

На този етап нашата диаграма все още е подредена стълбовидна диаграма. За да изглежда като диаграма на Гант, трябва да я форматирате правилно. Нашата задача е да премахнем сините линии, така че да останат видими само оранжевите части на графиките, които представляват задачите на проекта. Технически няма да премахнем сините линии, просто ще ги направим прозрачни и следователно невидими.

1. Кликнете върху която и да е синя линия на диаграмата на Гант и всички те ще бъдат избрани. Щракнете с десния бутон върху селекцията и щракнете в контекстното меню Формат на серията данни (Форматиране на серия от данни).
2. В диалоговия прозорец, който се появява, направете следното:
   • В раздела Напълнете (Попълнете) изберете Без запълване (Без запълване).
   • В раздела Граница (Цвят на рамката) изберете без линии (Без линия).

Забележка: Не затваряйте този диалогов прозорец, ще ви трябва отново в следващата стъпка.

3. Задачите на диаграмата на Гант, която изградихме в Excel са в обратен ред. Ще поправим това след малко. Кликнете върху списъка със задачи от лявата страна на диаграмата на Гант, за да маркирате оста на категорията. Ще се отвори диалогов прозорец Формат на оста (Форматиране на ос). В глава Параметри на оста (Опции на оста) поставете отметка в квадратчето Обратен ред на категориите (Категории в обратен ред), след това затворете прозореца, за да запазите промените си. В резултат на промените, които току-що направихме:
   • Задачите в диаграмата на Гант са подредени в правилния ред.
   • Датите на хоризонталната ос са се преместили от долната към горната част на диаграмата.

Диаграмата става подобна на обикновена диаграма на Гант, нали? Например моята диаграма на Гант сега изглежда така:

Стъпка 6. Персонализиране на дизайна на диаграмата на Гант в Excel

Диаграмата на Гант вече се оформя, но можете да добавите още няколко завършващи щрихи, за да я направите наистина стилна.

1. Премахнете празното място от лявата страна на диаграмата на Гант

Когато изграждаме диаграма на Гант, вмъкнахме сини ленти в началото на диаграмата, за да покажем началната дата. Сега празнината, която остава на тяхно място, може да бъде премахната и лентите със задачи могат да бъдат преместени наляво, по-близо до вертикалната ос.

• Щракнете с десния бутон върху стойността на първата колона Начална дата в таблицата с изходни данни в контекстното меню изберете Формат на клетката > Телефон за връзка: > общ (Форматиране на клетки > Число > Общи). Запомнете числото, което виждате в полето Проба (Проба) е цифровото представяне на датата. В моя случай това число 41730. Както знаете, Excel съхранява датите като числа, равни на броя на дните от 1 януари 1900 г преди тази дата (където 1 януари 1900 г. = 1). Не е необходимо да правите промени тук, просто щракнете анулиране (Отказ).
• В диаграмата на Гант щракнете върху произволна дата над диаграмата. Едно щракване ще избере всички дати, след това щракнете с десния бутон върху тях и в контекстното меню щракнете Формат на оста (Форматиране на ос).
• В менюто параметри ос (Опции на оста) променете опцията Минимум (Минимум) включен Телефон за връзка: (Фиксиран) и въведете номера, който сте запомнили в предишната стъпка.

2. Коригирайте броя на датите по оста на диаграмата на Гант

Тук, в диалоговия прозорец Формат на оста (Format Axis), който беше отворен в предишната стъпка, променете параметрите Основни подразделения (Майор обединен) и Междинни разделения (Маловажна единица) на Телефон за връзка: (Фиксиран) и въведете желаните стойности за интервалите на оста. Обикновено, колкото по-кратки са времевите рамки на задачите в проекта, толкова по-малка стъпка на разделяне е необходима по времевата ос. Например, ако искате да показвате всяка втора дата, въведете 2 за параметър Основни подразделения (Основна единица). Какви настройки направих – виждате на снимката по-долу:

Съвет: Играйте с настройките, докато получите желания резултат. Не се страхувайте да направите нещо нередно, винаги можете да се върнете към настройките по подразбиране, като зададете опциите на Автоматично (Автоматично) в Excel 2010 и 2007 или чрез щракване Нулиране (Нулиране) в Excel 2013.

3. Премахнете излишното празно пространство между ивиците

Подредете лентите със задачи на диаграмата по-компактно и диаграмата на Гант ще изглежда още по-добре.

• Изберете оранжевите ленти на графиките, като щракнете върху една от тях с левия бутон на мишката, след това щракнете с десния бутон върху нея и в появилото се меню щракнете върху Формат на серията данни (Форматиране на серия от данни).
• В диалоговия прозорец Формат на серията данни (Форматиране на серия от данни) задайте параметъра на припокриващи се редове (Series Overlap) стойност 100% (плъзгачът е преместен докрай надясно) и за параметъра Страничен просвет (Gap Width) стойност 0% или почти 0% (плъзгач докрай или почти докрай наляво).

И ето резултата от нашите усилия – проста, но доста точна диаграма на Гант в Excel:

Не забравяйте, че диаграма на Excel, създадена по този начин, е много близка до истинска диаграма на Гант, като същевременно запазва всички удобства на диаграмите на Excel:

• Диаграмата на Гант в Excel ще преоразмерява, когато се добавят или премахват задачи.
• Променете началната дата на задачата (Начална дата) или нейната продължителност (Продължителност) и графикът веднага автоматично ще отрази направените промени.
• Диаграмата на Гант, създадена в Excel, може да бъде запазена като изображение или конвертирана в HTML формат и публикувана в Интернет.

СЪВЕТ:

• Персонализирайте външния вид на вашата диаграма на Гант, като промените опциите за запълване, граници, сенки и дори използвате 3D ефекти. Всички тези опции са налични в диалоговия прозорец. Формат на серията данни (Форматиране на серия от данни). За да извикате този прозорец, щракнете с десния бутон върху лентата на диаграмата в областта за изчертаване на диаграма и щракнете в контекстното меню Формат на серията данни (Форматиране на серия от данни).
• Ако създаденият стил на дизайн е приятен за окото, тогава такава диаграма на Гант може да бъде запазена в Excel като шаблон и използвана в бъдеще. За да направите това, щракнете върху диаграмата, отворете раздела конструктор (Дизайн) и натиснете Запази като шаблон (Запази като шаблон).

Изтеглете примерна диаграма на Гант

Шаблон за диаграма на Гант в Excel

Както можете да видите, изграждането на проста диаграма на Гант в Excel не е никак трудно. Но какво ще стане, ако е необходима по-сложна диаграма на Гант, в която засенчването на задачата зависи от процента на нейното изпълнение, а етапите на проекта са обозначени с вертикални линии? Разбира се, ако сте едно от онези редки и мистериозни същества, които с уважение наричаме Excel Guru, тогава можете да опитате сами да направите такава диаграма.

Въпреки това ще бъде по-бързо и по-лесно да използвате предварително направени шаблони за диаграми на Гант в Excel. По-долу е даден кратък преглед на няколко шаблона за диаграма на Гант за управление на проекти за различни версии на Microsoft Excel.

Шаблон на диаграма на Гант в Microsoft Excel 2013

Този шаблон на диаграма на Гант за Excel се нарича Проектант по планиране (Gantt Project Planner). Той е предназначен да проследява напредъка на проекта спрямо различни показатели, като напр Планирано начало (План Начало) и реално начало (Действително начало), Планирана продължителност (Продължителност на плана) и Действителна продължителност (Действителна продължителност), както и Процент завършен (Процент завършено).

В Excel 2013 този шаблон е наличен в раздела досие (Файл) в прозореца Създаване на (ново). Ако в този раздел няма шаблон, можете да го изтеглите от уебсайта на Microsoft. Не са необходими допълнителни знания, за да използвате този шаблон – щракнете върху него и започнете.

Онлайн шаблонна диаграма Ganta

Smartsheet.com предлага интерактивен онлайн инструмент за създаване на диаграми на Гант. Този шаблон за диаграма на Гант е също толкова прост и готов за използване като предишния. Услугата предлага 30-дневен безплатен пробен период, така че можете да се регистрирате с вашия акаунт в Google и да започнете да създавате първата си диаграма на Гант веднага.

Процесът е много прост: в таблицата вляво въведете подробностите за вашия проект и докато таблицата се попълва, вдясно се създава диаграма на Гант.

Шаблони за диаграма на Гант за Excel, Google Sheets и OpenOffice Calc

На vertex42.com можете да намерите безплатни шаблони за диаграма на Гант за Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, които също ще работят с OpenOffice Calc и Google Sheets. Можете да работите с тези шаблони точно както бихте направили с всяка обикновена електронна таблица на Excel. Просто въведете начална дата и продължителност за всяка задача и въведете % изпълнени в колоната % завършен. За да промените периода от време, показан в областта на диаграмата на Гант, преместете плъзгача върху лентата за превъртане.

И накрая, друг шаблон за диаграма на Гант в Excel за ваше внимание.

Шаблон на диаграма на Гант за мениджър на проекти

Друг безплатен шаблон за диаграма на Гант се предлага на professionalexcel.com и се нарича „Диаграма на Гант за ръководител на проекти“. В този шаблон е възможно да изберете изглед (ежедневен или стандартен седмичен), в зависимост от продължителността на проследяваните задачи.

Надявам се, че поне един от предложените шаблони за диаграма на Гант ще отговаря на вашите нужди. Ако не, можете да намерите голямо разнообразие от различни шаблони за диаграми на Гант в Интернет.

Сега, след като знаете основните характеристики на диаграмата на Гант, можете да продължите да я изучавате и да научите как да създавате свои собствени сложни диаграми на Гант в Excel, за да изненадате шефа си и всичките си колеги 🙂