Съдържание
Много начинаещи потребители на Excel са запознати с проблема, че е изключително неудобно да се постави голямо количество информация в клетки, няма къде да оставите бележка за себе си в бъдеще. Всъщност да направите това, без да нарушавате общия вид на масата, е доста просто. За това са бележките.
Работа с бележки
Бележките са допълнителни предписания за избраните клетки. Най-често те са текстови и съдържат конкретен коментар от някой от авторите на таблицата. В допълнение към текст можете да добавите изображение към полето, което се появява. Въпреки това, за да прикачите желания коментар или снимка към клетка, трябва да се научите как да създавате прости текстови маркировки, да ги преглеждате и редактирате.. След това можете да продължите към разширените настройки.
Създаване
Процесът на създаване на бележки е доста прост и се състои от няколко стъпки:
- Изберете клетка от таблицата с мишката. Кликнете с десния бутон върху него.
- От контекстното меню, което се показва, изберете функцията „Вмъкване на бележка“.
- След това отстрани на избраната клетка ще изскочи свободно поле. Горният ред ще бъде зает от потребителското име по подразбиране.
Можете да въведете произволна текстова информация в свободното поле. За да скриете коментар, трябва да щракнете с десния бутон върху клетката, да изберете функцията „Скриване на коментара“. След това ще бъде достъпен за четене на връзката, посочена в червения ъгъл.
Оценки на посетители
Можете да видите коментарите за различни клетки, като задържите курсора на мишката върху всяка от тях. След това текстът с бележката изскача автоматично. За да изчезне полето за коментар, трябва да преместите курсора на друго място.
Експертен съвет! Ако таблицата е голяма и има много бележки, свързани с различни клетки, можете да превключвате между тях чрез раздела „Преглед“. За целта са предназначени бутоните “Назад” и “Напред”.
Редактиране
Доста често има ситуации, когато е необходимо да се промени съдържанието на прозореца за допълнителни коментари. Можете да направите това, като следвате няколко стъпки:
- Първоначално щракнете върху клетката със скрит текст с десния бутон на мишката.
- В списъка, който се показва, изберете функцията „Редактиране на бележка“.
- Трябва да се отвори прозорец, през който можете да редактирате текста, да добавяте снимки към него, да увеличавате или намалявате полето за коментар.
Можете да завършите настройката, като щракнете някъде в таблицата извън полето за допълнителен текст.
Друга възможност за редактиране на коментари в клетки е чрез раздела Преглед. Тук трябва да намерите набор от инструменти за бележки и да кликнете върху бутона „Редактиране“.
Добавяне на изображение
Една от интересните функции на бележките в Excel е добавянето на картини, които ще изскачат, когато задържите курсора на мишката върху избраните клетки. За да добавите изображение, трябва да извършите няколко действия:
- Първоначално трябва да добавите допълнителен подпис в избраната клетка.
- Отидете в процеса на редактиране на бележка, насочете курсора на мишката към една от границите на клетката. Важно е да го насочите към мястото, където ще се появи иконата с четири стрелки, които се разминават в различни посоки.
- Трябва да щракнете с десния бутон върху тази икона, да изберете функцията „Формат на бележката“ от появилото се меню.
- Пред потребителя трябва да се появи прозорец за редактиране на информация. Трябва да намерите раздела „Цветове и линии“ и да преминете към него.
- Щракнете върху падащия списък, наречен „Цвят“, в най-долната част на списъка, който се появява, изберете функцията „Методи за попълване“.
- Трябва да се появи нов прозорец, в който трябва да отидете в раздела „Чертеж“. В този раздел щракнете върху бутона със същото име.
- Ще се появи прозорецът „Вмъкване на изображения“, в който трябва да изберете една от трите опции: качване на изображение от OneDrive, търсене на изображение с помощта на Bing, качване на изображение от компютър. Най-лесният начин е да качите от компютъра, на който се намира документът.
- Когато бъде избрано изображение, то автоматично ще превключи към предишния прозорец, в който ще се покаже избраното изображение. Тук трябва да поставите отметка в квадратчето до функцията „Запазване на пропорциите на картината“.
- След като щракнете върху бутона „OK“, ще се отвори прозорецът за първоначално форматиране на бележка. На този етап трябва да свържете бележката с картината към първоначално избраната клетка. За да направите това, трябва да отидете в раздела „Защита“, махнете отметката от квадратчето до „Защитен обект“.
- След това трябва да отидете в раздела „Свойства“, да поставите отметка в квадратчето до елемента за преместване и промяна на обекти заедно с клетки. Кликнете върху бутона "OK".
За да увеличите картината, е необходимо да разтегнете общото поле за бележки в различни посоки.
Изтриване на бележка
Премахването на добавен подпис е по-лесно от инсталирането на нов или редактирането му. За да направите това, щракнете с десния бутон върху клетка с допълнително описание. От изскачащото меню активирайте командата „Изтриване на бележка“.
Вторият начин за премахване на допълнителен етикет към избраната клетка е чрез функцията “Преглед”. Преди да изберете тази опция, трябва да маркирате клетката с мишката. Накрая щракнете върху бутона за изтриване на допълнителна информация.
Как да подпиша бележка в Excel
Ако в един споделен документ на Excel всички допълнителни редакции в клетките са написани от различни потребители без индивидуални подписи, ще бъде изключително трудно да се намери авторът на определени записи. Надписът на бележката ви позволява да организирате данните. За да го оставите над определена редакция на клетка, трябва да извършите няколко действия:
- Изберете един от елементите на главното меню „Файл“.
- Отидете в „Настройки“.
- Отидете в раздела „Общи“.
- В долната част на страницата ще се появи свободно поле, в което трябва да въведете името на потребителя, оставил коментар в клетката.
Как да намерите бележка в Excel
Ако документът е много голям, може да има ситуация, в която трябва бързо да намерите конкретен коментар. Направи го възможно. Инструкции за намиране на необходимото описание или етикет:
- Отидете в раздела „Начало“.
- Отидете в секцията „Намиране и избор“.
- Кликнете върху бутона „Настройки“.
- Намерете опцията за избор на „Обхват на търсене“.
- Задайте стойността на Забележка.
- Кликнете върху бутона „Намери всички“.
След това пред потребителя ще се появи списък с клетки според зададения параметър.
Показване и скриване на бележка
Ако желаете, можете напълно да скриете бележките, така че да не се забелязват при четене на основния документ, или да деактивирате функцията за скриване, ако е била активирана преди това. За да направите това, трябва да следвате няколко прости стъпки:
- Отидете на общите настройки в раздела „Файл“, след това „Опции“, отидете на секцията „Разширени“.
- Намерете секцията „Екран“.
- Поставете отметка в квадратчето до функцията „Бележки и индикатори“.
- Кликнете върху бутона "OK". След това скритите бележки винаги ще се показват. За да ги скриете напълно, трябва да поставите отметка в квадратчето до функцията „Без бележки, без индикатори“.
Експертен съвет! Excel има възможност да показва само отделни коментари. За да активирате тази функция, трябва да щракнете с десния бутон върху клетката с допълнително описание, щракнете върху бутона „Покажи бележки“. Така те ще се показват постоянно само в избраните клетки. Чрез същото контекстно меню можете напълно да скриете краткото описание на необходимите места.
Копиране на бележка в други клетки
Ако вече е създадена бележка, можете да я копирате в друга клетка, за да не пишете текста отново. За да направите това, следвайте проста инструкция:
- Щракнете с десния бутон, за да изберете клетката в документа, към която е приложено кратко описание или изменение.
- От изскачащото меню изберете функцията „Копиране“.
- Намерете клетката, към която искате да свържете копираната бележка, изберете я, като щракнете с левия бутон на мишката.
- Отидете в раздела „Начало“, след това изберете „Клипборд“, щракнете върху бутона „Поставяне“.
- Пред потребителя ще се появи списък с команди. Точката на интерес е „Специално поставяне“. След като щракнете върху него, ще изскочи отделен прозорец за настройки, където трябва да поставите отметка в квадратчето до бележките. Остава да запазите промените, като кликнете върху „OK“.
Как да отпечатате лист за бележки
Ако не направите определени корекции, по подразбиране документите на Excel се отпечатват без бележки. За да ги добавите към разпечатката, трябва да конфигурирате програмата:
- Отидете в секцията „Оформление на страницата“.
- Отидете в раздела „Настройка на страницата“, след което щракнете върху „Печат на заглавки“.
- Ще се отвори прозорец с отделни елементи за печат. Срещу думата „Бележки“ можете да ги добавите към разпечатката или да оставите това действие отменено.
Експертен съвет! Когато добавяте бележки за печат, има две опции за показването им върху отпечатания документ. Ако изберете „В края на листа“ – те ще се покажат най-отдолу на страницата. Можете да изберете опцията „Като на лист“ – бележките ще се отпечатват във вида, в който се показват в електронната версия на документа.
Промяна на потребителското име при създаване на бележки
Когато работите в Excel с включено споделяне, когато създавате бележки, те не получават името на потребителя, който ги оставя. За да го промените на свой собствен псевдоним, трябва да изпълните няколко стъпки:
- В горния ляв ъгъл щракнете върху раздела „Файл“.
- Отидете в раздела „Настройки“, „Общи“.
- Изберете „Потребителско име“ от менюто, което се появява.
- Пред потребителя ще се отвори свободно поле, в което е необходимо да запишете желаното име.
Примери за използване на бележки в Excel
За да разберете колко полезни могат да бъдат допълнителните коментари в клетка в електронна таблица на Excel, се препоръчва да разгледате няколко практически примера от опита на други потребители:
- Когато служителите на една компания имат обща работна база, записана в Excel документ, колегите, работещи на една и съща страница на смени, могат да оставят коментари като смени, да дават инструкции, да обменят определена информация.
- Поставяне на снимки – ако таблицата съдържа данни за определени хора, снимки на всякакви артикули, ако се отнася до тяхното съхранение, продажба.
- Обяснения към формулите, които ще опростят по-нататъшните изчисления, изчисления.
Ако оставяте коментари по правилния начин - така че да се появяват в точното време и да не пречат на работата на другите потребители, можете значително да увеличите производителността на работата, свързана с таблиците в Excel.
Видео уроци за бележки в Excel
Инструкциите по-горе ще ви помогнат да разберете основите на създаване, редактиране, преглеждане, разширена настройка на коментари към клетки в електронна таблица на Excel. Въпреки това, ако срещнете някакви трудности, затруднения с определени действия по отношение на бележките, препоръчително е да гледате обучителните видеоклипове. Те съдържат инструкции стъпка по стъпка за извършване на различни операции с коментари в клетките.
Заключение
Създаването, редактирането и преглеждането на коментари в различни клетки в Excel не е толкова трудно, колкото може да изглежда на пръв поглед. Ще бъде полезно да имате такива умения не само за хора, които работят в големи организации, следят нещо с помощта на таблици, но и за отделни потребители, които работят в Excel за себе си. Не трябва да забравяме, че в полето за бележки можете да добавяте не само текст, но и снимки, което значително увеличава тяхната полезност в работата.