Функция AutoFilter в Excel. Приложение и настройка

Когато трябва да намерите един или повече редове в голяма таблица, трябва да прекарате много време в превъртане на листа и търсене на правилните клетки с очите си. Вграденият филтър на Microsoft Excel улеснява намирането на данни сред много клетки. Нека разберем как да активираме и деактивираме автоматичния филтър и да анализираме възможностите, които дава на потребителите.

Как да активирате AutoFilter в Excel

Има няколко начина да започнете да използвате тази опция. Нека анализираме ясно всеки от тях. Резултатът от включването на филтъра ще бъде появата на квадратен бутон със стрелка до всяка клетка в заглавката на таблицата.

1. Разделът Начало съдържа няколко секции. Сред тях е „Редактиране“, на което трябва да обърнете внимание.
2. Изберете клетката, за която ще бъде зададен филтърът, след което щракнете върху бутона „Сортиране и филтриране“ в този раздел.
3. Ще се отвори малко меню, където трябва да изберете елемента „Филтър“.

1. Вторият метод изисква друг раздел в менюто на Microsoft Excel – той се нарича „Данни“. Има отделен раздел, запазен за сортиране и филтри.
2. Отново щракнете върху желаната клетка, отворете „Данни“ и щракнете върху бутона „Филтър“ с изображение на фуния.

Важно! Можете да използвате филтър само ако таблицата има заглавка. Задаването на филтъра върху таблица без заглавия ще доведе до загуба на данни в горния ред – те ще изчезнат от изгледа.

Настройка на филтър по данни от таблица

Филтърът често се използва в големи маси. Необходимо е, за да видите бързо редовете от една категория, временно да ги отделите от друга информация.

1. Можете да филтрирате данни само по данни в колони. Отворете менюто, като щракнете върху стрелката в заглавката на избраната колона. Ще се появи списък с опции, с които да сортирате данните.
2. Като начало, нека опитаме най-простото нещо – премахнете няколко отметки, оставяйки само една.
3. В резултат на това таблицата ще се състои само от редове, съдържащи избраната стойност.
4. До стрелката ще се появи икона на фуния, което показва, че филтърът е активиран.

Сортирането се извършва и чрез текстови или цифрови филтри. Програмата ще остави редове на листа, които отговарят на установените изисквания. Например, текстовият филтър „равно на“ разделя редовете на таблицата с посочената дума, „не е равно“ работи обратното – ако посочите дума в настройките, няма да има редове с нея. Има текстови филтри, базирани на начална или крайна буква.

Числата могат да бъдат сортирани чрез филтри „по-голямо или равно“, „по-малко или равно“, „между“. Програмата може да маркира първите 10 числа, да избира данни над или под средната стойност. Пълен списък с филтри за текстова и цифрова информация:

Ако клетките са защриховани и е зададен цветен код, се отваря възможност за сортиране по цвят. Клетките с избрания цвят се преместват нагоре. Филтърът по цвят ви позволява да оставяте на екрана редове, чиито клетки са оцветени в нюанса, избран от списъка.

Важно! Отделно, заслужава да се отбележи функцията "Разширени ..." в раздела "Сортиране и филтриране". Предназначен е за разширяване на възможностите за филтриране. С помощта на разширения филтър можете да зададете условията ръчно като функция.

Действието на филтъра се нулира по два начина. Най-лесният начин е да използвате функцията „Отмяна“ или да натиснете клавишната комбинация „Ctrl + Z“. Друг начин е да отворите раздела с данни, да намерите секцията „Сортиране и филтриране“ и да щракнете върху бутона „Изчистване“.

Персонализиран филтър: Персонализирайте по критерии

Филтрирането на данни в таблицата може да бъде конфигурирано по начин, който е удобен за конкретен потребител. За да направите това, опцията „Персонализиран филтър“ е активирана в менюто за автоматичен филтър. Нека да разберем как е полезно и как се различава от режимите на филтриране, определени от системата.

1. Отворете менюто за сортиране за една от колоните и изберете компонента „Персонализиран филтър…“ от менюто за филтър за текст/число.
2. Ще се отвори прозорецът с настройки. Отляво е полето за избор на филтър, отдясно са данните, въз основа на които ще работи сортирането. Можете да филтрирате по два критерия едновременно – затова в прозореца има две двойки полета.

3. Например, нека изберем филтъра „равно“ на двата реда и да зададем различни стойности - например 39 на единия ред и 79 на другия.
4. Списъкът със стойности е в списъка, който се отваря след щракване върху стрелката, и съответства на съдържанието на колоната, където е отворено менюто за филтър. Трябва да промените избора на изпълнение на условията от „и“ на „или“, така че филтърът да работи и да не премахва всички редове от таблицата.
5. След натискане на бутона „OK“ таблицата ще придобие нов облик. Има само онези редове, където цената е зададена на 39 или 79. Резултатът изглежда така:

Нека да наблюдаваме работата на текстовите филтри:

1. За да направите това, отворете менюто за филтриране в колоната с текстови данни и изберете произволен тип филтър – например „започва с...“.
2. Примерът използва един ред за автоматично филтриране, но можете да използвате два.

Изберете стойност и щракнете върху бутона „OK“.

3. В резултат на това на екрана остават два реда, започващи с избраната буква.

Деактивиране на AutoFilter чрез менюто на Excel

За да изключите филтъра на масата, трябва отново да се обърнете към менюто с инструменти. Има два начина да направите това.

1. Нека отворим раздела „Данни“, в центъра на менюто има голям бутон „Филтър“, който е част от секцията „Сортиране и филтриране“.
2. Ако щракнете върху този бутон, иконите със стрелки ще изчезнат от заглавката и ще бъде невъзможно сортирането на редовете. Можете да включите филтрите отново, ако е необходимо.

Друг начин не изисква движение през разделите - желаният инструмент се намира в "Начало". Отворете секцията „Сортиране и филтриране“ вдясно и щракнете отново върху елемента „Филтър“.

Съвети! За да определите дали сортирането е включено или изключено, можете да погледнете не само заглавката на таблицата, но и менюто. Елементът „Филтър“ е маркиран в оранжево, когато е включен.

Заключение

Ако автоматичният филтър е конфигуриран правилно, той ще ви помогне да намерите информация в таблица със заглавка. Филтрите работят с цифрови и текстови данни, което помага на потребителя значително да опрости работата с електронната таблица на Excel.