Съдържание
Функциите на Excel ви позволяват да извършвате изчисления с почти всякаква сложност благодарение на формули и функции. Понякога обаче потребителите могат да се сблъскат с факта, че формулата отказва да работи или дава грешка вместо желания резултат. В тази статия ще разгледаме защо това се случва и какви действия да предприемете, за да разрешите проблема.
съдържание
Решение 1: Променете формата на клетката
Много често Excel отказва да извършва изчисления поради факта, че е избран грешен формат на клетката.
Например, ако е зададен текстов формат, тогава вместо резултата ще видим само самата формула под формата на обикновен текст.
В някои ситуации, когато е избран грешен формат, резултатът може да бъде изчислен, но той ще бъде показан по съвсем различен начин, отколкото бихме искали.
Очевидно форматът на клетката трябва да се промени и това се прави по следния начин:
- За да определите текущия формат на клетката (диапазон от клетки), изберете го и, като сте в раздела "У дома", обърнете внимание на групата инструменти „Номер“. Тук има специално поле, което показва използвания в момента формат.
- Можете да изберете друг формат от списъка, който ще се отвори, след като щракнем върху стрелката надолу до текущата стойност.
Форматът на клетката може да се променя като използвате друг инструмент, който ви позволява да зададете по-разширени настройки.
- След като сте избрали клетка (или сте избрали диапазон от клетки), щракнете с десния бутон върху нея и в списъка, който се отваря, щракнете върху командата „Формат на клетка“. Или вместо това, след избор, натиснете комбинацията Ctrl + 1.
- В прозореца, който се отваря, ще се окажем в раздела „Номер“. Тук в списъка отляво са всички налични формати, от които можем да избираме. От лявата страна се показват настройките на избраната опция, които можем да променим по свое усмотрение. Натиснете, когато сте готови OK.
- За да бъдат отразени промените в таблицата, активираме режима на редактиране една по една за всички клетки, в които формулата не работи. След като изберете желания елемент, можете да продължите към редактиране, като натиснете клавиша F2, като щракнете двукратно върху него или като щракнете в лентата с формули. След това, без да променяте нищо, щракнете Enter.
Забележка: Ако има твърде много данни, ще отнеме много време, за да завършите ръчно последната стъпка. В този случай можете да направите друго - използвайте маркер за запълване. Но това работи само ако една и съща формула се използва във всички клетки.
- Изпълняваме последната стъпка само за най-горната клетка. След това преместваме показалеца на мишката в долния му десен ъгъл, веднага щом се появи черен знак плюс, задръжте левия бутон на мишката и го плъзнете до края на таблицата.
- Получаваме колона с резултатите, изчислени с помощта на формули.
Решение 2: изключете режима „Показване на формули“.
Когато виждаме самите формули вместо резултатите, това може да се дължи на факта, че режимът за показване на формулата е активиран и трябва да бъде изключен.
- Превключване към раздела "Формули". В групата инструменти „Формулна зависимост“ щракнете върху бутона „Покажи формули“ако е активен.
- В резултат на това клетките с формули вече ще показват резултатите от изчисленията. Вярно е, че поради това границите на колоните могат да се променят, но това е поправимо.
Решение 3: Активирайте автоматично преизчисляване на формули
Понякога може да възникне ситуация, когато формулата е изчислила някакъв резултат, но ако решим да променим стойността в една от клетките, към които се отнася формулата, преизчисляването няма да бъде извършено. Това е коригирано в опциите на програмата.
- Отидете в менюто "Файл".
- Изберете раздел от списъка вляво „Параметри“.
- В прозореца, който се показва, преминете към подраздела "Формули". От дясната страна на прозореца в групата „Опции за изчисление“ поставете отметка в квадратчето до опцията "автоматично"ако е избрана друга опция. Кликнете, когато сте готови OK.
- Всичко е готово, отсега нататък всички резултати от формулите ще се преизчисляват автоматично.
Решение 4: коригиране на грешки във формулата
Ако във формулата са направени грешки, програмата може да я възприеме като проста текстова стойност, следователно изчисленията върху нея няма да бъдат извършени. Например, една от най-популярните грешки е интервал, поставен преди знака "се равнява". В същото време не забравяйте, че знакът "=" винаги трябва да идва преди всяка формула.
Освен това доста често се правят грешки в синтаксиса на функциите, тъй като попълването им не винаги е лесно, особено когато се използват множество аргументи. Затова препоръчваме да използвате Съветник за функции за вмъкване на функция в клетка.
За да работи формулата, всичко, което трябва да направите, е внимателно да я проверите и да коригирате откритите грешки. В нашия случай просто трябва да премахнете празното място в самото начало, което не е необходимо.
Понякога е по-лесно да изтриете формула и да я напишете отново, отколкото да се опитвате да търсите грешка във вече написана. Същото важи и за функциите и техните аргументи.
Общи грешки
В някои случаи, когато потребителят направи грешка при въвеждане на формула, в клетката могат да се покажат следните стойности:
- #DIV/0! е резултат от делене на нула;
- #N/A – въвеждане на невалидни стойности;
- #БРОЙ! – неправилна цифрова стойност;
- #СТОЙНОСТ! – във функцията се използва грешен вид аргумент;
- #ПРАЗЕН! – грешен адрес на диапазон;
- #ВРЪЗКА! – клетката, посочена във формулата, е изтрита;
- #ИМЕ? – невалидно име във формулата.
Ако видим една от горните грешки, първо проверяваме дали всички данни в клетките, участващи във формулата, са попълнени правилно. След това проверяваме самата формула и наличието на грешки в нея, включително такива, които противоречат на законите на математиката. Например не е разрешено деление на нула (грешка #DEL/0!).
В случаите, когато трябва да се справите със сложни функции, които се отнасят до много клетки, можете да използвате инструментите за валидиране.
- Маркираме клетката, съдържаща грешката. В раздела "Формули" в групата инструменти „Формулни зависимости“ Натисни бутона „Изчисляване на формула“.
- В прозореца, който се отваря, ще се покаже стъпка по стъпка информация за изчислението. За да направите това, натиснете бутона „Изчисляване“ (всяко натискане преминава към следващата стъпка).
- Така можете да проследите всяка стъпка, да намерите грешката и да я коригирате.
Можете да използвате и полезното инструмент „Проверка на грешки“, който се намира в същия блок.
Ще се отвори прозорец, в който ще бъде описана причината за грешката, както и редица действия относно нея, вкл. корекция на лентата с формули.
Заключение
Работата с формули и функции е една от основните функции на Excel и, разбира се, една от основните области на използване на програмата. Ето защо е много важно да знаете какви проблеми могат да възникнат при работа с формули и как те могат да бъдат коригирани.