В Дистанцията в Университета по практическа психология работим по различни методи за самоорганизация и подобряване на ефективността. Включително как правилно да приоритизирате.
Защо да приоритизирате.
Първата причина е очевидна: първо да направим най-важните неща. Втората причина е по-малко очевидна: така че във всеки един момент да знаете точно какъв бизнес правите сега. За да няма избор, защото в момента на избора започват хвърляне, оправдания, мисли като „трябва да вляза да пия чай“ и т.н.
Долу хвърлянето, задайте приоритети.
Искам да споделя с вас моя авторски начин на приоритизиране, няма да прочетете за този метод никъде другаде. Според мен това е най-ефективният начин за приоритизиране, но има един недостатък. Изисква се познания по висша математика за втори клас или по-скоро умение за умножение и деление.
Така че представете си това имате списък със задачи. Нека скицирам пример:
- Снимайте видео за сайта
- Поръчайте компютърно бюро
- Отговорете на спешни имейли
- Разглобете кутията в килера
Е, примерно такъв списък беше взет от тавана от мен. След това ще оценим значимостта на всеки случай. Значението ще се състои от три параметъра:
- Значение Колко важно е да направите това? Ще се случи ли нещо ужасно, ако решите изобщо да не го правите? Колко зависи от изпълнението му?
- Спешност — Колко бързо трябва да стане това? Зарежете всичко и просто го направите? Или ако го направите в рамките на една седмица, нормално ли е по принцип?
- Сложност — Колко време ще отнеме тази работа? Трябва ли да преговарям и да общувам с други хора, за да го направя? Доколко е емоционално и морално просто или, напротив, сложно и неприятно?
Оценете всички случаи по тези три параметъра по скала от 1 до 10 в ред на важност-спешност-трудност. В крайна сметка ще получите нещо подобно:
- Снимайте видео за сайта 8 6 7
- Поръчайте компютърно бюро 6 2 3
- Отговор на спешни имейли 7 9 2
- Разглобете кутията в килера 2 2 6
И така, всички казуси се оценяват по трите критерия Важност-Спешност-Сложност, но засега няма да може да се приоритизира, защото все още не е ясно кои случаи да се поставят на първо място, важни или спешни? Или може би първо най-простите, за да могат да се направят бързо и да не разсейват?
Да се приоритизира предполагаме крайното значение на всеки отделен случай.
Значимост = Важност * Спешност / Сложност
Умножете важността по спешност и разделете по сложност. Така на самия връх ще имаме неща, които са много важни и много спешни, като същевременно са много прости. Ами обратното. И тогава нашият списък ще бъде така:
- Снимайте видео за сайта 8 * 6 / 7 = 6.9
- Поръчайте компютърно бюро 6 * 2 / 3 = 4.0
- Отговор на спешни имейли 7 * 9 / 2 = 31.5
- Разглобете кутията в килера 2 * 2 / 6 = 0.7
Използвах калкулатор за изчисляване и закръглих стойностите до десети, такава точност ще бъде напълно достатъчна. Така че сега виждаме колко лесно е да подредите нещата по приоритет:
- Отговор на спешни имейли 31.5
- Направете видео за сайта 6.9
- Поръчайте компютърно бюро 4.0
- Демонтирайте кутията в килера 0.7
Най-хубавото на тази процедура е, че тя не се изискват сложни решения, има готов алгоритъм, който винаги ще приоритизира правилно. Вашата задача е само да оцените адекватно важността, спешността и сложността на случая техниката поема.
Подредете по този начин приоритет със списъка, който сте направили в предишната задачаза да се уверите, че не само е просто, но и че окончателният списък е доста адекватен. На първо място са онези неща, които наистина е разумно да се правят на първо място.