Съдържание
Може да се случи и на вас.
Когато работите с голяма работна книга в Excel, в един никак прекрасен момент правите нещо напълно безобидно (добавяне на ред или вмъкване на голям фрагмент от клетки, например) и изведнъж ви излиза прозорец с грешка „Твърде много различни клетки формати”:
Понякога този проблем се проявява в още по-неприятна форма. Снощи, както обикновено, запазихте и затворихте отчета си в Excel, а тази сутрин не можете да го отворите – показва се подобно съобщение и предложение за премахване на цялото форматиране от файла. Радостта не е достатъчна, съгласни ли сте? Нека да разгледаме причините и начините за коригиране на тази ситуация.
Защо се случва това
Тази грешка възниква, когато работната книга надвишава максималния брой формати, които Excel може да съхранява:
- за Excel 2003 и по-стари – това са 4000 формата
- за Excel 2007 и по-нови, това са 64000 формата
Освен това форматът в този случай означава всяка уникална комбинация от опции за форматиране:
- шрифта
- пълнежи
- клетъчно рамкиране
- цифров формат
- условно форматиране
Така че, например, ако сте стилизирали малко парче лист по този начин:
… тогава Excel ще запомни 9 различни формата на клетки в работната книга, а не 2, както изглежда на пръв поглед, защото дебела линия около периметъра ще създаде всъщност 8 различни опции за форматиране. Добавете към това дизайнерските танци с шрифтове и запълвания и жаждата за красота в голям отчет ще доведе до стотици и хиляди подобни комбинации, които Excel ще трябва да запомни. Размерът на файла от него сам по себе си също не намалява.
Подобен проблем често възниква, когато многократно копирате фрагменти от други файлове в работната си книга (например, когато сглобявате листове с макрос или ръчно). Ако не се използва специална паста само на стойности, тогава форматите на копираните диапазони също се вмъкват в книгата, което много бързо води до превишаване на лимита.
Как да се справим
Тук има няколко направления:
- Ако имате файл със стария формат (xls), запишете го отново в нов (xlsx или xlsm). Това веднага ще вдигне летвата от 4000 на 64000 различни формата.
- Премахнете излишното форматиране на клетката и допълнителните „хубави неща“ с командата Начало — Изчистване — Изчистване на формати (Начало — Изчистване — Изчистване на форматирането). Проверете дали има редове или колони на листовете, които са изцяло форматирани (т.е. до края на листа). Не забравяйте за възможните скрити редове и колони.
- Проверете книгата за скрити и суперскрити листове – понякога върху тях са скрити „шедьоври“.
- Премахнете нежеланото условно форматиране на раздел Начало — Условно форматиране — Управление на правила — Показване на правилата за форматиране за целия лист (Начало — Условно форматиране — Показване на правила за този работен лист).
- Проверете дали сте натрупали излишно количество ненужни стилове след копиране на данни от други работни книги. Ако в табл Начало (У дома) В списъка Стилове (Стилове) огромно количество "боклук":
… тогава можете да се отървете от него с малък макрос. Кликнете Alt + F11 или бутон Visual Basic етикет предприемач (Разработчик), вмъкнете нов модул през менюто Вмъкване – Модул и копирайте кода на макроса там:
Sub Reset_Styles() 'премахване на всички ненужни стилове за всеки objStyle в ActiveWorkbook.Styles при грешка Възобновяване Следващ, ако не objStyle.BuiltIn Тогава objStyle.Delete при грешка GoTo 0 Next objStyle 'копиране на стандартния набор от стилове от новата работна книга Set wbMy = ActiveWorkbook Set wbNew = Workbooks.Add wbMy.Styles.Merge wbNew wbNew.Close savechanges:=False End Sub
Можете да го стартирате с клавишна комбинация. Alt + F8 или чрез бутон Макроси (Макроси) етикет предприемач (Разработчик). Макросът ще премахне всички неизползвани стилове, оставяйки само стандартния набор:
- Как автоматично да маркирате клетки с условно форматиране в Excel
- Какво представляват макросите, къде и как да копирате макро кода във Visual Basic, как да ги стартирате
- Работната книга на Excel стана много тежка и бавна – как да го поправя?