Съдържание
Някои електронни таблици на Microsoft Excel трябва да бъдат защитени от любопитни очи, например това е полезно за документи с бюджетни данни. Има риск от случайна загуба на данни в таблици, управлявани от няколко души, и за да предотвратите това, можете да използвате вградената защита. Нека анализираме всички възможности за блокиране на достъпа до документи.
Задаване на парола за листове и книги
Има няколко начина за защита на целия документ или негови части – листове. Нека разгледаме всеки от тях стъпка по стъпка. Ако искате да направите така, че подканата за парола да се появява, когато отворите документ, трябва да зададете кода, когато записвате файла.
- Отворете раздела на менюто „Файл“ и намерете секцията „Запазване като“. Има опцията „Преглед“ и ще трябва да зададете парола. В по-старите версии щракването върху „Запазване като“ веднага отваря прозореца за разглеждане.
- Когато прозорецът за запазване се появи на екрана, трябва да намерите секцията „Инструменти“ в долната част. Отворете го и изберете опцията „Общи опции“.
- Прозорецът Общи опции ви позволява да ограничите достъпа до документа. Можете да зададете две пароли – за преглед на файла и за промяна на съдържанието му. Достъпът само за четене е зададен като предпочитан достъп през същия прозорец. Попълнете полетата за въвеждане на парола и щракнете върху бутона „OK“, за да запазите промените.
- След това ще трябва да потвърдите паролите - въведете ги отново в съответната форма на свой ред. След като щракнете върху бутона „OK“ в последния прозорец, документът ще бъде защитен.
- Остава само да запазите файла, след като зададете пароли, програмата връща потребителя в прозореца за запазване.
Следващият път, когато отворите работната книга на Excel, ще се появи прозорец за въвеждане на парола. При зададени два кода – за преглед и за промяна – влизането става на два етапа. Не е необходимо да въвеждате втора парола, ако искате само да прочетете документа.
Друг начин да защитите документа си е да използвате функциите в секцията Информация.
- Отворете раздела „Файл“ и намерете секцията „Подробности“ в него. Една от опциите на раздела е „Разрешения“.
- Менюто с разрешения се отваря чрез щракване върху бутона „Защита на книгата“. Вторият елемент от списъка е задължителен – „Шифроване с парола“. Изберете го, за да зададете кода за достъп.
- Въведете нова парола в полето за криптиране. След това ще трябва да го потвърдите в същия прозорец. Накрая натиснете бутона „OK“.
Обърнете внимание! Можете да разберете, че опцията е активирана от оранжевата рамка, която обгражда секцията „Разрешения“.
Задаване на парола за отделни клетки
Ако трябва да защитите някои клетки от промяна или изтриване на информация, криптирането с парола ще ви помогне. Задайте защита с помощта на функцията „Защитен лист“. По подразбиране действа върху целия лист, но след малки промени в настройките ще се фокусира само върху желания диапазон от клетки.
- Изберете листа и щракнете с десния бутон върху него. Ще се появи меню, в което трябва да намерите функцията „Форматиране на клетки“ и да я изберете. Ще се отвори прозорецът с настройки.
- Изберете раздела „Защита“ в прозореца, който се отваря, има две квадратчета за отметка. Необходимо е да премахнете отметката от горния прозорец – „Защитена клетка“. В момента клетката не е защитена, но не може да бъде променена, след като паролата е зададена. След това щракнете върху „OK“.
- Избираме клетките, които трябва да бъдат защитени, и извършваме обратното действие. Трябва да отворите отново „Форматиране на клетки“ и да поставите отметка в квадратчето „Защитена клетка“.
- В раздела „Преглед“ има бутон „Защита на лист“ – кликнете върху него. Ще се отвори прозорец с низ за парола и списък с разрешения. Избираме подходящите разрешения – трябва да поставите отметки в квадратчетата до тях. След това трябва да измислите парола, за да деактивирате защитата. Когато всичко е готово, щракнете върху „OK“.
Когато се опитва да промени съдържанието на клетка, потребителят ще види предупреждение за защита и инструкции как да премахне защитата. Тези без парола няма да могат да правят промени.
Внимание! Можете също да намерите функцията „Защита на листа“ в раздела „Файл“. Трябва да отидете в секцията с информация и да намерите бутона „Разрешения“ с ключ и ключалка.
Задаване на парола за структурата на книгата
Ако е зададена защита на структурата, има няколко ограничения за работа с документа. Не можете да направите следното с книга:
- копиране, преименуване, изтриване на листове в книгата;
- създаване на листове;
- отворени скрити листове;
- копирайте или преместете листове в други работни книги.
Нека предприемем няколко стъпки, за да блокираме структурните промени.
- Отворете раздела „Преглед“ и намерете опцията „Защита на книгата“. Тази опция може да се намери и в раздела „Файл“ – раздел „Подробности“, функцията „Разрешение“.
- Ще се отвори прозорец с избор на опция за защита и поле за въвеждане на парола. Поставете отметка до думата „Структура“ и измислете парола. След това трябва да кликнете върху бутона "OK".
- Потвърждаваме паролата и структурата на книгата става защитена.
Как да премахнете паролата в документ на excel
Можете да отмените защитата на документ, клетки или работна книга на същото място, където е била инсталирана. Например, за да премахнете паролата от документа и да отмените ограничението за промени, отворете прозореца за запазване или шифроване и изчистете редовете с посочените пароли. За да премахнете пароли от листове и книги, трябва да отворите раздела „Преглед“ и да кликнете върху съответните бутони. Ще се появи прозорец, озаглавен „Премахване на защитата“, който изисква да въведете парола. Ако кодът е правилен, защитата ще падне и ще се отворят действията с клетки и листове.
Важно! Ако паролата е изгубена, тя не може да бъде възстановена. Програмата винаги предупреждава за това при инсталиране на кодове. В този случай услугите на трети страни ще помогнат, но използването им не винаги е безопасно.
Заключение
Вградената защита на Excel документ от редактиране е доста надеждна - паролата не може да се възстанови, тя се прехвърля на доверени хора или остава в създателя на таблицата. Удобството на защитните функции е, че потребителят може да ограничи достъпа не само до цялата таблица, но и до отделни клетки или до редактиране на структурата на книгата.