Съдържание
Да приемем, че имаме електронна таблица в Excel, която е напълно пълна с информация. Той е добре организиран, форматиран и изглежда точно както искате. И тук решавате да го отпечатате на хартия. И тогава тя започва да изглежда ужасно.
Електронните таблици не винаги изглеждат добре на хартия, защото не са проектирани да се използват при печат. Те са специално направени да бъдат толкова дълги и толкова широки, колкото е необходимо.
Това е удобно, когато таблицата трябва да се редактира и отвори на екрана, но означава, че данните в нея няма да изглеждат добре на стандартен лист хартия.
Но във всеки случай нищо не е невъзможно, особено когато става въпрос за такъв гъвкав инструмент като Excel. Освен това не е никак трудно. Ето няколко съвета как да отпечатате документи на Excel, така че да изглеждат добре на хартия.
Съвет 1: Използвайте опцията за предварителен преглед преди печат
Можете да видите точно как ще изглежда вашата електронна таблица, когато се отпечата, ако използвате тази функция. Този инструмент е особено ценен и ще ви помогне да спестите огромно количество време и хартия. Можете дори да направите определени промени в това как ще изглежда при отпечатване, като разширяване на полетата и т.н.
Можете да проверите как работи на практика и ще бъде много лесно да настроите показването на таблицата на страницата.
Решете какво планирате да отпечатате
Ако просто трябва да отпечатате конкретна част от данните, не е необходимо да отпечатате цялата книга, а само конкретните данни. Можете да отпечатате например само лист или конкретен файл. Можете също така да отпечатате малко количество данни. За да направите това, трябва да ги изберете и след това да изберете елемента „Откроен диапазон“ в настройките за печат.
Разширете своето пространство
Вие сте ограничени от размера на хартията, върху която печатате, но има няколко начина да увеличите това пространство. Например, променете ориентацията на лист хартия. Ориентацията по подразбиране е портретна. Той е много подходящ за таблици с голям брой редове и пейзаж - ако има много колони.
Ако имате нужда от още повече място, можете да намалите полетата в краищата на листа. Колкото по-малки са те, толкова повече информация може да се побере на един лист. И накрая, ако таблицата е малка, можете да използвате функцията Персонализирани опции за мащабиране, за да поберете целия документ на листа.
Използвайте заглавки за печат
Много е трудно да се разбере къде е човек в таблицата, ако е невъзможно да се отпечата таблицата на един лист хартия. В този случай трябва да използвате функцията „Печат на заглавки“. Тя ви позволява да добавяте заглавия на редове или колони към всяка страница от таблица.
Използвайте прекъсвания на страници
Ако вашият документ обхваща повече от един лист хартия, добра идея е да използвате прекъсвания на страници, за да ви помогне да разберете какви точно данни трябва да бъдат на определено място. Когато вмъкнете прекъсване на страница в таблица, всичко под него се премества на следващата страница. Това е удобно, защото ви позволява да разделяте данните по начина, по който човек иска.
Ако следвате тези препоръки, можете значително да опростите четенето на документи на Excel, отпечатани на лист хартия.