Съдържание
Получавали ли сте някога задачата да създадете блок-схема за картографиране на бизнес процесите в една организация. Някои компании плащат за скъп, високо специализиран софтуер, който изгражда блок-схеми само с няколко стъпки и кликвания. Други фирми предпочитат да използват съществуващи инструменти, които ще бъдат също толкова лесни, след като ги научите. Един от тях е Excel.
Планирайте стъпките си
Тъй като целта на блок-схемата е да маркира логическия ред на събитията, взетите решения и резултатите от тези решения, повечето хора намират за най-добре да представят това под формата на блок-схема. И им е много по-лесно да направят това, ако отделят няколко минути, за да организират мислите си.
И наистина е така. Ако вашите мисли не са обмислени достатъчно, тогава блок-схемата няма да е добра.
Ето защо, преди да преминете директно към създаването на блок-схема, се препоръчва да направите някои бележки. Форматът, в който ще се провеждат, не е толкова важен. Основното нещо е да изброите всеки етап от процеса, да определите всяко решение и неговите последствия.
Елементи за настройка
- Отидете в раздела „Вмъкване“, където ще намерите елемента „Форми“.
- След това ще се появи списък с форми, организирани по групи. След това трябва да прегледате всички тях, докато бъде намерена групата „Блокова диаграма“.
- Изберете необходимия елемент.
- За да добавите текст, щракнете с десния бутон върху елемента и изберете „Промяна на текст“ от контекстното меню.
И накрая, на лентата за форматиране трябва да изберете стил и цветова схема за блок-схемата.
След като изберете желания елемент, трябва да добавите следващия за конкретен елемент и да продължите, докато се покаже всеки етап.
Тогава формата, която показва всеки елемент от блок-схемата, трябва да бъде етикетирана. Тогава този, който го гледа, ще разбере каква роля играе всеки елемент от блок-схемата в него и как е свързан с другите.
Всяка фигура изпълнява своята стандартна функция. Ако използвате елементите на диаграмата неправилно, някой, който я гледа, може да ви разбере погрешно.
Ето някои от най-често срещаните елементи:
- Началото или краят на блок-схемата.
- Процесът на работа.
- Предварително дефиниран процес, като например повтарящи се рутинни процедури.
- Източник на данни. Може да бъде или таблица, или някакъв документ, или уебсайт.
- Взети решения. Например, може да бъде контрол на коректността на предварително изпълнен процес. От всеки ъгъл на ромба може да има линии, които показват резултатите от взетото решение.
Подреждане на елементи
След като елементите са поставени на правилните места, можете да следвате следните стъпки:
- За да подредите елементи в колона, трябва да изберете няколко елемента, като натиснете клавиша SHIFT и след това натиснете всеки от тях, след което изберете Подравняване в центъра в раздела Формат.
- Ако трябва да направите еднакви интервали между елементите вертикално, тогава трябва да ги изберете и след това да изберете елемента „Разпределяне вертикално“ в същия раздел.
- След това трябва да се уверите, че размерите на всички елементи са еднакви, за да направите диаграмата визуално по-привлекателна.
Настройка на линия за връзка
В раздела „Вмъкване“ има елемент „Форми“, където трябва да изберете стрелка. Тя може да бъде права или под ъгъл. Първият се използва за елементи в директна последователност. Ако трябва да се върнете към определена стъпка след завършване на всички действия, тогава се използва крива линия.
Какво следва?
Като цяло Excel предлага огромен брой фигури за диаграми. Понякога можете да пренебрегнете стандартите и да включите креативността. Това ще бъде само от полза.