Съдържание
Редакторът на електронни таблици Excel е предназначен да обработва масиви от информация, представена под формата на таблици с различни стойности. Един от най-често срещаните видове такава обработка е копирането. Например, ако има някакъв първоначален масив от данни и трябва да направите някои изчисления, които изискват допълнителни колони или редове, не винаги е удобно да ги добавите директно към оригиналната таблица. Може да се изисква и за други цели. Следователно, разумно решение би било да копирате всички или част от данните в нов лист или документ и да извършите всички трансформации с копието. По този начин оригиналният документ ще остане недокоснат. По какви начини може да стане това?
Просто копие без промени
Този метод е най-лесният за използване, удобен е, ако изходната таблица съдържа прости данни без формули и връзки.
Обърнете внимание! Простото копиране не променя нищо в оригиналната информация.
Ако изходната информация съдържа формули, те ще бъдат копирани заедно с останалите данни и тук трябва да внимавате – когато копирате относителни връзки, те започват да препращат към съвсем други клетки, където може да се намират неправилни данни. Следователно простото копиране на данни с формули е за предпочитане само когато всички референтни източници на формули се копират едновременно. Този метод включва следните стъпки.
- Избор на клетка. Като правило се използва или посочване на диапазон от клетки с левия бутон на мишката, или клавишната комбинация „Shift + стрелка“. В резултат на това някои клетки на листа са очертани с черна рамка и допълнително са подчертани с тъмен нюанс.
- Копиране в клипборда. Клипбордът е специална област в паметта на компютъра, предназначена за прехвърляне на данни в приложение или между приложения. Копирането в него се възпроизвежда или чрез натискане на клавишите “Ctrl+C” или “Ctrl+Insert” (тези комбинации са еквивалентни). Също така е възможно да се приложи чрез съответния елемент от контекстното меню или с помощта на лентата на програмата.
- Указване на място за вмъкване. Преминаваме до мястото, където искаме да копираме данните, и посочваме с курсора клетката, която ще бъде горната лява клетка на данните, които ще бъдат поставени. Бъдете внимателни, ако точката на вмъкване вече съдържа някои данни. Те могат да бъдат изтрити.
- Поставя съдържанието на клипборда в посочената област. Това става с клавишите „Ctrl + V“ или „Shift + Insert“ или съответния елемент от контекстното меню или лентата на програмата.
Ако са необходими само стойности
Много често информацията в клетките е резултат от изчисления, които използват препратки към съседни клетки. Когато просто копирате такива клетки, това ще бъде направено заедно с формулите и това ще промени желаните стойности.
В този случай трябва да се копират само стойностите на клетките. Както в предишната версия, първо се избира необходимият диапазон, но за копиране в клипборда използваме елемента от контекстното меню „опции за поставяне“, подпозицията „само стойности“. Можете също да използвате съответната група в лентата на програмата. Останалите стъпки за поставяне на копираните данни остават същите. В резултат на това на новото място ще се появят само стойностите на необходимите клетки.
Важно! Формулите и форматите не се записват по този начин.
Това може да бъде както удобство, така и пречка, в зависимост от ситуацията. Най-често се изисква да се остави форматирането (особено сложно). В този случай можете да използвате следния метод.
Когато имате нужда както от стойности, така и от формати
Изборът на клетки за този метод на копиране остава същият, но се извършва или с помощта на контекстното меню (елемент Специално поставяне), или с помощта на лентата на програмата. Като щракнете върху самата икона Paste Special, можете да отворите цял диалогов прозорец, който предоставя повече опции за копиране и дори можете да комбинирате данни с помощта на операции. Например, можете не просто да вмъкнете прехвърлените данни в посочените клетки, но да добавите към тези, които вече са на листа. Понякога това е много удобно.
Също така се случва таблицата да има голям брой колони с различни ширини и след копиране на стойностите е необходима много доста усърдна работа за задаване на желаните ширини. В този случай диалоговият прозорец „Специално поставяне“ има специален елемент „Ширина на колона“. Вмъкването се извършва на два етапа. Първо поставете само „ширини на колони“, за да „подготвите място“ и след това копирайте стойностите. Таблицата е абсолютно същата като оригиналната, но вместо формули съдържа стойности. Понякога е удобно да копирате само ширината на колоните, така че таблицата да изглежда като оригиналната, и да въведете стойностите в клетките ръчно. Освен това можете да изберете елемента „копиране при запазване на ширината на колоните“ в контекстното меню. В резултат на това вмъкването ще се извърши в една стъпка.
Копиране като образец
Понякога е необходимо да се копира част от таблицата, така че по-късно да може да се завърти и мащабира без промени, без да се засягат други места в останалата част от таблицата. В този случай е разумно да копирате данните под формата на обикновена снимка.
Стъпките за копиране в клипборда са същите като предишните опции, но за поставяне се използва елементът „Картина“ в менюто „Специално поставяне“. Този метод се използва рядко, тъй като данните в клетките, копирани по този начин, не могат да бъдат променени чрез просто въвеждане на стойности.
Пълно копие на целия лист
Понякога трябва да копирате цял лист и да го поставите или в същия документ, или в друг. В този случай трябва да извикате контекстното меню на името на листа в долната лява част на програмата и да изберете елемента „преместване или копиране“.
Отваря се панел, в който се задава методът на копиране. По-специално можете да посочите в коя книга искате да вмъкнете нов лист, да го преместите или копирате и да посочите мястото сред съществуващите листове, към които ще се извърши прехвърлянето. След като щракнете върху бутона „OK“, в посочената книга ще се появи нов лист с цялото съдържание на копирания лист.
Заключение
Копирането е едно от най-търсените действия в Excel. За прости таблици без формули най-удобен е първият метод, а за таблици, съдържащи много формули и връзки, обикновено е за предпочитане вторият метод – копиране само на стойностите. Други методи се използват по-рядко.