Конвертирайте CSV в Excel като таблица

Съдържанието на базите данни обикновено се извлича като .csv файл. Това обаче е просто текстов файл, който не е много четим. За да работите със съдържанието на базата данни, е необходимо да я представите в различен формат - често листовете на Excel са най-удобни. Какви методи съществуват за това, кой е по-добър и какви грешки има при прехвърляне на данни, ще бъдат обсъдени в тази статия.

Как да конвертирате CSV във формат Excel

Има различни начини, по които CSV документ, изтеглен от база данни, може да бъде прехвърлен в Excel. Ще обсъдим три от тях:

1. Директно отваряне в Excel.
2. Отваряне чрез Windows Explorer.
3. Импортиране на документ с промяна на формата.

Отваряне на CSV документ в Excel

Excel може да отваря .csv документи директно без конвертиране. Форматът не се променя след отваряне по този начин, разширението .csv се запазва – въпреки че разширението може да бъде променено след редактиране.

1. Стартирайте Excel, щракнете върху „досие", Тогава"отворено".
2. В прозореца, който се показва, изберете опцията „Текстови файловеот разширения списък.

3. Намерете документа, от който се нуждаете, и щракнете двукратно върху него.

.csv документите се отварят в Excel веднага, без допълнителни манипулации. Но .txt файловете ще изискват конвертиране – ще се появи прозорец „Съветници за импортиране на текст".

Има случаи, когато е по-добре да не отваряте директно документа, а да се обадите Майстор. Този подход е оправдан в следните случаи:

• използваният в документа разделителен знак е нестандартен или има няколко разновидности;
• документът съдържа дати в различни формати;
• преобразувате числа, които започват с нули и искате да ги запазите така;
• преди да прехвърлите данни, искате да видите как ще изглежда крайният резултат;
• обикновено искате повече преносимост.

Майстор ще започне, ако промените разширението на документа на .txt. Можете също така да започнете да импортирате файл по различен начин, което ще бъде обсъдено по-късно, след като опишем втория метод за отваряне.

Ако направите промени в документа, след като го отворите, Excel ще ви подкани да го запишете като .xls (или .xlsx), защото в противен случай част от форматирането ще бъде загубена. Тогава винаги ще има възможност да промените формата обратно, но друга част от съдържанието може да бъде загубена - нулите могат да изчезнат в началото на числата, някои от записите може да променят външния си вид.

Отваряне на CSV документ през Windows Explorer

Този път не се различава принципно от предишния. За да отворите документ, просто щракнете двукратно върху него в Windows Explorer.

Преди да отворите, уверете се, че до името на документа има икона за програмата Excel, а не за някоя друга – това означава, че Excel е избран като програма, която трябва да отваря такива файлове. В противен случай ще се отвори друга програма. Можете да го промените на Excel по следния начин:

1. Извикайте контекстното меню, като щракнете с десния бутон върху произволен .csv файл и приложете Отворете с... > Изберете програма.
2. Изберете Excel (десктоп) of Препоръчани програми, посочете го като програма, която винаги трябва да се използва за такива файлове (поставете отметка в квадратчето по-долу) и затворете прозореца, като натиснете OK.

Импортирайте CSV в Excel

Възможно е също да превърнете отворения документ в работна книга на Excel. Форматът ще се промени на .xls за по-ранни версии на Excel (2000, 2003) и .xlsx за всички останали. Цялото съдържание ще бъде показано на един лист.

1. Кликнете върху клетката в листа, където трябва да започне импортирането. Обикновено това е първата клетка в таблицата, A1. Започвайки от него, ще бъдат попълнени толкова редове, колкото има в отворения файл, и толкова колони, колкото стойности има във всяка колона.
2. В раздела „Данни" в група"Получаване на външни данни“ изберете „От текста”.

3. В прозореца, който се показва, намерете желания документ и щракнете двукратно върху него (можете да използвате и бутона внос в долната част на прозореца).

4. След това трябва да следвате инструкциите стъпка по стъпка на отворения Съветници за импортиране на текст.

Изображението по-долу показва оригиналния документ и очаквания резултат. За да изглежда всичко точно така след импортирането, трябва да приложите различни настройки, които ще бъдат разгледани по-късно.

Стъпка . Помощникът ще ви подкани да изберете тип файл – както се досещате, ще бъде „с разделители" (на английски - ограничени), и редът, от който ще започне прехвърлянето на съдържание - най-вероятно трябва да започнете с условия 1ако не искате да прехвърлите само част от съдържанието. Прозорецът по-долу ще покаже първите редове от избрания документ.

Стъпка . Сега трябва да разберете кой се използва сепаратор (може да има повече от един) във файла и посочете този знак в Masters. Има опции за избор от стандартни разделители, но ако в документа се използва нетипичен знак, можете да изберете Други и въведете желания знак. Във файла, използван за демонстрацията, разделителите са − запетая и Етикет. Запетайките разделят клетките с характеристики на продукта, като сериен номер и брой продадени копия, а разделите разделят един продукт от друг – информацията за всеки трябва да започва на нов ред.

Също така е необходимо да се дефинира и конкретизира текстов разделител. Това е символ, поставен преди и след всяко парче текст, който трябва да се намира в една клетка. Благодарение на разделителя всеки такъв сегмент се възприема като отделна стойност, дори ако вътре в него има символи, избрани да разделят стойностите. В нашия документ всяка стойност е оградена с кавички – следователно, дори ако съдържа запетая (например „начало, след това продължете“), целият й текст ще бъде поставен в една клетка, а не в две последователни.

Стъпка 3. Тук е достатъчно да погледнете визуализацията и, ако не показва неприемливи недостатъци, щракнете завършеност. Може да се случи някои от стойностите да бъдат разделени не от един разделител, а от няколко, в резултат на което между тях ще се появят клетки без стойности. За да предотвратите това, поставете отметка в квадратчето Третирайте последователните разделители като един.

5. Изберете целевия път (може да е нов лист или съществуващ лист) и щракнете OKза да завършите процеса на импортиране.

Можете също да щракнете материали - има и други възможности. Например можете да форматирате съдържание, да персонализирате маркирането и как се актуализира информацията.

Понякога резултатът от преобразуването е далеч от очаквания. Как може да се промени този резултат ще бъде обсъдено в следващия раздел на статията.

Проблеми при преобразуване и техните решения

През цялото време, откакто съществува CSV форматът, никой не си е направил труда да го документира официално. Следователно, въпреки че се предполага, че трябва да се използват запетаи за разделяне на стойности, всъщност различните бази данни използват различни разделители – точка и запетая, табулатори и други.

Текстовите разделители също могат да варират – най-често те са или кавички, или знак за ред на байтовете. Възможно е изобщо да няма разделители – тогава символът, използван като разделител, винаги се възприема като такъв (тогава обикновено не е запетая – използва се твърде често в текста – а различен, по-рядко срещан знак).

Нестандартните файлове може да не се отварят правилно - за да се показват както трябва, трябва да промените настройките на компютъра или програмата за отваряне. Нека да видим какви трудности има и какви решения съществуват за тях.

Файлът не се отваря правилно

Доказателства. Цялото съдържание на документа се поставя в първата колона.

Причина. Документът използва символ като разделител, който не е определен като такъв в настройките на компютъра или е запазен за друга функция. Например запетая може да бъде запазена за разделяне на десетични части от число и следователно не може да разделя стойностите във файл.

Решения. Има различни начини за решаване на този проблем:

1. Променете разделителния знак в самия документ. Отворете го в Notepad или подобен редактор и в началния ред (празен, всички данни трябва да са в редовете по-долу) въведете следния текст:

• за да промените разделителя на запетая: септември
• за промяна на точка и запетая: сеп=;

Друг знак, написан след септември = в началния ред, също ще стане разделител.

2. Разделителният знак, използван във файла, може да бъде зададен и в самия Excel. Във версии 2016, 2013 или 2010 за това трябва да отворите раздела Дата и изберете „Текст по колони” в група"Работа с данни”.

Това ще отвори прозореца „Помощници за разпределяне на текст в колони”. Там от предложените формати на данни трябва да изберете тези с разделители. След това трябва да натиснете Напред и след като изберете разделител, завършеност.

3. За автоматично отваряне на документ с Съветник за импортиране, а не само в лист на Excel, разширението може да се промени от .csv на .txt. AT Masters възможно е да посочите произволен знак като разделител – как да направите това, статията обясни по-рано.
4. Използвайте VBA. Можете да използвате напр. – подходящ е за Excel 2000 или 2003. Кодът може да се промени, така че да е подходящ за други версии.

Представените по-горе решения са предназначени за отделни документи, чиито настройки се различават от обичайните. Тези последователности от действия ще трябва да бъдат приложени за всеки файл, който не се отваря правилно. Ако повечето от документите не се отварят правилно, може би най-доброто решение е да промените настройките на компютъра – това се обсъжда в петото решение.

5. Промяна на разделител и десетична точка в настройките на компютъра

В Контролния панел, извикан от бутона Начало, изберете „Допълнителни опции" от списъка“Регионални стандарти”. След щракване ще се появи прозорецНастройка на формат" – в него можете да изберете „Разделител на списъка“ и разделителя на целите и дробните части на числото. Ако файловете изискват запетая като разделител, първо задайте точката като десетична точка. Може да се окаже обратното – за разделител ви трябва точка и запетая. След това за дроби можете да оставите произволен знак, това няма да доведе до конфликт.

Когато всички настройки са завършени, щракнете OK и на двата отворени прозореца – те ще се затворят и промените ще бъдат запазени. Имайте предвид, че вече работят за всички програми на компютъра.

Елиминирайте водещите нули

Знак. Някои от стойностите в изходния документ са числа, които започват с нули, които не са разделени със знак за дроб (например шифри и кодове с фиксиран брой цифри, данни за вход и пароли, показания на измервателни уреди и инструменти). В Excel нулите в началото на такива числа изчезват. Ако редактирате файла и след това го запишете като работна книга на Excel, вече няма да е възможно да намерите в тази работна книга къде са тези числа с нули.

Причина. Excel има отделни формати за текст и числа. В текстовите файлове няма такова разделяне и следователно Excel присвоява общия формат на всички стойности. Това означава, че текстът се показва като текст, а числата без букви се показват като число, което не може да започва с нули.

Решение. Променете разширението на .txt, за да активирате съветника за импортиране, когато отворите документа. Когато стигнете до Стъпка 3, променете формата на колоните с числа, които започват с нули, на текст.

Някои от стойностите изглеждат като дати

Знак. Датите показват стойности, които първоначално са обикновен текст или числа.

Причина. Общият формат включва превръщане на стойности в дати, които приличат на тези за Excel. Ако CSV документът съдържа една стойност като may12, тогава в листа на Excel ще се покаже като дата.

Решение. Подобно на това в предишния случай. Променете разширението на .txt, в Masters променете формата на стойностите, преобразувани в дати в текст.

Ако, напротив, искате да показвате съдържанието на определена колона като дати, задайте формата за нея дата. Има няколко вида формат на датата, така че изберете този, от който се нуждаете, от списъка.

Как да импортирате множество CSV файлове в Excel

Excel може да отваря няколко CSV файла наведнъж.

1. Натискане Файл> Отваряне и изберете опцията Текстови файлове от падащия списък по-долу.
2. За да изберете няколко файла един до друг, първо изберете първия, след което щракнете Превключване и щракнете върху последния. В допълнение към избраните файлове ще бъдат избрани всички файлове между тях.
3. Кликнете отворено.

Недостатъкът на този метод е, че всеки избран файл ще бъде отворен отделно в Excel. Преминаването от един документ към друг може да увеличи разходите за време. След това обаче е възможно да копирате съдържанието на всички тях в листове в една и съща работна книга.

Обяснението беше дълго, но сега ще можете да отворите всеки CSV файл в Excel без особени затруднения. Ако нещо изглежда неразбираемо на пръв поглед, просто следвайте посочените стъпки и всичко ще стане ясно.