Съдържание
Ако текстовият формат е зададен за която и да е клетка на листа (това може да се направи от потребителя или програмата при качване на данни в Excel), тогава числата, въведени по-късно в тези клетки, Excel започва да счита за текст. Понякога такива клетки са маркирани със зелен индикатор, който най-вероятно сте виждали:
И понякога такъв индикатор не се появява (което е много по-лошо).
Като цяло, появата на числа като текст във вашите данни обикновено води до много много неприятни последици:
- сортирането спира да работи нормално – „псевдо числата“ се изстискват и не се подреждат в очаквания ред:
- тип функции VLOOKUP (VLOOKUP) не намират необходимите стойности, защото за тях числото и същото число-като-текст са различни:
- при филтриране псевдо числата се избират погрешно
- много други функции на Excel също спират да работят правилно:
- и т.н.
Особено смешно е, че естественото желание просто да промените формата на клетката на числов не помага. Тези. буквално избирате клетки, щракнете с десния бутон върху тях, изберете Формат на клетката (Форматиране на клетки), променете формата на числен (номер), стиснете OK — и нищо не става! Изобщо!
Може би „това не е грешка, а функция“, разбира се, но това не ни улеснява. Така че нека разгледаме няколко начина за коригиране на ситуацията - един от тях определено ще ви помогне.
Метод 1. Зелен индикаторен ъгъл
Ако видите зелен индикаторен ъгъл на клетка с число в текстов формат, считайте се за късметлия. Можете просто да изберете всички клетки с данни и да щракнете върху изскачащата жълта икона с удивителен знак и след това да изберете командата Преобразуване в число (Преобразуване в число):
Всички числа в избрания диапазон ще бъдат преобразувани в пълни числа.
Ако изобщо няма зелени ъгли, проверете дали са изключени в настройките на Excel (Файл – Опции – Формули – Числа, форматирани като текст или предшествани от апостроф).
Метод 2: Повторно влизане
Ако няма много клетки, тогава можете да промените техния формат на числов и след това да въведете отново данните, така че промяната на формата да влезе в сила. Най-лесният начин да направите това е като застанете върху клетката и натиснете последователно клавишите F2 (влезте в режим на редактиране, курсорът на клетката започва да мига) и след това Въведете. Също така вместо F2 можете просто да щракнете двукратно върху клетката с левия бутон на мишката.
От само себе си се разбира, че ако има много клетки, тогава този метод, разбира се, няма да работи.
Метод 3. Формула
Можете бързо да конвертирате псевдо числа в нормални, ако направите допълнителна колона с елементарна формула до данните:
Двойно минус в този случай всъщност означава умножение по -1 два пъти. Минус по минус ще даде плюс и стойността в клетката няма да се промени, но самият факт на извършване на математическа операция превключва формата на данните към цифровия, от който се нуждаем.
Разбира се, вместо да умножавате по 1, можете да използвате всяка друга безобидна математическа операция: деление на 1 или добавяне и изваждане на нула. Ефектът ще е същият.
Метод 4: Специално поставяне
Този метод се използва в по-стари версии на Excel, когато съвременните ефективни мениджъри минаха под масата по принцип все още нямаше зелен индикаторен ъгъл (появи се едва през 2003 г.). Алгоритъмът е следният:
- въведете 1 във всяка празна клетка
- копирайте го
- изберете клетки с числа в текстов формат и променете техния формат на числов (нищо няма да се случи)
- щракнете с десния бутон върху клетки с псевдо числа и изберете команда Залепете специално (Специално поставяне) или използвайте клавишна комбинация Ctrl + Alt + V
- в прозореца, който се отваря, изберете опцията Стойностите (Стойности) и Умножете (Умножение)
Всъщност правим същото като в предишния метод – умножаваме съдържанието на клетките по едно – но не с формули, а директно от буфера.
Метод 5. Текст по колони
Ако псевдочислата, които трябва да бъдат преобразувани, също са записани с неправилни десетични или хиляди разделители, може да се използва друг подход. Изберете диапазона източник с данни и щракнете върху бутона Текст по колони (Текст към колони) етикет Дата (Дата). Всъщност този инструмент е предназначен да разделя лепкав текст в колони, но в този случай го използваме за различна цел.
Пропуснете първите две стъпки, като щракнете върху бутона Напред (Следващия), а на третия използвайте бутона Освен това (Advanced). Ще се отвори диалогов прозорец, където можете да зададете разделителните знаци, налични в момента в нашия текст:
След като кликнете върху завършеност Excel ще преобразува нашия текст в нормални числа.
Метод 6. Макро
Ако трябва да правите такива трансформации често, тогава има смисъл да автоматизирате този процес с прост макрос. Натиснете Alt+F11 или отворете раздел предприемач (Разработчик) И кликнете върху Visual Basic. В прозореца на редактора, който се появява, добавете нов модул чрез менюто Вмъкване – Модул и копирайте следния код там:
Sub Convert_Text_to_Numbers() Selection.NumberFormat = "Общ" Selection.Value = Selection.Value End Sub
Сега, след като изберете диапазона, винаги можете да отворите раздела Разработчик – макроси (Програмист — Макроси), изберете нашия макрос в списъка, натиснете бутона бягане (Бягай) – и незабавно преобразувайте псевдо-числата в пълноценни.
Можете също така да добавите този макрос към вашата лична книга с макроси за по-късна употреба във всеки файл.
PS
Същата история се случва и с датите. Някои дати може също да бъдат разпознати от Excel като текст, така че групирането и сортирането няма да работят. Решенията са същите като за числата, само че форматът трябва да бъде заменен с дата-час вместо цифров.
- Разделяне на лепкав текст в колони
- Изчисления без формули чрез специално поставяне
- Преобразувайте текст в числа с добавката PLEX