Съдържание
В този малък урок ще намерите много полезна информация за процентен формат в Excel. Ще научите как да промените формата на съществуващите данни на Процент, как да настроите показването на проценти в клетка, както и как автоматично да промените числата в проценти при ръчно въвеждане.
В Microsoft Excel показването на стойности като проценти е много лесно. За да направите това, изберете една или повече клетки и щракнете върху бутона Процент стил (процентен формат) в раздела Телефон за връзка: (Брой) раздели Начало (У дома):
Можете да го направите още по-бързо, като натиснете клавишната комбинация Ctrl+Shift+%. Excel ще ви напомня за тази комбинация всеки път, когато задържите курсора на мишката върху бутона. Процент стил (процентен формат).
Да, Процентен формат в Excel може да се настрои с едно кликване. Но резултатът ще бъде значително различен в зависимост от това дали прилагате форматиране към съществуващи стойности или празни клетки.
Форматирайте съществуващите стойности като проценти
Когато кандидатствате Процентен формат За клетки, които вече съдържат числови стойности, Excel умножава тези стойности по 100 и добавя знак за процент (%) в края. От гледна точка на Excel това е правилно, тъй като 1% е по същество една стотна.
Понякога обаче това води до неочаквани резултати. Например, ако клетка A1 съдържа числото 20 и приложите към тази клетка Процентен формат, тогава в резултат ще получите 2000%, а не 20%, както вероятно сте искали.
Как да предотвратите грешката:
- Ако клетка във вашата таблица съдържа числа в обичайния числов формат и трябва да ги превърнете в Процент, първо разделете тези числа на 100. Например, ако първоначалните ви данни са записани в колона A, можете да въведете формулата в клетка B2 =A2/100 и го копирайте във всички необходими клетки на колона B. След това изберете цялата колона B и приложете към нея Процентен формат. Резултатът трябва да е нещо подобно:
След това можете да замените формулите в колона B със стойности, след което да ги копирате в колона A и да изтриете колона B, ако вече не ви трябва. - Ако трябва само да конвертирате някои от стойностите в процентен формат, можете да ги въведете ръчно, като разделите числото на 100 и го запишете като десетичен знак. Например, за да получите стойността 28% в клетка A2 (вижте фигурата по-горе), въведете числото 0.28 и след това приложете към него Процентен формат.
След това можете да замените формулите в колона B със стойности, след което да ги копирате в колона A и да изтриете колона B, ако вече не ви трябва.Прилагане на процентен формат към празни клетки
Видяхме как показването на вече съществуващи данни в електронна таблица на Microsoft Excel се променя, когато промените простия числов формат на Процент. Но какво се случва, ако първо приложите към клетка Процентен формат, и след това да въведете число в него ръчно? Това е мястото, където Excel може да се държи по различен начин.
- Всяко число, равно или по-голямо от 1, просто ще бъде написано със знак %. Например числото 2 ще бъде записано като 2%; 20 – като 20%; 2,1 – като 2,1% и така нататък.
- Числата, по-малки от 1, написани без 0 вляво от десетичната запетая, ще бъдат умножени по 100. Например, ако въведете ,2 в клетка с процентно форматиране, в резултат ще видите стойност от 20%. Ако обаче пишете на клавиатурата 0,2 в същата клетка стойността ще бъде записана като 0,2%.
Показвайте числата като проценти веднага, докато пишете
Ако въведете числото 20% (със знак за процент) в клетка, Excel ще разбере, че искате да запишете стойността като процент и автоматично ще промени формата на клетката.
Важно съобщение!
Когато използвате процентно форматиране в Excel, моля, не забравяйте, че това не е нищо повече от визуално представяне на действителната математическа стойност, съхранена в клетка. Всъщност процентната стойност винаги се съхранява като десетична запетая.
С други думи, 20% се съхраняват като 0,2; 2% се съхранява като 0,02 и така нататък. Когато се правят различни изчисления, Excel използва тези стойности, т.е. десетични дроби. Имайте това предвид, когато формулирате формули, които се отнасят до клетки с проценти.
За да видите реалната стойност, съдържаща се в клетка, която има Процентен формат:
- Щракнете с десния бутон върху него и от контекстното меню изберете Форматиране на клетки или натиснете комбинация Ctrl + 1.
- В диалоговия прозорец, който се появява Форматиране на клетки (Формат на клетка) погледнете областта проба (Примерен) раздел Телефон за връзка: (Брой) в категория общ (Общ).
Трикове при показване на проценти в Excel
Изглежда, че изчисляването и показването на данни като процент е една от най-простите задачи, които изпълняваме с Excel. Но опитни потребители знаят, че тази задача не винаги е толкова проста.
1. Настройте дисплея на желания брой десетични знаци
Кога Процентен формат приложено към числа, Excel 2010 и 2013 показва стойността им, закръглена до цяло число, и в някои случаи това може да бъде подвеждащо. Например, задайте процентен формат на празна клетка и въведете стойност от 0,2% в клетката. Какво стана? Виждам 0% в моята таблица, въпреки че знам със сигурност, че трябва да е 0,2%.
За да видите реалната стойност, а не кръглата стойност, трябва да увеличите броя на десетичните знаци, които Excel трябва да показва. За това:
- Отворете диалогов прозорец Форматиране на клетки (Форматиране на клетки), като използвате контекстното меню или натиснете клавишната комбинация Ctrl + 1.
- Избери категория Процент (Процент) и задайте броя на десетичните знаци, показвани в клетката, както желаете.
- Когато всичко е готово, щракнете OKза да влязат в сила промените.
2. Маркирайте отрицателните стойности с форматиране
Ако искате отрицателните стойности да се показват по различен начин, например с червен шрифт, можете да зададете персонализиран числов формат. Отворете отново диалоговия прозорец Форматиране на клетки (Форматиране на клетки) и отидете в раздела Телефон за връзка: (Брой). Избери категория Custom (Всички формати) и въведете в полето тип един от следните редове:
- 00%;[Rизд]-0.00% or 00%;[червено]-0,00% — показват отрицателни процентни стойности в червено и показват 2 знака след десетичната запетая.
- 0%;[червено]-0% or 0%; [Красънлив]-0% — показват отрицателни процентни стойности в червено и не показват стойности след десетичната запетая.
Можете да научите повече за този метод на форматиране в справочника на Microsoft, в темата за показване на числа в процентен формат.
3. Форматирайте отрицателни процентни стойности в Excel с условно форматиране
В сравнение с предишния метод, условното форматиране в Excel е по-гъвкав метод, който ви позволява да зададете произволен формат за клетка, съдържаща отрицателна процентна стойност.
Най-лесният начин да създадете правило за условно форматиране е да отидете в менюто Условно форматиране > Маркирайте правилата за клетките > По-малко от (Условно форматиране > Правила за избор на клетка > По-малко от…) и въведете 0 в полето Форматирайте клетки, които са ПО-МАЛКО ОТ (Форматирайте клетки, които са ПО-МАЛКО)
След това в падащия списък можете да изберете една от предложените стандартни опции или да щракнете Персонализиран формат (Персонализиран формат) в края на този списък и персонализирайте всички подробности за формата на клетките, както желаете.
Ето няколко варианта за работа Процентен формат данни отваря Excel. Надявам се, че знанията, получени от този урок, ще ви спестят от ненужни главоболия в бъдеще. В следващите статии ще се потопим по-дълбоко в темата за процентите в Excel. Ще научите кои методи можете да използвате за изчисляване на лихвата в Excel, ще научите формули за изчисляване на процентна промяна, процент от общата сума, сложна лихва и др.
Останете на линия и приятно четене!