Съдържание
Експериментите ни правят герои.
(флаш)
Въпреки че инструментът Незабавно попълване (Flash Fill) се появи в Excel от версията от 2013 г., но по някаква причина този факт остана незабелязан за много потребители. И абсолютно напразно. В много случаи се оказва по-просто, лесно и по-бързо от подобни решения, базирани на формули или макроси. Според моя опит в обученията тази тема предизвиква постоянно „уау!“ публика – независимо от напредването и/или умората на слушателите.
Механизмът на работа на този инструмент е прост: ако имате една или повече колони с първоначални данни и започнете да ги въвеждате една до друга в следващата колона, но в някаква модифицирана форма, от която се нуждаете, тогава рано или късно Excel ще ви намекне, че той е готов да продължи по-далеч от вас:
За да разкриете логиката (модел, шаблон) на трансформацията и да изпълните тази функция на Excel, обикновено е достатъчно да въведете първите 1-3 получени стойности ръчно. Ако предложената опция ви подхожда, просто щракнете Въведете – и останалата част от списъка ще бъде завършена моментално.
Ако вече сте въвели първите 2-3 стойности, а продължението все още не се появява, тогава можете да принудите процеса с клавишна комбинация Ctrl+E или използвайте бутона Незабавно попълване (Flash Fill) етикет Дата (Дата):
Нека да разгледаме няколко примера за това как този инструмент може да се използва на практика, за да разберем неговите възможности.
Извличане на думи от текст и пермутации
Писането на формула, която извлича, например, третата дума от текста в клетка, не е никак малко. Анализирайте фраза по интервал в различни колони, като използвате Данни – Текст по колони (Данни — Текст към колони) Освен това не е бързо. С незабавно запълване това става лесно и красиво. Освен това можете едновременно да променяте извлечените думи на места, комбинирайки ги в произволен ред:
Разделяне на текста по регистър
За да маркирате думи за незабавно попълване, абсолютно не е необходимо да имате интервал. Всеки друг разделител ще работи добре, като запетая или точка и запетая след импортиране на CSV файла. Но наистина страхотното е, че може изобщо да няма разделител – достатъчни са само главни букви:
Много е трудно да се прилагат такива формули. Ако без незабавно попълване, тогава само макрос ще помогне.
Лепене на текст
Щом можете да разделяте, значи можете и да лепите! Instant Fill лесно ще събере дълга фраза за вас от няколко фрагмента, като ги разпръсне с необходимите интервали, запетаи, съюзи или думи:
Извличане на отделни знаци
Обикновено за извличане на отделни знаци и поднизове в Excel се използват функции ЛЕВСИМВ (НАЛЯВО), НАДЯСНО (НАДЯСНО), PSTR (среда) и други подобни, но незабавното пълнене решава този проблем с лекота. Класически пример е образуването на пълно име:
Извличайте само числа, текст или дати
Ако някога сте се опитвали да извадите само желания тип данни от буквено-цифрова каша, тогава трябва да разберете сложността на тази на пръв поглед проста задача. Моментално пълнене и тук се справя с гръм и трясък, но имате нужда от лек пендел във формата Ctrl+E:
Същото важи и за извличането на текст.
Датите също не са проблем (дори и да са написани в различни формати):
Преобразуване на формати за число или дата
Flash Fill може да помогне за промяна на външния вид на съществуващи данни или да ги доведе до същия знаменател. Например, за да конвертирате обикновена дата „наопаки“ в Unix формат:
Тук нюансът е, че преди да въведете, трябва предварително да промените формата на получените клетки в текст, така че Excel да не се опитва да разпознае „грешните“ дати, въведени ръчно като проба.
По същия начин можете да представите правилно телефонни номера, като добавите кода на държавата и трицифрения префикс на оператора (град) в скоби:
Не забравяйте първо да промените формата на клетките в колона B на текст - в противен случай Excel ще третира стойностите uXNUMXbuXNUMXb, започващи със знак "+", като формули.
Преобразувайте текст (числа) в дата
При изтегляне от различни ERP и CRM системи, датата често се представя като 8-цифрено число във формат ГГГГММДД. Можете да го конвертирате в нормална форма или чрез функцията ИДЕНТИФИКАТОР НА ДАННИ (DATEVALUE), или много по-лесно – моментално пълнене:
Сменете делото
Ако получите текст с грешен регистър, тогава можете просто да намекнете в следващата колона в какъв тип искате да го конвертирате – и моменталното попълване ще свърши цялата работа вместо вас:
Ще бъде малко по-трудно, ако трябва да промените регистъра по различен начин за различни части от текста. Например, напишете с главни букви само втората дума, оставяйки първата в нормалната й форма. Тук две стойности, въведени като проба, няма да са достатъчни и ще трябва да направите промени, които незабавното попълване веднага ще вземе предвид в резултатите:
Ограничения и нюанси
Има няколко неща, които трябва да имате предвид, когато използвате Flash Fill в работата си:
- Работи само ако въвеждайте пробите строго един до друг – в предишната или следващата колона вдясно от данните. Ако отстъпите една празна колона от оригиналния текст, нищо няма да работи.
- Когато се намери модел всички стойности в ред се вземат предвид — отляво и отдясно на колоната за въвеждане. Морал: допълнителните колони, които могат да объркат алгоритъма или да внесат шум, трябва да бъдат отделени от работните данни предварително с празни колони или изтрити.
- Незабавно попълване работи чудесно в интелигентни таблици.
- най-малкото грешка или печатна грешка когато въвеждате примерни клетки, това може да накара светкавичното запълване да не разкрие шаблона и да не работи. Бъди внимателен.
- Има ситуации, при които шаблонът е дефиниран неправилно, така че винаги трябва да се проверява данникоито сте получили (поне избирателно).
- Как да извлечем последната дума от текста в клетка
- Търсене на размит текст (Пушкин = Пушкин) с размито търсене в Excel
- Три начина за поставяне на текст в Excel