Основи на работа с дати и часове в Excel

Видео

Както обикновено, който трябва бързо – гледайте видеото. Подробности и нюанси – в текста по-долу:

Как да въвеждате дати и часове в Excel

Ако имаме предвид регионалните настройки, тогава Excel ви позволява да въведете датата по много различни начини – и ги разбира всички:

Появата (извеждането) на дата в клетка може да бъде много различно (със или без година, месец като число или дума и т.н.) и се задава чрез контекстното меню – щракнете с десния бутон върху клетката и след това Формат на клетката (Форматиране на клетки):

Времето се въвежда в клетките с двоеточие. Например

16:45

Ако желаете, можете допълнително да посочите броя на секундите – като ги въведете също разделени с двоеточие:

16:45:30

И накрая, никой не забранява уточняването на датата и часа едновременно чрез интервал, т.е 

27.10.2012 16: 45

Бързо въвеждане на дати и часове

За да въведете днешната дата в текущата клетка, можете да използвате клавишната комбинация Ctrl + Ж (или CTRL+SHIFT+4 ако имате различен системен език по подразбиране).

Ако копирате клетка с дата (плъзнете от долния десен ъгъл на клетката), задържайки прав бутон на мишката, можете да изберете как да копирате избраната дата:

Ако често трябва да въвеждате различни дати в клетките на листа, тогава е много по-удобно да направите това с помощта на изскачащ календар:

Ако искате клетката винаги да съдържа действителната днешна дата, по-добре е да използвате функцията ДНЕС (ДНЕС):

Как Excel всъщност съхранява и обработва дати и часове

Ако изберете клетка с дата и зададете за нея Общ формат (щракнете с десния бутон върху клетката Формат на клетката - раздел Телефон за връзка: - общ), можете да видите интересна снимка:

Тоест, от гледна точка на Excel, 27.10.2012/15/42 41209,65417:XNUMX pm = XNUMX

Всъщност Excel съхранява и обработва всяка дата точно по този начин – като число с цяло число и дробна част. Цялата част от числото (41209) е броят на дните, изминали от 1 януари 1900 г. (взети за отправна точка) до текущата дата. И дробната част (0,65417), съответно делът на деня (1 ден = 1,0)

От всички тези факти следват два чисто практически извода:

• Първо, Excel не може да работи (без допълнителни настройки) с дати преди 1 януари 1900 г. Но ние ще преживеем това! 😉
• Второ, възможно е да се извършват всякакви математически операции с дати и часове в Excel. Именно защото всъщност са числа! Но това вече отваря много възможности за потребителя.

Брой дни между две дати

Счита се за просто изваждане – изваждаме началната дата от крайната и превеждаме резултата в общ (Общ) числов формат за показване на разликата в дните:

Брой работни дни между две дати

Тук ситуацията е малко по-сложна. Съботите, неделите и празниците не трябва да се вземат предвид. За такова изчисление е по-добре да използвате функцията ЧИСТИ РАБОТНИЦИ (МРЕЖИ ДНИ) от категория Дата и час. Като аргументи на тази функция трябва да посочите началната и крайната дата и клетките с датите през почивните дни (официални празници, болнични, ваканции, почивни дни и т.н.):

Забележка: Тази функция се появи в стандартния набор от функции на Excel от версията от 2007 г. В по-старите версии първо трябва да свържете добавката Пакетът за анализ. За да направите това, отидете в менюто Услуга – Добавки (Инструменти — Добавки) и поставете отметка в квадратчето до Пакет за анализ (Пакет с инструменти за анализ). След това в съветника за функции в категорията Дата и час функцията, от която се нуждаем, ще се появи ЧИСТИ РАБОТНИЦИ (МРЕЖИ ДНИ).

Броят на пълните години, месеци и дни между датите. Възраст в години. Опит.

За това как да го изчислите правилно, е по-добре да прочетете тук.

Преместване на датата с определен брой дни

Тъй като един ден в референтната система за дати на Excel се приема като единица (виж по-горе), за да се изчисли дата, която е на 20 дни разстояние от дадената, е достатъчно да добавите това число към датата.

Изместете датата с определен брой работни дни

Тази операция се извършва от функцията ДЕЛНИК (ДЕЛНИК). Тя ви позволява да изчислите дата, която е напред или назад спрямо началната дата с желания брой работни дни (като се вземат предвид събота и неделя и официални празници). Използването на тази функция е абсолютно същото като използването на функцията ЧИСТИ РАБОТНИЦИ (МРЕЖИ ДНИ) описано по-горе.

Изчисляване на деня от седмицата

Ти да не си роден в понеделник? Не? Сигурен? Може лесно да се провери с функцията ДЕН (ДЕЛНИК)от категория Дата и час.

Първият аргумент на тази функция е клетка с дата, вторият е типът на броенето на дните от седмицата (най-удобният е 2).  

Изчисляване на времеви интервали

Тъй като времето в Excel, както беше споменато по-горе, е същото число като датата, но само неговата дробна част, тогава с времето също са възможни всякакви математически операции, както с дата – събиране, изваждане и т.н.

Тук има само един нюанс. Ако при добавяне на няколко интервала от време сумата се оказа повече от 24 часа, тогава Excel ще я нулира и ще започне отново да сумира от нула. За да предотвратите това да се случи, трябва да приложите формата към крайната клетка 37:30:55:

• Как да изчислим възрастта (стажа) в цели години-месеци-дни
• Как да си направим падащ календар за бързо въвеждане на всяка дата във всяка клетка.
• Автоматично добавяне на текущата дата към клетка при въвеждане на данни.
• Как да изчислим датата на втората неделя на февруари 2007 г. и т.н.