Как мога да изтрия автоматично всички празни редове в Excel

Умението за работа с програмата Excel определено е полезно за представители на много професии. В тази статия ще разгледаме редица въпроси – по-специално, защо премахването на редове в Excel с помощта на схемата „избор на празни клетки -> изтриване на ред“ не е най-добрата идея. Ние също ще анализираме 3 бързи и надеждни метода за премахване на празни редове по този начин, така че да не уврежда по никакъв начин информацията в другите клетки. Всички решения се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013 и по-стари версии.

3 бързи и надеждни метода за премахване на празни редове 

Тъй като в момента разглеждате тази статия, логично е да предположим, че вие, както много други, трябва редовно да се справяте с Excel електронни таблици със значителен размер. Вероятно сте попадали в ситуации, в които празни редове, предотвратявайки правилното разпознаване на диапазона от данни на повечето от вградените инструменти. По този начин всеки път трябва да задавате границите ръчно - в противен случай ще получите грешен резултат и ще ви отнеме повече от час време, за да откриете и коригирате такива грешки. 

Може да има различни причини, поради които се появяват празни редове – например сте получили Excel файл от някой друг или файлът е бил експортиран от някаква база данни или случайно сте изтрили информация в нежелани редове. При всякакви обстоятелства, ако изисквате премахнете празните редове и в резултат на това, за да имате чиста и красива маса, трябва да изпълните поредица от прости стъпки. Нека да разгледаме няколко конкретни ситуации по следните теми:

• Защо не трябва да премахвате празни редове, като избирате празни клетки.
• Как да премахнете всички празни редове, когато има ключова колона.
• Как да премахнете всички празни редове, когато няма ключова колона.
• Как се използва инструментът за изтриване на празни редове и защо е най-удобният и най-важното най-бързият метод.

Не премахвайте празни редове, като избирате празни клетки  

В интернет често можете да намерите следните съвети:

• Изберете всички клетки, съдържащи информация, от 1-во до последно.
• Натиснете бутона F5 – В резултат на това диалоговият прозорец „Преходът".
• В прозореца, който се отваря, щракнете върху „Маркирайте".
• В прозореца "Избиране на група клетки» изберете опция «празни клетки", тогава "OK".
• Щракнете с десния бутон върху която и да е избрана клетка, след което изберете „Изтрий…".
• В прозореца, който се отваряИзтриване на клетки» щракнете върху опцията «низ". 

За жалост, това не е най-добрият метод – използвайте го само за малки таблици, където редовете се показват в рамките на екрана, или дори по-добре – изобщо не го използвай.

Това се дължи на факта, че ако в реда има само една празна клетка, съдържаща важна информация, целият ред се изтрива. 

Нека разгледаме един пример. Пред нас е маса с клиенти, само в нея 6 мандат. Ние искаме изтрийте трети и пети ред, тъй като са празни.

Използвайте горния метод и ще получите следното:

Линия 4 (Rojer) също липсва, защото в колоната „Източник на трафик“.  клетка D4 е празна.

Тъй като имате малка маса, ще можете да намерите липса на данни, но в големи таблици, които съдържат хиляди редове, можете да изтриете десетки необходими редове, без дори да го знаете. Ако имате късмет, ще забележите, че липсва след няколко часа, възстановете файла си от резервно копиеи след това го направете отново. Но какво ще стане, ако нямате късмет или нямате резервно копие? 

Нека да разгледаме 3 бързи и надеждни начина за премахване на празни редове от вашите електронни таблици в Excel. А ако искате да спестите време – отидете директно на 3-ти метод.

Елиминирайте всички празни редове, когато има ключова колона

- метод работи при условие че имате колона, която да ви помогне да разберете дали даден низ е празен или не (т.нар ключова колона). Например, това може да е номер на поръчка, или идентификатор на клиент, или нещо подобно.

трябва да тръгваме последователност от низове непроменени, следователно простото сортиране по тази колона и преместването на всички празни редове към края на таблицата няма да работи. Какво от това? трябва да се направи.

1. Изберете таблицата изцяло, от 1-ви до последния ред (за да направите това, можете едновременно да задържите Ctrl + Home, По-нататък – Ctrl+Shift+End).

2. комплект Автофилтър: отидете на раздела „Дата“ и кликнете върху бутона „филтър".

3. След това трябва да приложите филтър към колоната „Cust #“ („Customer No.“): щракнете върху падащата стрелка „Autofilter“ в името на колоната, премахнете отметката (изберете всички), превъртете надолу до края (всъщност списъкът е доста дълъг), след това поставете отметка в квадратчето „Празно“… Щракнете OK.

4. Комбинирайте всички филтрирани редове: за това можете да задържите натиснат едновременно Ctrl + Home, след това бутона със стрелка надолу, за да се върнете отново на първия ред, след което задръжте Ctrl+Shift+End.

5. Щракнете с десния бутон върху която и да е избрана клетка и щракнете върху „Изтриване на ред» или просто натиснете Ctrl + – (знак минус).

6. Кликнете върху бутона OK при отговор на въпросаИзтриване на целия термин на писмото?»

7. След това трябва да изчистите приложения филтър: за да направите това, отидете на „Дата“ и кликнете върху бутона „чист".

8. Добрата! Всички празни редове са изчезнали, а третият ред (Rojer) все още е там (за сравнение можете да се обърнете към предишната версия).

Елиминирайте всички празни редове, когато няма ключова колона    

Използвайте това начинако имате таблица в работата си с голям брой празни клетки, поставени в различни колони, и искате да изтриете точно онези редове, които абсолютно празен.

ключова колона, който може да се използва, за да разберете дали низът е празен или не, липсва в нашия пример. Какво да правя? Ние самите създайте допълнителна колона:

1. Създаване на колона „Празни места“ („Празни клетки“) в самия край на вашата таблица, след това напишете в 1-вата клетка на тази колона формулата: = ПРАЗНО БРОЯНЕ (A2: C2).

Това формула брои празни клетки в предписаните обхват, където A2 е първата клетка, C1 е последната клетка.

2. Копирайте формулата за всички клетки в колоната.

3. Сега имаме ключова колона. След това използвайте филтриране в колоната „Празни места“ (подробни инструкции по-горе), за да се покажат редовете с максималната стойност (3). „3“ означава следното: всички клетки в реда са празни.

4. След това изберете всички филтрирани редове и премахнете напълно празенкато използвате описаните по-горе инструкции.

Така празният ред (ред 5) отстранява, и редовете с необходимата информация остават на мястото си.

5. След това изтрийте допълнителна колона. Повече няма да е необходимо. Или можете да поставите друг филтриране и показване на редове, където има една или повече празни клетки.

За да направите това, премахнете отметката от0“, след което щракнете върху „OK".

Използването на инструмента за премахване на празни редове е най-удобният и бърз метод  

Най-бързият и безупречен метод за премахване на празни редове е инструментПремахнете празните редове”, включен в комплекта Ultimate Suite за Excel.

Сред другите полезни функции съдържа няколко комунални услуги, които позволяват едно кликване за преместване на колони чрез плъзгане; изтрийте всички празни клетки, редове и колони, както и филтрирайте по избраната стойност, изчислете проценти, приложете всяка основна математическа операция към диапазон, копирайте адресите на клетки в клипборда и много повече.

Как да премахнете празни редове в 4 лесни стъпки

Използвайки Ultimate Suite, допълнително инсталиран в програмата Excel, това е, което ви трябва do:

1. Кликнете върху който и да е клетка на масата.
2. Щракнете върху раздела Инструменти Ablebits > Трансформираща група.
3. Натискане Премахнете празните редове > Празни редове.

4. преса OKза да потвърдите, че наистина искате премахване на празни редове.

Това е всичко! Само няколко кликвания и ще получите чиста маса, всички празни редове са изчезнали и редът на редовете не е нарушен!