Съдържание
Работата с час и дата е важен аспект от използването на Microsoft Excel. Днес ще научите как можете да въведете дата по различни начини, как да определите днешната дата с помощта на времеви печат или да използвате динамично променящи се стойности. Ще разберете и какви действия можете да използвате, за да попълните колона или ред с дните от седмицата.
Има няколко опции за добавяне на дати към Excel. В зависимост от това какви цели преследвате действията са различни. И задачите могат да бъдат всякакви: посочете днешната дата или добавете дата към листа, който ще се актуализира автоматично и винаги ще показва какво е в момента на часовника и календара. Или искате електронната таблица да се попълва автоматично с работни дни, или искате да въведете произволна дата. Независимо какви цели преследвате, днес ще научите как да ги постигнете.
Как да въведете дата в Excel
Потребителят може да въведе датата в електронната таблица, като използва различни методи и формати. Например можете да го напишете като 1 януари 2020 г. или можете да го напишете като 1.01.2020 януари XNUMX г., XNUMX. Независимо от формата, в който да посочите датата, програмата автоматично ще определи, че потребителят иска да я запише. Много често самата програма форматира стойността въз основа на формата, зададен в Windows, но в някои случаи форматирането е възможно във формата, зададена от потребителя.
Във всеки случай, ако форматът на датата на потребителя не го удовлетворява, той може да го промени в настройките на клетката. Как да разбера, че стойността, която потребителят е посочил, Excel е дефинирал като дата? Това се показва от подравняването на стойността вдясно, а не вляво.
Ако Excel не успя да определи въведените данни и да зададе правилния формат и видите, че те не са разположени в десния край на клетката, тогава можете да опитате да въведете датата във всеки друг формат, който е близък до стандартния . За да видите кои от тях са налични в момента, можете да отидете в менюто „Формат на клетка“, което се намира в секцията „Номер“, която се намира в раздела „Начало“.
Ако има нужда от това, потребителят може лесно да промени изгледа на представянето на клетката, която се записва като тази, която съдържа датата. За да направите това, можете да използвате същия прозорец за форматиране на клетки, който беше описан по-горе.
Може да се извика и чрез клавишната комбинация Ctrl + 1.
Понякога потребителят се сблъсква със ситуация, при която клетка се показва под формата на голям брой решетки, които се съдържат в нея. Като правило това показва, че програмата иска от потребителя да увеличи размера на клетката. Решаването на този проблем е много просто. Достатъчно е да щракнете двукратно върху дясната граница на колоната, в която се показва тази грешка. След това ширината на клетките в тази колона ще се определя автоматично въз основа на най-голямата дължина на текстовия низ, съдържащ се в нея.
Като алтернатива можете да зададете правилната ширина, като плъзнете дясната граница, докато ширината на клетката стане правилна.
Въвеждане на текущата дата и час
Има две опции за вмъкване на текущия час и дата в Excel: статична и динамична. Първият служи като клеймо за време. Втората опция ви позволява винаги да поддържате текущата дата и час в клетката.
Какво може да се направи, за да се гарантира, че клеймото за време е винаги актуално? За да направите това, използвайте същите формули като по-долу. Те винаги ще показват текущата дата и час.
Ако трябва да зададете статично време, тогава можете да използвате специални инструменти на Excel, които се извикват с помощта на горещи клавиши:
- Ctrl + ; или Ctrl + Shift + 4 – тези горещи клавиши автоматично вмъкват в клетката датата, която е актуална в момента, в който лицето кликне върху тези бутони.
- Ctrl + Shift + ; или Ctrl+Shift+6 – с тяхна помощ можете да записвате текущия час.
- Ако трябва да въведете както часа, така и датата, които са подходящи в момента, първо трябва да натиснете първата клавишна комбинация, след това да натиснете интервала и да извикате втората комбинация.
Какви конкретни ключове да използвам? Всичко зависи от оформлението, което е активирано в момента. Ако английското оформление сега е включено, тогава се използва първата комбинация, но ако оформлението е второто (т.е. това, което следва непосредствено след думата „или“).
Трябва да се отбележи, че използването на тези клавишни комбинации не винаги е идеално. В някои случаи работи само една от гореописаните комбинации, независимо кой език е избран. Следователно най-добрият начин да разберете кой да използвате е да тествате.
Като правило моделът е следният: всичко зависи от това кой език е бил инсталиран по време на отварянето на файла. Ако е английски, дори ако промените оформлението на , ситуацията няма да се промени изобщо. Ако езикът е инсталиран, тогава дори и да го промените на английски, тогава трябва да използвате формулата, която е подходяща за езика.
Как да зададете автоматично постоянно клеймо за време (с формули)
За да може клетката винаги да показва времето, има специални формули. Но конкретната формула зависи от това какви задачи преследва потребителят. Така че, ако обичайното показване на времето в таблицата е достатъчно, тогава трябва да използвате функцията TDATA(), който не съдържа никакви аргументи. След като го вмъкнем в клетката, променяме формата му на „Време“ по начина, описан по-горе.
Ако по-късно, въз основа на тези данни, ще направите нещо друго и ще използвате получения резултат във формули, тогава е по-добре да използвате две функции наведнъж: =ДАТА()-ДНЕС()
В резултат на това броят на дните ще бъде нула. Следователно само времето ще остане като резултат, върнат от тази формула. Но тук също трябва да използвате формат на времето, така че всичко да работи като часовник. Когато използвате формули, трябва да обърнете внимание на следните нюанси:
- Данните не се актуализират през цялото време. За да се сменят датата и часът към текущата, трябва да затворите прозореца, като предварително сте го запазили, и след това да го отворите отново. Освен това актуализацията се извършва, ако активирате макрос, който е конфигуриран за тази функция.
- Тази функция използва системния часовник като източник на данни. Следователно, ако са конфигурирани неправилно, формулата също няма да работи добре. Затова е препоръчително да зададете автоматично разпознаване на датата и часа от интернет.
Сега нека си представим такава ситуация. Имаме таблица със списък на стоките, разположени в колона А. Веднага след изпращането им, клиентът трябва да въведе стойността „Да“ в специална клетка. Задача: автоматично фиксирайте времето, когато човек е написал думата „Да“ и в същото време го предпазете от промяна.
Какви действия могат да бъдат предприети за постигане на тази цел? Например, можете да опитате да използвате функцията АКО, който също ще съдържа същата функция, но с данни в зависимост от стойността на друга клетка. Много по-лесно е да демонстрирате това с пример. Формулата ще изглежда така: =АКО(B2=”Да”, АКО(C2=””;ДАТА(); C2); “”)
Нека дешифрираме тази формула.
- B е колоната, в която трябва да запишем потвърждението за доставка.
- C2 е клетката, в която ще се покаже времевият печат, след като напишем думата „Да“ в клетка B2.
Горната формула работи по следния начин. Той проверява дали думата „Да“ е в клетка B2. Ако е така, тогава се извършва втора проверка, която проверява дали клетка C2 е празна. Ако е така, тогава се връщат текущите дата и час. Ако нито едно от горните не функционира IF съдържат други параметри, тогава нищо не се променя.
Ако искате критерият да бъде „ако се съдържа поне някаква стойност“, тогава трябва да използвате оператора „не е равно“ <> в условието. В този случай формулата ще изглежда така: =АКО(B2<>“”; АКО(C2=””;ДАТА(); C2); “”)
Тази формула работи по следния начин: първо проверява дали има поне малко съдържание в клетката. Ако да, започва втората проверка. Освен това последователността от действия остава същата.
За пълното функциониране на тази формула трябва да разрешите интерактивни изчисления в раздела „Файл“ и в раздела „Опции – Формули“. В този случай е нежелателно да се уверите, че клетката е препратена към нея. Производителността ще бъде по-лоша от това, но функционалността няма да се подобри.
Как автоматично да попълвате дати в Excel
Ако трябва да попълните по-голямата част от таблицата с дати, тогава можете да използвате специална функция, наречена автоматично довършване. Нека да разгледаме някои специални случаи на неговото използване.
Да предположим, че трябва да попълним списък с дати, всяка от които е с един ден по-стара от предишната. В този случай трябва да използвате автоматично довършване, както бихте направили с всяка друга стойност. Първо трябва да посочите началната дата в клетката и след това да използвате маркера за автоматично попълване, за да преместите формулата надолу или надясно, в зависимост от последователността, в която се намира информацията в таблицата конкретно във вашия случай. Маркерът за автоматично попълване е малък квадрат, който се намира в долния десен ъгъл на клетката, като го плъзнете, можете автоматично да попълните огромно количество информация. Програмата автоматично определя как да попълните правилно и в повечето случаи се оказва правилно. В тази екранна снимка сме попълнили дните в колона. Получихме следния резултат. 
Но възможностите за автоматично довършване не свършват дотук. Можете да го изпълнявате дори по отношение на дни от седмицата, месеци или години. Има цели два начина как да го направите.
- Използвайте стандартния маркер за автоматично довършване, както е описано по-горе. След като програмата автоматично завърши всичко, трябва да кликнете върху иконата с опции за автоматично довършване и да изберете подходящия метод.
- Плъзнете маркера за автоматично попълване с десния бутон на мишката и когато го пуснете, автоматично ще се появи меню с настройки. Изберете желания от вас начин и се наслаждавайте.
Възможно е също така да се извършва автоматично вмъкване на всеки N дни. За да направите това, трябва да добавите стойност към клетката, да щракнете с десния бутон върху манипулатора за автоматично довършване, да го задържите и да го плъзнете до мястото, където искате да завърши числовата последователност. След това изберете опцията за запълване „Прогресия“ и изберете стойността на стъпката.
Долният колонтитул е област от документа, която е, така да се каже, универсална за цялата книга. Там могат да се въвеждат различни данни: име на лицето, съставило документа, денят, в който е направено. Включително сложете текущата дата. Следвайте инструкциите по-долу:
- Отворете менюто „Вмъкване“, от което извикайте менюто за настройки на горния и долния колонтитул.
- Добавете нужните заглавни елементи. Може да бъде или обикновен текст, или дата, час.
Важна забележка: датата ще бъде статична. Тоест няма автоматизиран начин за постоянно актуализиране на информацията в горните и долните колонтитули. Просто трябва да напишете от клавиатурата данните, които са от значение в този момент.
Тъй като горните и долните колонтитули са предназначени да показват служебна информация, която не е пряко свързана със съдържанието на документа, няма смисъл да се вмъкват формули и т.н. Ако трябва да използвате формули, винаги можете да напишете желаните стойности в първия ред (и да добавите празен ред на това място, ако някои данни вече са съхранени там) и да ги коригирате чрез „Изглед“ или „Прозорец ”, в зависимост от версията на офис пакета, който използвате (първата опция е за тези издания, които са пуснати след 2007 г., а втората е за тези, които са били преди това време).
По този начин измислихме различни начини за автоматично вмъкване на дата и час в Excel. Виждаме, че в това няма нищо сложно и дори дете може да го разбере.