Как да оправдаем колони в Excel

Excel е универсална програма, предназначена за автоматизиране на обработката на сложна информация и създаване на професионални бази данни. Обхватът на неговото приложение е невероятно широк, като се започне със създаването на таблици за по-нататъшен печат и завърши със събирането на маркетингова информация, статистическа обработка на данни. Особено интересно приложение на тази програма е писането на пълноценни приложения, които работят с данните, въведени от потребителя. Те се наричат ​​макроси.

Отнема обаче време, за да овладеете всичко. А за да станеш професионалист, трябва да започнеш от някъде. По-конкретно, как да направите данните от електронните таблици по-лесни за четене от някой, който не ги е създал. За целта се използват форматиращи елементи, като цвят на клетката, цвят на текста, граници и ширина на колона.

Много потребители на Excel вече са научили как да създават електронни таблици в тази програма, да автоматизират обработката на прости данни и да правят много други основни неща. Но без форматиране работата с електронна таблица ще бъде непълна. А самият лист ще създаде впечатление за недовършен. Следователно трябва да можете да го форматирате.

Какво е форматиране в Excel

Форматирането е не само настройка на външния вид, но и редактиране на данните, съдържащи се в документа. Този инструмент може да изисква много креативност, тъй като можете да подчертаете основните точки, докато работите с електронната таблица, да направите таблицата лесна за четене и приятна за окото по различни начини.

Основният критерий за добра таблица е необходимата информация в нея да се чете автоматично, без дълго търсене на необходимия текст. Когато потребителят чете качествен Excel файл, той не трябва да минава през всяка клетка, за да получи информацията, от която се нуждае. Ако това се случи, тогава форматирането се извършва на съвестта. Тук възниква въпросът какво трябва да се направи, за да се форматира електронна таблица в Excel? За да направите това, има набор от инструменти, които могат да бъдат намерени в разделите Дизайн и Оформление.

Защо да оправдавате колони в Excel

Първо, както е написано по-горе, така че таблицата да изглежда красива и необходимата информация да се чете веднага. Второ, за да побере целия текст в клетката без допълнителни промени. Например, ако линията е твърде широка, тя просто изпълзява извън клетката или част просто става невидима. И двата проблема могат да бъдат решени чрез подравняване на колоните.

Как да оправдаем колони в Excel

Има няколко начина, по които потребителят може да промени ширината на колона. Първият е да преместите курсора по такъв начин, че да увеличите или намалите съответната колона. Второто е използването на специални символи на координатния панел, които се наричат ​​маркери. И накрая, можете да използвате менюто Размер на клетката, което се намира в раздела „Оформление“. Нека разгледаме всеки от тези методи по-подробно. Подходите за подравняване на колони по ширина също се различават.

Промяна на ширината на една колона

Типично приложение на този принцип е необходимостта колоната на заглавката да стане по-голяма. Той се комбинира особено добре с други инструменти за форматиране. Например, ако направите заглавната колона голяма и я направите червена със специален шрифт, човекът, който отваря електронната таблица, започва интуитивно да разбира къде да търси първо. И така, методът „Плъзгане с мишката“ е типичен пример за този принцип. Но всъщност това е различна класификация, така че има много повече начини.

Пример за друга опция е използването на контекстното меню. Как мога да променя ширината на конкретна колона по този начин?

1. Изберете колоната, която трябва да увеличим или намалим на координатната линия и щракнете с десния бутон върху нея.
2. В менюто, което се показва, щракнете върху третия елемент отдолу „Ширина на колоната …“. Три точки в края на параграфа сигнализират, че трябва да отворим допълнителна настройка. Всъщност това се случва. След като щракнете върху този елемент от менюто, се появява диалогов прозорец, в който трябва да посочите ширината на колоната в определени точки.

Както можете да видите, няколко инструмента отговарят на този принцип наведнъж.

Промяна на ширината на множество колони

Вторият принцип за обосноваване на колони по ширина е промяна на ширината на няколко колони наведнъж. Това, разбира се, може да стане чрез редактиране на размера на колоните, но този метод не е много удобен и отнема много време. Но е много лесно да го направите. По-късно ще говорим подробно какво е необходимо за това.

Промяна на ширината на всички колони

Ако промените ширината на абсолютно всички колони по стандартния начин, тогава може да отнеме много време, за да направите това. Можете, разбира се, да промените ширината им по същия начин, както при няколко, но тук също трябва да отделите допълнително време. Excel има отделен метод, който ви позволява да увеличавате или намалявате ширината на всички колони на листа.

За да направите това, първо трябва да изберете всички и след това да промените ширината. За да направите това, можете да използвате специалната икона на правоъгълник, която се намира в пресечната точка на координатната ос на реда и координатната ос на колоната. След това трябва да редактирате ширината на който и да е от тях. След това ширината ще се промени автоматично.

Вторият начин да изберете абсолютно всички колони и редове е да натиснете клавишната комбинация Ctrl + A. Всеки потребител може сам да реши какво е най-добро за него: използвайте горещи клавиши или мишка.

Променете ширината на колоната според съдържанието

Има ситуации, когато не е възможно напълно да се побере текстът в клетка. В резултат на това тя припокрива други клетки. Ако имат собствен текст или значения, тогава част от текста е скрита от погледа. Най-малкото е неудобно. За да разрешите проблема, трябва да направите ширината на колоната такава, че да пасва на целия текст.

Разбира се, това може да стане по описаните по-горе методи. Но е много дълъг. Има много по-бърз начин да направите това. За да направите това, трябва да преместите курсора на мишката върху същата граница, която искате да плъзнете, но вместо да я преместите, трябва да щракнете двукратно върху нея с левия бутон на мишката. След това дължината на колоната автоматично ще бъде подравнена спрямо максималната дължина на низа, който е включен в нея.

Метод 1: Плъзнете показалеца на мишката

Ако искате да използвате първия метод, тогава няма нищо сложно в това. Достатъчно е да следвате стъпките, описани в тази инструкция, и резултатът няма да закъснее:

1. Поставете курсора върху линията на колоната, така че да се превърне в стрелка, всеки край на която сочи в различна посока. Курсорът ще придобие такъв вид, ако се задържи върху разделителя, който разделя една колона от друга.
2. След това щракнете върху левия бутон на мишката и го задръжте. Плъзнете курсора до мястото, където трябва да бъде поставена тази граница. Виждаме, че общата ширина на таблицата не се променя в този случай. Тоест, разширявайки една колона, автоматично стесняваме останалите.

На тази екранна снимка можем ясно да видим къде да поставим курсора на мишката, за да променим ширината на колоната в Excel. Този принцип е един и същ, независимо от версията на използвания офис пакет.

Можете също така да задържите клавиша Shift, докато плъзгате ред на колона на различна позиция. В този случай ширината на таблицата автоматично ще се промени според новата дължина на колоната. Този метод дава възможност да се запазят съществуващите размери на други колони.

Например, ако разширите колона наляво, докато държите натиснат клавиша Shift, тогава лявата колона, която е непосредствено до нашата, няма да се свие. Същото важи и за дясната колона, само че в този случай размерът на дясната колона няма да бъде променен. Ако пуснете този клавиш на клавиатурата, тогава при редактиране на размера съседната колона автоматично ще се стесни.

Когато ширината на колоната се промени, ще се покаже специална подсказка, за да ви каже текущата дължина. Това позволява по-прецизен контрол. 

Метод 2. Плъзгане на маркери върху координатната линийка

Редактирането на размера на таблицата с помощта на специални маркери на линийката не е по-сложно от предишния метод. За да направите това, следвайте тези инструкции:

1. Изберете клетката или диапазона, в който трябва да направим промени.
2. За да редактирате ширината на таблицата или да преместите лицата на колоните, трябва да преместите съответните маркери на хоризонталния панел.

Между другото, този метод може да се използва и за редактиране на височините на линиите. Трябва само да преместите маркерите, които са на вертикалната линийка.

Метод 3: Използвайте менюто Размер на клетката в раздела Оформление

Най-често настройката на ширината на колоната е достатъчна на око. Няма нужда да бъдете много конкретни по този въпрос. Ако изглежда, че колоните са с еднакъв размер, най-вероятно е така. Но в някои случаи трябва да зададете точните размери на колоните. В такъв случай трябва да се предприемат следните стъпки:

1. Щракнете с левия бутон на мишката върху колоната, чиито размери ще бъдат редактирани. Excel също така предоставя възможност за задаване на желаната ширина на колона за няколко обекта наведнъж. Можете да изберете няколко колони наведнъж по същия начин, както избирате диапазон от стойности, само операциите се извършват в горния панел с координати. Можете също така да персонализирате по-гъвкаво колони, които трябва да бъдат точно оразмерени, като използвате клавишите Ctrl и Shift. Първият дава възможност да се маркират конкретни колони, дори и тези, които не са съседни. Използвайки клавиша Shift, потребителят може бързо да избере желания брой колони, които са съседни. За да направите това, натиснете този бутон, щракнете с мишката върху първата колона и след това, без да пускате клавиатурата, натиснете втората последна колона. Редът на избор може да се промени в обратна посока.
2. След това намираме групата „Размер на клетката“, която се намира в раздела „Оформление“. Има две полета за въвеждане – ширина и височина. Там трябва да посочите числа, които съответстват на ширината на колоната, която искате да видите. За да потвърдите промените, трябва да щракнете някъде в таблицата или просто да натиснете клавиша enter на клавиатурата. Възможно е и по-фино регулиране на ширината. За да направите това, използвайте стрелките. Всеки път, когато щракнете върху тях, стойността ще се увеличава или намалява с един милиметър. По този начин, ако първоначалната стойност изисква малки корекции, достатъчно е просто да я коригирате малко на клавиатурата, без да се налага да я пренаписвате напълно.

Заключение

По този начин има огромен брой методи за редактиране на ширината на колона или клетка. Подобен принцип може да се приложи за промяна на височината на реда. Разгледахме няколко начина наведнъж, но има много повече, както вече разбрахме. По същия начин можете да разделите методите не по използваните инструменти, а по принципите, по които се променя ширината на колоната. И както вече разбрахме, има такива:

1. Промяна на ширината на конкретна колона.
2. Промяна на ширината на множество колони.
3. Промяна на ширината на абсолютно всички колони на листа.
4. Редактиране на ширината на колона въз основа на текста, който съдържа.

В зависимост от съществуващата ситуация, използваният метод ще се различава. Всички знаем, че освен самия Excel, има още няколко подобни програми, като Google Sheets, Libre Office, WPS Office и други. Всички те имат приблизително една и съща стандартна функционалност, така че всички принципи и методи, обсъдени в тази статия, могат да бъдат приложени в други подобни програми. Но за всеки случай е по-добре да проверите дали дадена функция работи там, защото са възможни някои разлики, особено ако тези приложения работят на различни операционни системи.