Съдържание
Тези, които са работили в текстовия редактор на MS Word, са виждали как се появява червено подчертаване, когато думите са изписани неправилно или е направена печатна грешка. За съжаление в приложението MS Excel такава функционалност силно липсва. Ясно е, че всички видове съкращения, съкращения и други изписвания на думи в модифицирана форма могат да подведат програмата и тя автоматично ще даде неправилни резултати. Въпреки това, такава функция е налице и можете да я използвате.
Задайте езика по подразбиране на
Автоматичната корекция на правописни грешки и неправилно изписани думи е активирана по подразбиране, но програмата има проблеми от различен ред. При проверка на документи в автоматичен режим в 9 от 10 случая програмата реагира на неправилно написани английски термини. Защо това се случва и как да го поправим, нека се опитаме да го разберем по-нататък:
- В горната част на панела щракнете върху бутона „Файл“ и следвайте връзката „Опции“.
- Изберете „Език“ от списъка вляво.
- Следващият прозорец с езикови настройки има две настройки. В първия „Избор на езици за редактиране“ можете да видите, че е зададено по подразбиране.
Ако по някаква причина предпочитате английски (САЩ) за работа с документи, тогава трябва да направите замяна, като активирате реда с езиковите предпочитания и щракнете върху бутона „По подразбиране“, който светва.
- След това слизаме до елемента „Избор на езици за интерфейса и помощ“. Тук по подразбиране, както можете да видите, интерфейсът е настроен на езика на Microsoft Windows и за справка езикът на интерфейса.
- Необходимо е да се направи замяна на . Можете да го направите по един от следните начини: щракнете върху реда „“ и щракнете върху бутона „По подразбиране“ по-долу или щракнете върху активния бутон със стрелка надолу.
- Остава само да се съгласите, като кликнете върху „OK“. Ще се появи прозорец с препоръка за рестартиране на програмата, за да влязат в сила промените. Съгласяваме се и рестартираме в ръчен режим.
След рестартиране програмата трябва автоматично да направи основния език.
Какво ви е необходимо, за да активирате правописа в Excel
Тази настройка не е завършена и трябва да изпълните още няколко стъпки:
- В новостартираното приложение отидете отново на „Файл“ и отворете „Опции“.
- След това се интересуваме от инструмента за правопис. Активирайте отварянето на прозореца, като щракнете върху LMB линията.
- Намираме реда „Опции за автоматично коригиране ...“ и щракнете върху него LMB.
- Отиваме до прозореца, който се отваря, където трябва да активирате колоната „Автокоригиране“ (като правило тя се активира, когато прозорецът се отвори).
- В заглавието „Показване на бутони за опции за автоматично коригиране“ намираме включената функционалност. Тук, за удобство при работа с таблици, се препоръчва да деактивирате няколко функции, например „Направете първите букви на изреченията с главни букви“ и „Напишете имена на дни с главна буква“.
Обяснение от специалист! Тъй като езикът не предвижда писане на дните от седмицата с главна буква, можете да премахнете отметката от този ред. Също така си струва да се отбележи, че главната буква на първите букви на изречението няма смисъл, тъй като работата с таблици включва постоянни съкращения. Ако оставите отметка на този елемент, след всяка точка в съкратената дума, програмата ще реагира и ще коригира неправилно изписаната дума.
Слизаме по-долу и виждаме, че в този интерфейсен прозорец има и списък с думи за автоматично коригиране. От лявата страна са предложени варианти на неправилно изписани думи, а от дясната - опции за коригирането им. Разбира се, този списък не може да се нарече пълен, но все пак основните думи с правописни грешки присъстват в този списък.
Най-отгоре има полета за въвеждане на думи за търсене. Например, нека напишем „машина“. Програмата автоматично ще предложи дума за автокорекция в лявото поле. В нашия случай това е „машината“. Също така е възможно думата да не присъства в предложения речник. След това ще трябва ръчно да въведете правилния правопис и да кликнете върху бутона „Добавяне“ по-долу. Това завършва настройките и можете да продължите към стартиране на автоматична проверка на правописа в Excel.
Стартирайте автоматичната проверка на правописа
След съставянето на таблицата и записването на цялата необходима информация става необходимо да се провери правописа на текста. За да направите това, трябва да изпълните следния списък от действия:
- Ако трябва да проверите само част от текста, изберете този, който трябва да бъде отметнат. В противен случай няма нужда да подчертавате текста.
- В горната част на програмата намерете инструмента за преглед.
- След това в елемента „Правопис“ намерете бутона „Правопис“ и щракнете върху него с LMB.
- Ще се отвори прозорец, където ще бъдете помолени да продължите проверката на правописа от началото на листа. Щракнете върху бутона „Да“.
- След като инструментът открие неправилно изписана дума, ще се появи диалогов прозорец с думата, която програмата смята, че е неправилно изписана.
- В секцията „Опции“ изберете правилната дума и щракнете върху „Замяна“, ако има само една такава дума в текста, или върху „Замяна на всички“, ако има вероятност избраната дума да се среща няколко пъти.
Бележка от експерт! Обърнете внимание и на други елементи, разположени вдясно. Ако сте сигурни, че думата е изписана правилно, тогава трябва да изберете „Пропускане“ или „Пропускане на всички“. Освен това, ако сте сигурни, че думата е изписана неправилно, можете да стартирате „Автоматична корекция“. В този случай програмата автоматично ще промени всички думи сама. Има още един елемент „Добавяне към речника“. Необходимо е за самостоятелно добавяне на думи, които често може да грешите.
Заключение
Колкото и експерт да сте, никога не можете да сте напълно сигурни в правилността на написания текст. Човешкият фактор включва допускането на различни видове грешки. Специално за този случай MS Excel предлага инструмент за проверка на правописа, стартирайки който можете да коригирате грешно написани думи.