Съдържание
Excel е универсална програма и съдържа стотици различни функции, които улесняват работата с документ, ускоряват обработката на информация и дори работят върху дизайна на страница с данни. Вярно е, че поради изобилието от различни функции много потребители са изправени пред проблема с ориентирането в документ и понякога различни ситуации могат просто да доведат до ступор. Този материал ще анализира ситуацията, когато при отваряне на документ се виждат няколко страници наведнъж или се намесва фоновият запис „Страница 1“.
Какви са характеристиките на формата на конкретен документ?
Преди да се справите с проблема, трябва внимателно да го проучите. Не е тайна, че файловете с разширение Excel могат да се записват в различни формати. Например стандартът е “Редовен формат”, който предлага пълна таблица с информация и възможност за свободно редактиране.
Следва „Оформление на страницата“, точно това е форматът, който ще бъде обсъден. Често се запазва от потребителя, който е редактирал съдържанието и е коригирал външния вид на таблицата за по-късно отпечатване. По принцип няма за какво да се притеснявате, тъй като такъв формат за запазване е резултат от опит за персонализиране на документа, както е необходимо за визуално възприятие.
Има и „Режим на страница“, който е предназначен единствено за изучаване на информация под формата на „целева“ пълнота. Тоест в този режим ненужните детайли и празните клетки изчезват в таблицата, остава само напълно запълнената област.
Всички тези режими са създадени изключително за потребителя, който иска да контролира всичко и да използва напълно наличната функционалност. Ако често трябва да работите с таблици, тогава поне всеки от тези формати ще се използва активно не само за внимателно проучване на цялата информация, но и за подготовка на таблици за последващ печат.
Първият начин за промяна на формата на документа
Сега нека да разгледаме първия начин за промяна на формата на документа, който е възможно най-прост и ясен. Това ще ви позволи да промените формата на таблицата за няколко секунди, за да не се разсейвате от други действия и веднага да започнете да работите с данни. За да направите това, ще трябва да направите следното:
- Стартирайте Excel и отворете файл с необичаен формат на таблица.
- След като отворите документа, обърнете внимание на долната дясна част на панела, където обикновено се намира контролата за размер на четимия шрифт. Сега, в допълнение към самата функция за промяна на мащаба, има още три икони: таблица, страница и универсално маркиране.
- Ако попаднете на файлов формат, който има няколко страници или фонов запис „Страница 1“, тогава форматът „Оформление на страница“ е активиран и е представен като втората икона отляво.
- Щракнете с левия бутон върху първата икона „Редовен формат“ и ще видите, че външният вид на таблицата се е променил.
- Можете да редактирате наличната информация или напълно да промените таблицата.
По този начин можете бързо да промените формата на документа и да получите вида, с който повечето потребители са свикнали. Това е най-простият и бърз начин, който е наличен в новите версии на Excel.
Вторият начин за промяна на формата на документа
Сега помислете за втория начин за промяна на формата на документа, който ще ви позволи да получите желания вид данни за по-късна употреба или редактиране. Ще трябва да направите следното:
- Стартирайте програмата Excel.
- Отворете документ с грешен формат.
- Отидете до горната функционална лента.
- Изберете раздела Изглед.
- Необходимо е да изберете формата на документа.
Този метод отнема малко повече време, но е универсален и ефективен, в крайна сметка, независимо от версията на програмата, можете да отидете до нея и да активирате желания формат на документа.
Заключения
Препоръчваме да използвате някой от наличните методи, тъй като всеки от тях е ефективен и достъпен. Благодарение на тези действия можете бързо да промените формата на документа за по-нататъшно използване на информацията. Използвайте съвети и подобрете уменията си като напреднал потребител на Excel.