Как да зададете и коригирате областта за печат в Excel

Често, след като приключите работата с таблица в Excel, трябва да отпечатате готовия резултат. Когато имате нужда от целия документ, е лесно да изпратите всички данни на принтера. Понякога обаче има ситуации, когато е необходимо да изберете само определени части за печат от целия файл. В този случай трябва да използвате вградените функции на програмата, да зададете временни или постоянни настройки за отпечатване на документи.

Начини за персонализиране на областта за печат в Excel

Има два начина за създаване и персонализиране на областта за печат на електронни таблици на Excel:

1. Настройка на една програма преди изпращане на документ за печат. В този случай въведените параметри ще се върнат към първоначалните веднага след отпечатването на файла. Ще трябва да повторите процедурата преди следващия печат.
2. Фиксиране на постоянна зона за печат, така че да не се налага да коригирате отново в бъдеще. Ако обаче искате да отпечатате различни таблици с различни области, ще трябва да преконфигурирате програмата.

Всеки от методите ще бъде разгледан по-подробно по-долу.

Редовна настройка на печатните площи

Този метод ще бъде подходящ, ако таблиците, с които работите, постоянно трябва да променят зоните за печат.

Обърнете внимание! Не трябва да забравяме, че ако в бъдеще трябва да отпечатате отново първоначалния документ, всички настройки ще трябва да бъдат въведени отново.

Процедура:

1. Изберете всички клетки, чиято информация искате да отпечатате. Това може да стане с клавишите на клавиатурата (бутони за навигация) или чрез задържане на LMB и постепенно преместване на мишката надолу до желаното място.

2. Когато е маркиран необходимият диапазон от клетки, трябва да отидете в раздела „Файл“.
3. В менюто, което се отваря, изберете функцията „Печат“.
4. След това трябва да зададете опциите за печат за избрания диапазон от клетки. Има три опции: отпечатване на цялата работна книга, отпечатване само на активни листове или отпечатване на селекция. Трябва да изберете последната опция.
5. След това ще се покаже зоната за визуализация на отпечатаната версия на документа.

Ако показаната информация съответства на тази, която трябва да бъде отпечатана, остава да щракнете върху бутона „Печат“ и да изчакате готовата разпечатка през принтера. Когато отпечатването приключи, настройките ще се върнат към настройките по подразбиране.

Фиксиране на единни параметри за всички документи

Когато трябва да отпечатате една и съща област на таблицата (много копия на различни интервали от време или промяна на информацията в избрани клетки), по-добре е да зададете фиксирани настройки за печат, за да не променяте настройките многократно. Процедура:

1. Изберете необходимия диапазон от клетки от общата таблица (като използвате някой от удобните методи).
2. Отидете в раздела „Оформление на страницата“ в главната лента с инструменти.
3. Кликнете върху опцията „Област за печат“.
4. Ще има две опции за по-нататъшни действия – „Попитай“ и „Премахни“. Трябва да изберете първия.

5. Програмата автоматично ще коригира избраната област. Той ще се показва всеки път, когато потребителят навигира до секцията за печат.

За да проверите коректността на данните, можете да извършите предварителен преглед чрез настройките за печат. Можете да запазите зададените параметри, като щракнете върху иконата на флопи диск в горния ляв ъгъл или през менюто "Файл".

Задаване на множество области за печат

Понякога трябва да отпечатате няколко изрезки от една и съща електронна таблица в Excel. За да направите това, трябва леко да промените реда на действията, като добавите една междинна стъпка:

1. Изберете първата област за печат с бутоните на мишката или навигационните клавиши на клавиатурата. В този случай е важно да задържите бутона „CTRL“.
2. Без да пускате бутона „CTRL“, изберете останалите области, които искате да отпечатате.
3. Отидете в раздела „Оформление на страницата“.
4. От групата Page Setup изберете инструмента Print Area.
5. Остава да добавите предварително отбелязаните диапазони, както е описано по-горе.

Важно! Преди да започнете да печатате няколко области на таблицата, трябва да имате предвид, че всяка от тях ще бъде отпечатана на отделен лист. Това се дължи на факта, че за съвместен печат на един лист диапазоните трябва да са съседни.

Добавяне на клетка към зададена област

Друга възможна ситуация е да добавите съседна клетка към вече избрана област. За да направите това, не е необходимо да нулирате настройките и да ги променяте на нови.. Можете да добавите нова клетка, като запазите вече зададения диапазон. Процедура:

1. Изберете съседни клетки, които да бъдат добавени към съществуващ диапазон.
2. Отидете в раздела „Оформление на страницата“.
3. От секцията „Опции на страницата“ изберете функцията „Област за печат“.

В допълнение към стандартните опции, на потребителя ще бъде предложено ново действие „Добавяне към областта за печат“. Остава да проверите готовия резултат през прозореца за визуализация.

Нулиране

Когато всички документи с необходимия диапазон са отпечатани или трябва да промените настройките, трябва да нулирате настройките. За да направите това, просто отидете в раздела „Оформление на страницата“, изберете инструмента „Зона за печат“, щракнете върху бутона „Премахване“. След това можете да зададете нови диапазони според инструкциите, описани по-горе.

Заключение

Като научите процедурите, описани по-горе, можете да отпечатате необходимите документи или части от тях от Excel с по-малко време. Ако таблицата е статична, към нея не се добавят голям брой нови клетки, препоръчително е незабавно да зададете диапазоните, необходими за печат, така че да можете да промените информацията в избраните клетки, без да преконфигурирате в бъдеще. Ако документът постоянно се променя, настройката ще трябва да се повтаря за всяка нова разпечатка.