Операции с време в Excel

В професионалната работа с електронни таблици не е необичайно да взаимодействате с дати и часове. Няма да можете без него. Затова самият Бог заповяда да се научи как да работи с данни от този тип. Това ще ви спести огромно количество време и ще предотврати много грешки при работа с електронни таблици.

За съжаление много начинаещи не знаят как се обработват данните. Следователно, преди да се разгледа този клас операции, е необходимо да се проведе по-подробна образователна програма.

Как се представя датата в Excel

Информацията за датата се обработва като брой дни от 0 януари 1900 г. Да, не грешите. Наистина от нулата. Но това е необходимо, за да има отправна точка, така че 1 януари вече да се счита за число 1 и т.н. Максималната поддържана стойност на датата е 2958465, което от своя страна е 31 декември 9999 г.

Този метод дава възможност да се използват дати за изчисления и формули. И така, Excel дава възможност да се определи броят на дните между датите. Схемата е проста: второто се изважда от едно число и след това получената стойност се преобразува във формат за дата.

За по-голяма яснота ето таблица, показваща датите със съответните им цифрови стойности.

За да определите броя на дните, изминали от дата А до дата Б, трябва да извадите първия от последния. В нашия случай това е формулата =B3-B2. След въвеждането му резултатът е следният.

Важно е да се отбележи, че стойността е в дни, защото сме избрали различен формат за клетката от датата. Ако първоначално бяхме избрали формата „Дата“, тогава резултатът щеше да е този.

Важно е да обърнете внимание на тази точка във вашите изчисления.

Тоест, за да покажете правилния сериен номер, който напълно съответства на датата, трябва да използвате всеки формат, различен от датата. От своя страна, за да превърнете числото в дата, трябва да зададете съответния формат. 

Как се представя времето в Excel

Начинът, по който времето е представено в Excel, е малко по-различно от датата. За основа се взема денят, а часовете, минутите, секундите са неговите дробни части. Тоест 24 часа е 1 и всяка по-малка стойност се счита за негова част. И така, 1 час е 1/24 от деня, 1 минута е 1/1140, а 1 секунда е 1/86400. Най-малката налична единица време в Excel е 1 милисекунда.

Подобно на датите, този начин на представяне позволява да се извършват изчисления с времето. Вярно, тук има едно неудобство. След изчисленията получаваме част от деня, а не броя на дните.

Екранната снимка показва стойностите в цифров формат и във формат „Време“.

Методът за изчисляване на времето е подобен на датата. Необходимо е да се извади по-ранното време от по-късното време. В нашия случай това е формулата =B3-B2.

Тъй като клетка B4 първо имаше общ формат, след това в края на въвеждането на формулата, тя веднага се променя на „Време“. 

Excel, когато работи с време, извършва обичайните аритметични операции с числа, които след това се превеждат в познатия ни времеви формат. 

Формат на датата и часа

Доколкото знаем, датите и часовете могат да се съхраняват в различни формати. Следователно трябва да знаете как да ги въведете правилно, така че форматирането да е правилно. 

Разбира се, можете да използвате поредния номер на деня или част от деня, когато въвеждате датата и часа, но този подход е много неудобен. Освен това ще трябва постоянно да прилагате определен формат към клетката, което само увеличава дискомфорта.

Следователно Excel ви позволява да укажете часа и датата по различни начини. Ако приложите един от тях, програмата незабавно преобразува информацията в подходящото число и прилага правилния формат към клетката.

Вижте таблицата по-долу за списък с методи за въвеждане на дата и час, поддържани от Excel. Лявата колона изброява възможните формати, а дясната показва как те ще бъдат показани в Excel след преобразуване. Важно е да се отбележи, че ако годината не е посочена, автоматично се задава текущата, която е зададена в операционната система.

Всъщност има много повече начини за показване. Но тези са достатъчни. Също така, конкретната опция за запис на дата може да се различава в зависимост от държавата или региона, както и от настройките на операционната система.

Персонализирано форматиране

Докато работи с клетки, потребителят може да определи какъв ще бъде форматът. Може да направи така, че да се показва само час, месец, ден и т.н. Също така е възможно да се коригира редът, в който се формулира датата, както и разделителите.

За достъп до прозореца за редактиране трябва да отворите раздела „Число“, където можете да намерите опцията прозорец „Форматиране на клетки“. В диалоговия прозорец, който се отваря, ще има категория „Дата“, в която можете да изберете правилния формат на датата.

Ако изберете категорията „Време“, тогава съответно ще се появи списък с опции за показване на времето.

За да приложите конкретна опция за форматиране към клетка, трябва да изберете желания формат и да щракнете върху OK. След това резултатът ще бъде приложен. Ако няма достатъчно формати, които Excel предлага, можете да намерите категорията „Всички формати“. Там също има много опции.

Ако нито една опция не е подходяща, тогава винаги е възможно да създадете своя собствена. Много е лесно да направите това. Просто трябва да изберете предварително зададените формати като проба и да следвате тези стъпки:

1. Изберете клетката, чийто формат искате да промените.
2. Отворете диалоговия прозорец „Форматиране на клетки“ и намерете раздела „Число“.
3. След това се отваря категорията „Всички формати“, където намираме полето за въвеждане „ТИП“. Там трябва да посочите код на числов формат. След като го въведете, щракнете върху „OK“.
4. След тези стъпки клетката ще покаже информация за дата и час в персонализиран формат.

Използване на функции с дати и часове

Когато работи с дати и часове, потребителят може да използва повече от 20 различни функции. И въпреки че тази сума може да е твърде голяма за някого, всички те могат да бъдат използвани за постигане на определени цели.

За достъп до всички възможни функции трябва да отидете в категорията „Дата и час“ на групата „Библиотека с функции“. Ще разгледаме само някои от основните функции, които позволяват извличането на различни параметри от дати и часове.

Година ()

Предоставя възможност за получаване на годината, която съответства на определена дата. Както вече знаете, тази стойност може да бъде между 1900 и 9999.

Клетка 1 показва датата във формат ДДДД ДД.ММ.ГГГГ чч:мм:сс. Това е форматът, който създадохме по-рано. Да вземем за пример формула, която определя колко години са изминали между две дати.

В същото време, ако се вгледате по-внимателно, се оказва, че функцията не е изчислила напълно правилния резултат. Причината е, че използва само дати в своите изчисления.

Месец ()

С тази функция можете да маркирате номера на месеца, съответстващ на определена дата. Връща резултат от 1 до 12. Това число на свой ред съответства на числото на месеца.

ДЕН()

Подобно на предишните функции, тази връща номера на деня в дадена дата. Резултатът от изчислението може да варира от 1 до 31.

ВРЕМЕ()

Както подсказва името, тази функция връща номера на часа, който варира от 0 до 23.

МИНУТИ()

Функция, която връща броя минути в конкретна клетка. Възможните стойности, които се връщат са от 0 до 59.

СЕКУНДИ()

Тази функция връща същите стойности като предишната, с изключение на това, че връща секунди.

ДЕН()

С тази функция можете да разберете номера на деня от седмицата, който се използва в тази дата. Възможните стойности са от 1 до 7, но имайте предвид, че обратното броене започва от неделя, а не понеделник, както обикновено правим.

Въпреки това, използвайки втория аргумент, тази функция ви позволява да персонализирате формата. Например, ако подадете стойност 2 като втори параметър, можете да зададете формата така, че числото 1 да означава понеделник вместо неделя. Това е много по-удобно за домашния потребител.

Ако напишем 2 във втория аргумент, тогава в нашия случай функцията ще върне стойността 6, което съответства на събота.

ДНЕС()

Тази функция е много проста: не са необходими аргументи, за да работи. Връща серийния номер на датата, зададена на компютъра. Ако се приложи към клетка, за която е зададен общ формат, тя автоматично ще се преобразува във формат „Дата“.

ТАТА ()

Тази функция също не изисква никакви аргументи. Работи по същия начин като предишния, само с дата и час. Използва се, ако е необходимо да се въведе в клетката текущите дата и час, които са зададени в компютъра. И точно както в предишната функция, когато се прилага тази, клетката автоматично се преобразува във формат за дата и час, при условие че форматът „Общ“ е зададен преди това.

Както предишната функция, така и тази функция се променят автоматично при всяко преизчисляване на листа, което прави възможно показването на най-актуалния час и дата. 

Например, такава формула може да определи текущото време.

=ДНЕС()-ДНЕС() 

В този случай формулата ще определи частта от деня в десетичен формат. Вярно е, че ще трябва да приложите формата на времето към клетката, в която е написана формулата, ако искате да изведете точно часа, а не числото.

ДАТАТА()

Тази функция има три аргумента, всеки от които трябва да бъде въведен. След изчисления тази функция връща поредния номер на датата. Клетката автоматично се преобразува във формат „Дата“, ако преди това е имала формат „Общ“.

Аргументът ден или месец може да бъде положителен или отрицателен. В първия случай датата се увеличава, а във втория намалява.

Можете също да използвате математически операции в аргументите на функцията ДАТА. Например, тази формула добавя 1 година, 5 месеца и 17 дни към датата в клетка A1.

И такава формула дава възможност да се превърне текстов низ в пълноценна работна дата, която може да се използва в други функции.

ВРЕМЕ()

Точно като функцията ДАТАТА(), тази функция има три задължителни параметъра – часове, минути и секунди. След като го използвате, в получената клетка ще се появи десетично число, но самата клетка ще бъде форматирана във формат „Време“, ако преди е имала формат „Общ“.

По своя принцип на действие функцията ВРЕМЕ() и ДАТАТА() много подобни неща. Следователно няма смисъл да се съсредоточаваме върху него. 

Важно е да се отбележи, че тази функция не може да върне време, по-голямо от 23:59:59. Ако резултатът е по-голям от този, функцията автоматично се нулира.

функции ДАТАТА() и ВРЕМЕ() могат да се прилагат заедно.

В тази екранна снимка клетка D1, която използва и двете функции, има формат за дата и час. 

Функции за изчисляване на дата и час

Общо има 4 функции, които ви позволяват да извършвате математически операции с дата и час.

DATAMES()

Използвайки тази функция, можете да разберете поредния номер на дата, която е зад известен брой месеци (или пред дадена). Тази функция приема два аргумента: начална дата и брой месеци. Вторият аргумент може да бъде положителен или отрицателен. Първата опция трябва да бъде посочена, ако искате да изчислите бъдещата дата, а втората – ако искате да изчислите предходната.

EOMESEC()

Тази функция дава възможност да се определи поредният номер на последния ден от месеца, който е след или преди дадена дата. Има същите аргументи като предишния.

ДЕЛНИК()

Същото като функция DATAMES(), само закъснението или авансът става с определен брой работни дни. Синтаксисът е подобен.

И трите функции връщат число. За да видите датата, трябва да конвертирате клетката в подходящия формат. 

CLEAR()

Тази проста функция определя броя на работните дни между дата 1 и дата 2.