Съдържание
Ако често ви се налага да изпращате определени книги или листове по имейл, трябва да сте забелязали, че тази процедура не може да се нарече бърза. Ако го направите „класически“, тогава имате нужда от:
- отворете имейл програма (например Outlook)
- създайте ново съобщение
- въведете адрес, тема и текст
- прикачете файл към съобщението (не забравяйте!)
- щракнете върху бутона Изпрати
Всъщност пощата може лесно да бъде изпратена директно от Excel по куп различни начини. Отивам…
Метод 1: Вградено изпращане
Ако все още имате добрия стар Excel 2003, тогава всичко е просто. Отворете желаната книга/лист и изберете от менюто Файл – Изпращане – Съобщение (Файл — Изпрати до — Получател на пощата). Ще се отвори прозорец, в който можете да изберете една от двете опции за изпращане:
В първия случай текущата книга ще бъде добавена към съобщението като прикачен файл, във втория случай съдържанието на текущия лист ще отиде директно в текста на съобщението като текстова таблица (без формули).
Освен това менюто Файл – Изпращане (Файл — Изпрати до) има още няколко екзотични опции за доставка:
- Съобщение (за преглед) (Получател на поща за преглед) – изпраща се цялата работна книга и в същото време се включва проследяване на промените за нея, т.е. започва ясно да се фиксира – кой, кога и в какви клетки какви промени е направил. След това можете да покажете направените промени в менюто Услуга – Поправки – Маркирайте поправки (Инструменти — Проследяване на промените — Маркиране на промените) или на раздела Преглед – Корекции (Преглед — Проследяване на промените) Ще изглежда нещо така:
Цветните рамки отбелязват направените промени в документа (всеки потребител има различен цвят). Когато задържите курсора на мишката, изскача прозорец, подобен на бележка, с подробно описание кой, какво и кога е променил в тази клетка. Много е удобно за преглед на документи, когато например редактирате отчета на вашите подчинени или шефът редактира вашия.
- По маршрута (Получател на маршрутизиране) – съобщението, в което ще бъде прикачена вашата книга, ще премине през верига от получатели, всеки от които автоматично ще го препрати по-нататък, като палка. Ако желаете, можете да настроите съобщението да се връща при вас в края на веригата. Можете да активирате проследяването на промените, за да видите редакциите, направени от всеки човек в нишката.
В новия Excel 2007/2010 ситуацията е малко по-различна. В тези версии, за да изпратите книгата по пощата, трябва да изберете бутона Office (Бутон за офис) или раздел досие (файл) и екип Изпрати (изпрати). След това на потребителя се предлага набор от опции за изпращане:
Моля, обърнете внимание, че в новите версии възможността за изпращане на отделен лист от работната книга, вмъкнат в тялото на писмото, е изчезнала – както беше в Excel 2003 и по-нови. Единствената останала възможност е да изпратите целия файл. Но имаше полезна възможност за изпращане в добре познатия PDF формат и по-малко известния XPS (подобен на PDF, но не изисква Acrobat Reader за четене – отваря се директно в Internet Explorer). Командата за изпращане на книга за преглед може да бъде изтеглена като допълнителен бутон на панела за бърз достъп чрез Файл – Опции – Лента с инструменти за бърз достъп – Всички команди – Изпращане за преглед (Файл — Опции — Лента с инструменти за бърз достъп — Всички команди — Изпращане за преглед).
Метод 2. Прости макроси за изпращане
Изпращането на макро е много по-лесно. Отваряне на редактора на Visual Basic чрез менюто Услуга – Макро – Редактор на Visual Basic (Инструменти — Макрос — Редактор на Visual Basic), вмъкнете новия модул в менюто Вмъкване – Модул и копирайте текста на тези два макроса там:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Копиране с ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[имейл защитен]", Subject:="Хванете файла" .Close SaveChanges:=False End With End Sub След това копираните макроси могат да се стартират в менюто Услуга – Макро – Макроси (Инструменти — Макро — Макроси). Изпрати работна книга изпраща цялата текуща книга на посочения адрес и SendSheet — Sheet1 като прикачен файл.
Когато стартирате макроса, Excel ще се свърже с Outlook, което ще доведе до появата на следното съобщение за сигурност на екрана:
Изчакайте, докато бутонът Решаване на стане активен и щракнете върху него, за да потвърдите подаването си. След това автоматично генерираните съобщения ще бъдат поставени в папката Изходящ и ще бъдат изпратени до получателите при първото стартиране на Outlook или, ако го стартирате, веднага.
Метод 3. Универсален макрос
И ако искате да изпратите не текущата книга, а друг файл? И текстът на съобщението също би било хубаво да се зададе! Предишните макроси няма да помогнат тук, тъй като са ограничени от възможностите на самия Excel, но можете да създадете макрос, който ще управлява Outlook от Excel – създайте и попълнете нов прозорец за съобщение и го изпратете. Макросът изглежда така:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'стартирайте Outlook в скрит режим OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'if not започна - излезте Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'създайте ново съобщение При грешка Продължете Следващо' попълнете полетата за съобщения с OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Value .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send може да бъде заменено с Display за преглед на съобщението преди изпращане .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub Адресът, темата, текстът на съобщението и пътят към прикачения файл трябва да са в клетки A1:A4 на текущия лист.
- Групова поща от Excel с добавката PLEX
- Макроси за изпращане на поща от Excel чрез Lotus Notes от Dennis Wallentin
- Какво представляват макросите, къде да вмъкнете макро код във Visual Basic
- Създаване на имейли с функцията HYPERLINK