Съдържание
Ако очаквате да споделите своята работна книга на Excel с други потребители, тогава има смисъл да скриете цялата лична и поверителна информация, да проверите документа за грешки и да защитите работната книга по един от възможните начини. Как да направите всичко това, ще научите от този урок.
Проверка на правописа
Преди да споделите работна книга на Excel, може да е полезно да я проверите за правописни грешки. Мисля, че мнозина ще се съгласят, че правописните грешки в документ могат драстично да навредят на репутацията на автора.
- В раздела Разширени Преглед в група Правопис натиснете команда Правопис.
- Ще се появи диалогов прозорец Правопис (в нашия случай е). Проверката на правописа предлага предложения за коригиране на всяка правописна грешка. Изберете подходящата опция и след това щракнете върху бутона заместител.
- Когато проверката на правописа приключи, ще се появи диалогов прозорец. Кликнете OK да се изпълни.
Ако няма подходяща опция, можете сами да коригирате грешката.
Липсващи грешки
Проверката на правописа в Excel не винаги работи правилно. Понякога дори правилно изписаните думи се маркират като неправилно написани. Това често се случва с думи, които не са в речника. Възможно е да не коригирате неправилно посочената грешка, като използвате една от трите налични опции.
- Пропусни – оставя думата непроменена.
- Пропусни всички – оставя думата непроменена и я пропуска във всички други срещания в работната книга.
- Добавяне към речника – добавя думата към речника, така че вече няма да бъде маркирана като грешка. Уверете се, че думата е изписана правилно, преди да изберете тази опция.
Инспектор на документи
Някои лични данни може автоматично да се появят в работна книга на Excel. Като се използва Инспектор на документи можете да намерите и изтриете тези данни, преди да споделите документа.
Тъй като данните са изтрити Инспектор на документи не винаги може да се възстанови, съветваме ви да запазите допълнително копие на работната книга, преди да използвате тази услуга.
Как работи инспекторът на документи
- Щракнете върху досие, За да се преместите в изглед зад кулисите.
- В група Интелигентност натиснете команда Търсене на проблеми, а след това от падащото меню изберете Инспектор на документи.
- Ще отвори Инспектор на документи. В диалоговия прозорец поставете отметка в съответните квадратчета, за да изберете типовете съдържание, които искате да проверите, и след това щракнете Проверка. В нашия пример оставихме всички елементи.
- Резултатите от теста трябва да се появят. На фигурата по-долу можете да видите, че работната книга съдържа някои лични данни. За да изтриете тези данни, натиснете бутона изтрий всичко.
- Кликнете, когато сте готови Близо.
Защита на работната книга
По подразбиране всеки с достъп до вашата работна книга може да отваря, копира и редактира нейното съдържание, освен ако не е защитено.
Как да защитим книга
- Щракнете върху досие, За да се преместите в изглед зад кулисите.
- В група Интелигентност натиснете команда Защитете книгата.
- Изберете най-подходящата опция от падащото меню. В нашия пример ние сме избрали Маркирайте като окончателно. Екип Маркирайте като окончателно ви позволява да предупреждавате други потребители за невъзможността да правите промени в тази работна книга. Останалите команди осигуряват по-висока степен на контрол и защита.
- Ще се появи напомняне, че книгата ще бъде маркирана като окончателна. Кликнете OK, Да запазя.
- Ще се появи друго напомняне. Кликнете OK.
- Вашата работна книга вече е маркирана като окончателна.
Екип Маркирайте като окончателно не може да попречи на други потребители да редактират книгата. Ако искате да попречите на други потребители да редактират книгата, изберете командата Ограничете достъпа.