Съдържание
Excel се счита от мнозина за програма за електронни таблици. Следователно въпросът как да създавате и работите с таблици може да изглежда странен на пръв поглед. Но малко хора знаят каква е основната разлика между Excel и електронните таблици. В допълнение, този компонент на пакета Microsoft Office не винаги е взаимодействие с електронни таблици. Освен това основната задача на Excel е обработката на информация, която може да бъде представена в различни форми. Също така в табличен вид.
Или може да възникне ситуация, когато е необходимо да изберете отделен диапазон за таблицата и да го форматирате по съответния начин. Като цяло има огромен брой възможности за използване на таблици, така че нека ги разгледаме по-подробно.
Концепцията за интелигентни маси
Все още има разлика между Excel лист и интелигентна електронна таблица. Първият е просто област, съдържаща определен брой клетки. Някои от тях може да са пълни с определена информация, докато други са празни. Но между тях няма фундаментална разлика от техническа гледна точка.
Но електронната таблица на Excel е фундаментално различна концепция. Той не се ограничава до набор от данни, той има свои собствени свойства, име, определена структура и огромен брой предимства.
Затова можете да изберете отделно име за таблицата на Excel – „Интелигентна таблица“ или Смарт таблица.
Създайте интелигентна маса
Да предположим, че сме създали диапазон от данни с информация за продажбите.
Все още не е маса. За да превърнете диапазон в него, трябва да го изберете и да намерите раздела „Вмъкване“ и там да намерите бутона „Таблица“ в едноименния блок.
Ще се появи малък прозорец. В него можете да коригирате набора от клетки, които искате да превърнете в таблица. Освен това трябва да посочите, че първият ред съдържа заглавията на колоните. Можете също да използвате клавишната комбинация Ctrl + T, за да изведете същия диалогов прозорец.
По принцип в повечето случаи нищо не трябва да се променя. След като действието бъде потвърдено с натискане на бутона „OK“, предварително избраният диапазон веднага ще стане таблица.
Преди директно да зададете нейните свойства, трябва да разберете как самата програма вижда таблицата. След това ще станат ясни много неща.
Разбиране на структурата на таблицата на Excel
Всички таблици имат конкретно име, показано в специален раздел Дизайн. Показва се веднага след избора на която и да е клетка. По подразбиране името приема формата „Таблица 1“ или „Таблица 2“ и съответно.
Ако трябва да имате няколко таблици в един документ, препоръчително е да им дадете такива имена, така че по-късно да разберете каква информация къде се съдържа. В бъдеще ще стане много по-лесно да взаимодействате с тях както за вас, така и за хората, които преглеждат вашия документ.
В допълнение, наименуваните таблици могат да се използват в Power Query или редица други добавки.
Нека наречем нашата таблица „Отчет“. Името може да се види в прозорец, наречен мениджър на имена. За да го отворите, трябва да преминете по следния път: Формули – Дефинирани имена – Мениджър на имена.
Възможно е и ръчно въвеждане на формулата, където можете да видите и името на таблицата.
Но най-забавното е, че Excel може едновременно да вижда таблицата в няколко секции: в нейната цялост, както и в отделни колони, заглавия, суми. Тогава връзките ще изглеждат така.
По принцип такива конструкции се дават само с цел по-точна ориентация. Но няма нужда да ги запомняте. Те се показват автоматично в подсказки, които се появяват след избиране на Таблица и как ще бъдат отворени квадратните скоби. За да ги вмъкнете, първо трябва да активирате английското оформление.
Желаната опция може да бъде намерена с помощта на клавиша Tab. Не забравяйте да затворите всички скоби, които са във формулата. Квадратите тук не са изключение.
Ако искате да сумирате съдържанието на цялата колона с продажби, трябва да напишете следната формула:
=СУМА(D2:D8)
След това автоматично ще се превърне в =SUM(Отчет[Продажби]). С прости думи, връзката ще доведе до определена колона. Удобно, съгласни ли сте?
По този начин всяка диаграма, формула, диапазон, където ще се използва интелигентна таблица, за да се вземат данни от нея, ще използва актуална информация автоматично.
Сега нека поговорим по-подробно за това кои таблици могат да имат свойства.
Excel Таблици: Свойства
Всяка създадена таблица може да има няколко заглавия на колони. Тогава първият ред от диапазона служи като източник на данни.
Освен това, ако размерът на таблицата е твърде голям, при превъртане надолу вместо буквите, обозначаващи съответните колони, се показват имената на колоните. Това ще се хареса на потребителя, тъй като няма да е необходимо зоните да се коригират ръчно.
Включва и автофилтър. Но ако не ви трябва, винаги можете да го изключите в настройките.
Освен това всички стойности, които са написани непосредствено под последната клетка на колоната на таблицата, са прикрепени към нея сами. Следователно те могат да бъдат намерени директно във всеки обект, който използва данни от първата колона на таблицата в своята работа.
В същото време новите клетки се форматират за дизайна на таблицата и всички формули, специфични за тази колона, автоматично се записват в тях. С прости думи, за да увеличите размера на таблицата и да я разширите, просто въведете правилните данни. Всичко останало ще бъде добавено от програмата. Същото важи и за новите колони.
Ако формула е въведена в поне една клетка, тя автоматично се разпространява в цялата колона. Тоест не е необходимо ръчно да попълвате клетките, всичко ще се случи автоматично, както е показано на тази анимирана екранна снимка.
Всички тези функции са добри. Но можете сами да персонализирате масата и да разширите нейната функционалност.
Настройка на масата
Първо трябва да отворите раздела „Дизайнер“, където се намират параметрите на таблицата. Можете да ги персонализирате, като добавите или изчистите конкретни квадратчета за отметка, намиращи се в групата „Опции за стил на таблица“.
Предоставени са следните опции:
- Добавете или премахнете заглавен ред.
- Добавете или премахнете ред с общи суми.
- Направете линиите редуващи се.
- Маркирайте крайните колони с удебелен шрифт.
- Активира или деактивира запълване на ивици.
- Деактивирайте автоматичния филтър.
Можете също да зададете различен формат. Това може да стане с помощта на опциите, намиращи се в групата Стилове на таблици. Първоначално форматът е различен от горния, но в този случай винаги можете да персонализирате вида, който желаете.
Можете също да намерите групата „Инструменти“, където можете да създадете обобщена таблица, да изтриете копия и да конвертирате таблицата в стандартен диапазон.
Но най-забавната функция е създаването на резени.
Срезът е вид филтър, който се показва в отделен графичен елемент. За да го вмъкнете, трябва да кликнете върху едноименния бутон „Вмъкване на слайсер“ и след това да изберете колоните, които искате да оставите.
Това е всичко, сега се появява панел, който изброява всички уникални стойности, съдържащи се в клетките на тази колона.
За да филтрирате таблицата, трябва да изберете категорията, която е най-интересна в момента.
Множество категории могат да бъдат избрани с помощта на слайсер. За да направите това, трябва да натиснете клавиша Ctrl или да щракнете върху бутона в горния десен ъгъл вляво от премахването на филтъра, преди да започнете селекцията.
За да зададете параметри директно на лентата, можете да използвате раздела със същото име. С негова помощ е възможно да се редактират различни свойства на среза: външен вид, размер на бутона, количество и т.н.
Основни ограничения на интелигентните таблици
Въпреки факта, че електронните таблици на Excel имат много предимства, потребителят все пак ще трябва да се примири с някои недостатъци:
- Изгледите не работят. С прости думи, няма начин да запомните определени параметри на листа.
- Не можете да споделяте книгата с друго лице.
- Не е възможно да се вмъкнат междинни суми.
- Не можете да използвате формули за масиви.
- Няма начин за обединяване на клетки. Но не се препоръчва да го правите.
Въпреки това има много повече предимства, отколкото недостатъци, така че тези недостатъци няма да бъдат много забележими.
Примери за интелигентни таблици
Сега е време да поговорим за ситуациите, в които са необходими интелигентни електронни таблици на Excel и какви действия могат да бъдат предприети, които не са възможни със стандартния диапазон.
Да предположим, че имаме таблица, която показва паричните постъпления от покупката на тениски. Първата колона съдържа имената на членовете на групата, а в останалите – колко тениски са продадени и какъв размер са. Нека използваме тази таблица като пример, за да видим какви възможни действия могат да бъдат предприети, които са невъзможни в случай на нормален диапазон.
Обобщавайки функционалността на Excel
На екранната снимка по-горе можете да видите нашата таблица. Нека първо да обобщим всички размери тениски поотделно. Ако използвате диапазон от данни, за да постигнете тази цел, ще трябва ръчно да въведете всички формули. Ако създадете таблица, това тежко бреме вече няма да съществува. Достатъчно е само да включите един артикул и след това редът с сумите ще се генерира сам.
След това щракнете с десния бутон върху всяко място. Появява се изскачащо меню с елемент „Таблица“. Има опция „общ ред“, която трябва да активирате. Може да се добави и чрез конструктора.
Освен това в долната част на таблицата се появява ред с общи суми. Ако отворите падащото меню, там можете да видите следните настройки:
- Средно аритметично.
- Количество.
- Максимум.
- офсетно отклонение.
И още много. За достъп до функции, които не са включени в списъка по-горе, трябва да кликнете върху елемента „Други функции“. Тук е удобно обхватът да се определя автоматично. Ние сме избрали функцията SUM, защото в нашия случай трябва да знаем колко тениски са продадени общо.
Автоматично вмъкване на формули
Excel е наистина умна програма. Потребителят може дори да не знае, че тя се опитва да предвиди следващите му действия. Добавихме колона в края на таблицата, за да анализираме резултатите от продажбите за всеки от купувачите. След като вмъкнете формулата в първия ред, тя веднага се копира във всички останали клетки и след това цялата колона се запълва със стойностите, от които се нуждаем. Удобно?
функция за сортиране
Много хора използват контекстното меню, за да използват тази или онази функция. Има почти всички действия, които в повечето случаи трябва да бъдат извършени. Ако използвате интелигентни таблици, тогава функционалността се разширява още повече.
Например, трябва да проверим кой вече е превел предплащането. За да направите това, трябва да сортирате данните по първата колона. Нека форматираме текста по такъв начин, че да може да се разбере кой вече е направил плащане, кой не е и кой не е предоставил необходимите документи за това. Първият ще бъде маркиран в зелено, вторият в червено, а третият в синьо. И да предположим, че сме изправени пред задачата да ги групираме заедно.
Освен това Excel може да направи всичко вместо вас.
Първо трябва да кликнете върху падащото меню, разположено близо до заглавието на колоната „Име“ и да кликнете върху елемента „Сортиране по цвят“ и да изберете червения цвят на шрифта.
Всичко, сега информацията за това кой е извършил плащането е представена ясно.
Филтриране
Също така е възможно да персонализирате показването и скриването на определена информация от таблицата. Например, ако искате да показвате само онези хора, които не са платили, можете да филтрирате данните по този цвят. Възможно е и филтриране по други параметри.
Заключения
По този начин интелигентните електронни таблици в Excel ще служат като чудесни помощници за решаване на всякакви проблеми, с които просто трябва да се сблъскате.