Съдържание
Огромен брой потребители на Excel правят същата грешка. Те объркват два принципно различни типа операции: вътре в клетката и зад нея. Но разликата между тях е огромна.
Факт е, че всяка клетка е пълнофункционален елемент, което е поле за въвеждане с много възможности. Там се въвеждат формули, числа, текст, логически оператори и т.н. Самият текст може да бъде стилизиран: променете неговия размер и стил, както и местоположението му в клетката.
Например на тази снимка можете да видите, че текстът в клетката е червен и удебелен.
В този случай е важно да обърнете внимание на факта, че клетката, показана на снимката, в момента е в режим на редактиране на съдържание. За да разберете в какво конкретно състояние е клетката във вашия случай, можете да използвате текстовия курсор вътре. Но дори и да не се вижда, клетката може да е в режим на редактиране. Можете да разберете това по наличието на активни бутони за потвърждение и отмяна на въвеждане.
Важна особеност на този режим е, че е невъзможно да се извършат всички възможни операции с клетка в него. Ако погледнете лентата с инструменти на лентата, ще видите, че повечето бутони не са активни. Тук се изразява основната грешка. Но нека поговорим за всичко по ред, като започнем от самите основи и след това ще увеличим нивото на сложност, така че всеки да може да научи нещо полезно.
Основни понятия
И така, основният елемент на таблицата е клетката. Той се намира в пресечната точка на колона и ред и следователно има свой собствен адрес, който може да се използва във формули, за да се посочи към него, да се получат определени данни и т.н.
Например клетка B3 има следните координати: ред 3, колона 2. Можете да я видите в горния ляв ъгъл, точно под менюто за навигация.
Второто важно понятие е работната книга. Това е документ, отворен от потребителя, който съдържа списък от листове, които от своя страна се състоят от клетки. Всеки нов документ първоначално не съдържа никаква информация, а в съответното поле за вино адресът на текущо избраната клетка.
Имената на колоните и редовете също се показват. Когато една от клетките бъде избрана, съответните елементи в координатната лента ще бъдат маркирани в оранжево.
За да въведете информация, е необходимо, както вече разбрахме по-горе, да преминете към режим на редактиране. Трябва да изберете подходящата клетка, като щракнете с левия бутон върху нея и след това просто въведете данните. Можете също да навигирате между различни клетки с помощта на клавиатурата с помощта на бутоните със стрелки.
Основни клетъчни операции
Изберете клетки в един диапазон
Групирането на информация в Excel се извършва според специален диапазон. В този случай се избират няколко клетки наведнъж, както и съответно редове и колони. Ако ги изберете, се показва цялата област, а адресната лента предоставя обобщение на всички избрани клетки.
Сливане на клетки
След като клетките бъдат избрани, те вече могат да бъдат обединени. Преди да направите това, се препоръчва да копирате избрания диапазон чрез натискане на клавишната комбинация Ctrl + C и да го преместите на друго място с помощта на клавишите Ctrl + V. По този начин можете да запазите резервно копие на вашите данни. Това трябва да се направи, защото при обединяването на клетки цялата информация, съдържаща се в тях, се изтрива. И за да го възстановите, трябва да имате копие от него.
След това трябва да кликнете върху бутона, показан на екранната снимка. Има няколко начина за обединяване на клетки. Трябва да изберете този, който най-добре отговаря на ситуацията.
Намиране на необходимия бутон. В менюто за навигация, в раздела „Начало“, намерете бутона, маркиран в предишната екранна снимка, и покажете падащия списък. Избрахме Обединяване и центриране. Ако този бутон е неактивен, тогава трябва да излезете от режима за редактиране. Това може да стане чрез натискане на клавиша Enter.
Ако трябва да коригирате позицията на текста в получената голяма клетка, можете да го направите, като използвате свойствата за подравняване, намиращи се в раздела Начало.
Разделяне на клетки
Това е доста проста процедура, която донякъде повтаря предишния параграф:
- Избиране на клетка, която преди това е била създадена чрез сливане на няколко други клетки. Разделянето на другите не е възможно.
- След като обединеният блок бъде избран, клавишът за сливане ще светне. След като щракнете върху него, всички клетки ще бъдат разделени. Всеки от тях ще получи свой адрес. Редовете и колоните ще бъдат преизчислени автоматично.
Търсене в клетка
Много е лесно да пренебрегнете важна информация, когато трябва да работите с големи количества данни. За да разрешите този проблем, можете да използвате търсенето. Освен това можете да търсите не само думи, но и формули, комбинирани блокове и всичко, което искате. За да направите това, трябва да изпълните следните стъпки:
- Уверете се, че разделът Начало е отворен. Има област „Редактиране“, където можете да намерите клавиша „Намиране и избор“.
- След това ще се отвори диалогов прозорец с поле за въвеждане, в което можете да въведете необходимата стойност. Има и възможност за задаване на допълнителни параметри. Например, ако трябва да намерите обединени клетки, трябва да щракнете върху „Опции“ – „Формат“ – „Подравняване“ и да поставите отметка в квадратчето до търсенето на обединени клетки.
- Необходимата информация ще бъде показана в специален прозорец.
Има и функция „Намиране на всички“ за търсене на всички обединени клетки.
Работа със съдържанието на клетките на Excel
Тук ще разгледаме някои функции, които ви позволяват да работите с въведен текст, функции или числа, как да извършвате операции за копиране, преместване и възпроизвеждане. Нека разгледаме всеки от тях по ред.
- Вход. Тук всичко е просто. Трябва да изберете желаната клетка и просто да започнете да пишете.
- Премахване на информация. За да направите това, можете да използвате едновременно клавиша Delete и Backspace. Можете също да използвате клавиша за изтриване в панела за редактиране.
- Копие. Много е удобно да го извършите с помощта на горещите клавиши Ctrl + C и да поставите копираната информация на желаното място с помощта на комбинацията Ctrl + V. По този начин може да се извърши бързо умножаване на данни. Може да се използва не само в Excel, но и в почти всяка програма, работеща под Windows. Ако е извършено неправилно действие (например вмъкнат е неправилен текст), можете да се върнете назад, като натиснете комбинацията Ctrl + Z.
- Изрязване. Извършва се с помощта на комбинацията Ctrl + X, след което трябва да вмъкнете данните на правилното място, като използвате същите горещи клавиши Ctrl + V. Разликата между изрязването и копирането е, че при последното данните се съхраняват в първо място, докато отрязаният фрагмент остава само на мястото, където е поставен.
- Форматиране. Клетките могат да се сменят както отвън, така и отвътре. Достъпът до всички необходими параметри може да бъде получен чрез щракване с десния бутон върху желаната клетка. Ще се появи контекстно меню с всички настройки.
Аритметични операции
Excel е преди всичко функционален калкулатор, който ви позволява да извършвате изчисления на много нива. Това е особено полезно за счетоводството. Тази програма ви позволява да извършвате всички възможни и немислими операции с числа. Следователно трябва да разберете как работят различните функции и знаци, които могат да бъдат записани в клетка.
На първо място, трябва да разберете нотацията, която показва определена аритметична операция:
- + – допълнение.
- – – изваждане.
- * – умножение.
- / – деление.
- ^ – степенуване.
- % е процент.
Започнете да въвеждате формула в клетка със знак за равенство. Например,
= 7 + 6
След като натиснете бутона “ENTER”, данните се изчисляват автоматично и резултатът се показва в клетката. Ако в резултат на изчислението се окаже, че има огромен брой цифри след десетичната запетая, тогава можете да намалите битовата дълбочина, като използвате специален бутон в раздела „Начало“ в секцията „Число“.
Използване на формули в Excel
Ако е необходимо да се изготви краен баланс, само събирането не е достатъчно. В крайна сметка той се състои от огромно количество данни. Поради тази причина са разработени технологии, които правят възможно създаването на таблица само с няколко кликвания.
За да стане по-ясно, нека създадем такава проста таблица с данни, където трябва да изчислите няколко стойности наведнъж.
За да получите крайния резултат, просто сумирайте стойностите за всеки елемент за първите две седмици. Това е лесно, защото можете също ръчно да въведете малко количество данни. Но какво, също и ръце, за да получите сумата? Какво трябва да се направи, за да се систематизира наличната информация?
Ако използвате формула в клетка, можете да извършите дори най-сложните изчисления, както и да програмирате документа си да прави каквото искате.
Освен това формулата може да бъде избрана директно от менюто, което се извиква с натискане на бутона fx. Избрали сме функцията SUM в диалоговия прозорец. За да потвърдите действието, трябва да натиснете бутона "Enter". Преди действително да използвате функциите, се препоръчва да тренирате малко в пясъчника. Тоест, създайте тестов документ, където можете да разработите малко различни формули и да видите как работят.
Грешки при въвеждане на формула в клетка
В резултат на въвеждане на формула могат да възникнат различни грешки:
- ##### – Тази грешка се извежда, ако се получи стойност под нула при въвеждане на дата или час. Може да се покаже и ако няма достатъчно място в клетката, за да побере всички данни.
- #N/A – тази грешка се появява, ако е невъзможно да се определят данните, както и ако е нарушен редът на въвеждане на аргументите на функцията.
- #ВРЪЗКА! В този случай Excel съобщава, че е зададен невалиден адрес на колона или ред.
- #ПРАЗЕН! Показва се грешка, ако аритметичната функция е построена неправилно.
- #БРОЙ! Ако броят е прекалено малък или голям.
- #СТОЙНОСТ! Показва, че се използва неподдържан тип данни. Това може да се случи, ако една клетка, която се използва за формулата, съдържа текст, а другата съдържа числа. В този случай типовете данни не съвпадат един с друг и Excel започва да ругае.
- #DIV/0! – невъзможността за деление на нула.
- #ИМЕ? – името на функцията не може да бъде разпознато. Например, има грешка.
Hotkeys
Бързите клавиши улесняват живота, особено ако трябва често да повтаряте един и същи тип действия. Най-популярните клавишни комбинации са както следва:
- CTRL + стрелка на клавиатурата – изберете всички клетки, които са в съответния ред или колона.
- CTRL + SHIFT + “+” – въведете часа, който е на часовника в момента.
- CTRL + ; – вмъкнете текуща дата с функция за автоматично филтриране според правилата на Excel.
- CTRL + A – изберете всички клетки.
Настройки на външния вид на клетката
Правилно избраният дизайн на клетката ви позволява да я направите по-привлекателна, а гамата – лесна за четене. Има няколко опции за външен вид на клетките, които можете да персонализирате.
Граници
Гамата от функции за електронни таблици също включва настройки за граници. За да направите това, щракнете върху интересуващите ви клетки и отворете раздела „Начало“, където щракнете върху стрелката, разположена вдясно от бутона „Граници“. След това ще се появи меню, в което можете да зададете необходимите свойства на границата.
Границите могат да бъдат начертани. За да направите това, трябва да намерите елемента „Начертайте граници“, който се намира в това изскачащо меню.
Цвят на запълване
Първо трябва да изберете тези клетки, които трябва да бъдат запълнени с определен цвят. След това в раздела „Начало“ намерете стрелката, разположена вдясно от елемента „Цвят на запълване“. Ще се появи изскачащо меню със списък с цветове. Просто изберете желания нюанс и клетката ще се запълни автоматично.
Life hack: ако задържите курсора на мишката върху различни цветове, можете да видите как ще изглежда клетката, след като се запълни с определен цвят.
Клетъчни стилове
Стиловете на клетката са готови опции за дизайн, които могат да се добавят с няколко кликвания. Можете да намерите менюто в раздела „Начало“ в секцията „Стилове на клетки“.