Всичко за създаването на диаграма в Excel. Ръководство стъпка по стъпка с екранни снимки

Excel е невероятна програма, която ви позволява да обработвате не само цифрови данни. С негова помощ можете визуално да представяте всякаква информация, като изграждате диаграми с различна степен на сложност. Достатъчно е просто да посочите данните в клетките и програмата автоматично ще изгради диаграма въз основа на тях. Кажете, че е невероятно!

В този случай потребителят може да персонализира външния вид на графиката, който харесва. Днес ще анализираме подробно наличните инструменти за създаване на диаграми в Excel и други подобни програми. В крайна сметка основният принцип не се ограничава само до офис пакета от Microsoft, нали? Следователно принципите, описани тук, могат да бъдат използвани при работа с други програми за електронни таблици като LibreOffice, WPS Office или Google Sheets.

Изграждане на диаграма въз основа на данни от електронна таблица на Excel

Преди да преминете директно към изграждането на диаграми на Excel, трябва да разберете какво е това и за какво са предназначени. Има няколко начина за представяне на информация:

1. Слухови.
2. Текст.
3. Визуално.
4. Интерактивен.

Най-познатият за обикновения човек е слуховият и текстовият начин за предаване на информация. Първият включва използването на глас за представяне на определени данни, факти и цифри. Много ненадежден метод, който не е в състояние да предостави информация перфектно. Единственото, за което може да се използва по време на презентации, е да предизвика определени емоции у публиката. Текстът може да предава текст, но има много по-малка способност да предизвиква определени емоции. Интерактивният метод включва участието на публиката (например инвеститори). Но ако говорим за бизнес данни, тогава не можете да играете много тук.

Визуалният начин за представяне на информация отваря огромен брой предимства. Помага да се комбинират всички предимства на останалите методи. Той предава информация много точно, тъй като съдържа всички числа и човек може да анализира данните въз основа на графиката. Умее да предизвиква емоции. Например, просто погледнете графиката на разпространението на коронавирусната инфекция в последно време и веднага става ясно как графиката може лесно да повлияе на емоционалната част на мозъка.

И което е важно, той е в състояние да включи човек, който може избирателно да разгледа една или друга част от графиката и да анализира информацията, от която наистина се нуждае. Ето защо класациите са толкова широко разпространени по света. Те се използват в различни области на човешката дейност:

1. По време на представянето на резултатите от изследвания на различни нива. Това е универсална точка както за студенти, така и за учени, защитаващи дисертация. Този тип представяне на информация, подобно на диаграма, позволява да се опакова голямо количество информация в много удобна форма и да се представят всички тези данни на широка аудитория, така че веднага да станат ясни. Диаграмата ви позволява да вдъхнете доверие в това, което казва кандидатът за магистърска или докторска степен.
2. По време на бизнес презентации. Създаването на диаграми е особено необходимо, ако е необходимо да се представи проектът на инвеститора или да се докладва за напредъка на работата му.

   Така ще стане ясно, че самите автори на проекта го приемат сериозно. Освен всичко друго, инвеститорите ще могат сами да анализират цялата необходима информация. Е, фактът, че наличието на диаграми само по себе си вдъхва доверие, тъй като е свързано с точността на представянето на информацията, остава както за тази област, така и за всички следващи.

3. За докладване на началниците. Ръководството обича езика на числата. Освен това, колкото по-висок е по ранг, толкова по-важен е за него. Собственикът на всеки бизнес трябва да разбере колко се изплаща тази или онази инвестиция, кои производствени сектори са нерентабилни и кои са печеливши, и да разбере много други важни аспекти.

Има много други области, в които могат да се използват диаграми. Например в преподаването. Но без значение за какви конкретни цели са компилирани, ако се правят в Excel, тогава всъщност почти нищо не трябва да се прави. Програмата ще направи всичко за самия човек. Всъщност изграждането на диаграми в Excel не се различава фундаментално от създаването на обикновени таблици. Следователно всеки може да ги създаде много просто. Но за по-голяма яснота, нека опишем основния принцип под формата на инструкции. Следвай тези стъпки:

1. Преди да създадете графика или диаграма, първо трябва да създадете таблица с информацията, която ще се използва за това. Нека също да създадем такава таблица.
2. След като създадете таблицата, трябва да намерите областта, която ще се използва за основа на диаграмата, и след това щракнете върху раздела „Вмъкване“ с левия бутон на мишката веднъж. След това потребителят ще може да избере типа графика, който харесва. Това е графика, кръгова диаграма и хистограма. Има място за разширяване.
   

   Внимание! Програмите се различават помежду си по броя на видовете диаграми, които могат да бъдат създадени.

3. Можете да използвате много други видове диаграми. Те просто не са толкова популярни. За да видите целия списък с налични типове, отидете в менюто „Диаграма“ и изберете конкретен тип там. Виждаме, че тук има малко по-различно меню. В това няма нищо странно, тъй като самите бутони могат да се различават не само в зависимост от версията на офис пакета, но и от самото разнообразие на програмата и операционната система. Тук е важно първо да разберете логиката, а всичко останало трябва да стане интуитивно.
4. След като изберете подходящия тип диаграма, щракнете върху него. След това ще ви бъде представен списък с подтипове и ще трябва да изберете този, който най-добре отговаря на вашата ситуация. Например, ако е избрана хистограма, тогава можете да изберете обикновена, лента, обем и т.н. Списъкът с типове със снимки, по които можете да разберете как ще изглежда крайната диаграма, се намира директно в това меню.
5. Щракваме върху подтипа, който ни интересува, след което програмата ще направи всичко автоматично. Получената диаграма ще се появи на екрана.
6. В нашия случай картината се оказа следната.
7. Ако изберем тип „Диаграма“, нашата диаграма ще изглежда така.
8. Кръговата диаграма има следната форма.

Както можете да видите, инструкциите не са никак сложни. Достатъчно е да въведете малко данни и компютърът ще свърши останалото вместо вас.

Как да работите с диаграми в Excel

След като сме направили диаграмата, вече можем да я персонализираме. За да направите това, трябва да намерите раздела „Дизайнер“ в горната част на програмата. Този панел има способността да задава различни свойства на диаграмата, която създадохме по-рано. Например, потребителят може да промени цвета на колоните, както и да направи по-фундаментални промени. Например, променете типа или подтипа. Така че, за да направите това, трябва да отидете до елемента „Промяна на типа на диаграмата“ и в списъка, който се показва, можете да изберете желания тип. Тук също можете да видите всички налични типове и подтипове.

Можем също да добавим някакъв елемент към създадената диаграма. За да направите това, щракнете върху съответния бутон, който се намира непосредствено от лявата страна на панела.

Можете също да направите бърза настройка. Има специален инструмент за това. Бутонът, съответстващ на него, може да бъде намерен вдясно от менюто „Добавяне на елемент от диаграмата“. Тук можете да изберете почти всяка опция за дизайн, която отговаря на текущата задача.

Също така е много полезно, ако има обозначение на всеки от тях в близост до колоните. За да направите това, трябва да добавите надписи чрез менюто „Добавяне на елемент от диаграмата“. След като щракнете върху този бутон, ще се отвори списък, в който се интересуваме от съответния артикул. След това избираме как да се показва надписът. В нашия пример – посочено на екранната снимка.

Сега тази диаграма не само ясно показва информацията, но също така може да се използва, за да разберете какво точно означава всяка колона.

Как да настроя диаграма с проценти?

Сега да преминем към конкретни примери. Ако трябва да създадем диаграма, в която работим с проценти, тогава трябва да изберем кръгъл тип. Самата инструкция е следната:

1. Съгласно описания по-горе механизъм е необходимо да се създаде таблица с данни и да се избере диапазон с данни, който ще се използва за изграждане на диаграма. След това отидете в раздела „Вмъкване“ и изберете подходящия тип.
2. След като приключите с предишната стъпка, програмата автоматично ще отвори раздела „Конструктор“. След това потребителят трябва да анализира наличните опции и да намери тази, където се показват иконите за проценти.
3. По-нататъшната работа с кръгова диаграма ще се извърши по подобен начин.

Как да промените размера на шрифта в диаграмата на Excel

Персонализирането на шрифтовете на диаграмата ви позволява да я направите много по-гъвкава и информативна. Също така е полезно, ако трябва да се покаже на голям екран. Често стандартният размер не е достатъчен, за да бъде видим за хората от задния ред. За да зададете размерите на шрифта на диаграмата, трябва да щракнете с десния бутон върху съответния етикет и да щракнете върху елемента на шрифта в списъка, който се показва.

След това трябва да направите всички необходими настройки и да кликнете върху бутона „OK“, за да ги запазите.

Диаграма на Парето – дефиниране и принцип на изграждане в Excel

Много хора знаят принципа на Парето, според който 20% от усилията дават 80% от резултата и обратно. Използвайки този принцип, можете да начертаете диаграма, която ще ви позволи да намерите най-ефективните действия, от които резултатът е най-голям. А за изграждане на диаграма от този тип са достатъчни вградените инструменти на Microsoft Excel. За да създадете такава инфографика, трябва да изберете тип „Хистограма“. Последователността на нашите действия е следната:

1. Нека генерираме таблица, която описва имената на продуктите. Ще имаме няколко колони. Първата колона ще описва общата сума на покупката на стоки в пари. Във втората колона се записва печалбата от продажбата на тези стоки.
2. Правим най-обикновена хистограма. За да направите това, трябва да намерите раздела „Вмъкване“ и след това да изберете подходящия тип диаграма.
3. Сега имаме готова диаграма, която има 2 колони с различни цветове, всяка от които представлява определена колона. По-долу можете да видите легендата на диаграмата, според която разбираме коя колона къде е.
4. Следващата стъпка, която трябва да извършим, е редактиране на колоната, която отговаря за печалбата. Изправени сме пред задачата да видим неговата промяна в динамиката. Следователно се нуждаем от тип диаграма „Графика“. Следователно в раздела „Дизайнер“ трябва да намерим бутона „Промяна на типа на диаграмата“ и да кликнете върху него. След това изберете график от списъка. Важно е да не забравите да изберете подходящата колона, преди да направите това.

Сега диаграмата на Парето е готова. Можете да анализирате ефективността и да определите какво можете да пожертвате без страх. Редактирането на тази диаграма се извършва по абсолютно същия начин, както преди. Например, можете да добавяте етикети към стълбове и точки на диаграма, да променяте цвета на линиите, колоните и т.н.

По този начин Excel има огромен набор от инструменти за създаване на диаграми и тяхното персонализиране. Ако сами експериментирате с настройките, много става ясно и ще можете да създавате графики с всякаква сложност и да ги правите четливи. А това е точно това, от което се нуждае всеки инвеститор, шеф или клиент. Диаграмите намират приложение във всички възможни сфери на дейност. Следователно Excel се счита за основната програма за печелене на пари. Сега се доближихте още повече до тях. Късмет.