Групиране и разгрупиране на данни в Excel. Инструкции стъпка по стъпка със снимка

Сега е ерата на информацията. Количеството данни, които хората трябва да обработват всеки ден, нараства все повече и повече. Това важи за всички възможни сфери на живота, включително работата. Сега има все повече области на човешката дейност, в които има остра нужда от способността за бърза обработка на големи количества информация.

Една от функциите на Excel, която ви позволява да направите това, е групирането. Факт е, че структурирането на информация помага да се работи не с всички налични данни, а само с малки части. Ако опаковате един и същи тип информация в един блок, тогава е по-лесно за компютъра и за самия човек. Почти няма област, в която структурирането на информацията да не е търсено:

1. Обработка на данни за продажби. Складовете редовно получават огромни партиди от голямо разнообразие от стоки с различна цена, тегло, доставчик, име и т.н. Структурирането на данните улеснява навигирането в целия този масив от информация.
2. Проучвания. Качеството на образованието и самообразованието е тясно свързано с това колко добре е структурирана информацията. Следователно, ако правилно групирате едно до друго данни от един и същи тип, ще бъде по-лесно да изпълнявате не само практически задачи, свързани със статистиката, например, но и теоретични задачи, организиране на домашни и т.н.
3. Счетоводен отчет. Счетоводителите редовно трябва да работят с числа, всяко от които има връзка с други числа. И за да бъде по-удобно да се работи с голям брой стойности uXNUMXbuXNUMXсвързани една с друга и информация от различен тип, е много удобно да се използва групиране на данни.

Освен това функцията за групиране на данни ви позволява да скриете остаряла информация. Нека да видим как работи и как можете да го използвате.

Как да зададете параметри на функцията

За да работите с групирането на данни, първо трябва да го конфигурирате. За да направите това, отидете в раздела „Данни“ и намерете там опцията „Структура“. След това ще се появи изскачащ панел, в който трябва да намерите бутон в долния десен ъгъл.

След това ще се появи прозорец, в който трябва да изберете съответните квадратчета и да натиснете клавиша OK. Тези настройки контролират как ще се показват данните.

Важно: на практика много хора намират за доста неудобно да показват суми под данните. Следователно можете да оставите това поле без отметка. Също така се препоръчва да поставите отметка в квадратчето „Автоматични стилове“.

След като изпълните тези стъпки, можете веднага да започнете да групирате информация.

Как да групирате данни по редове

Сега нека да разберем какво трябва да се направи, за да групирате редове на практика.

1. Създайте нов ред над или под тези, които искаме да групираме. Всичко зависи от това кой метод за показване на резултатите е избран на предишния етап.
2. Следващата стъпка е да създадете заглавие на таблица в горната лява клетка на добавения ред. Това ще бъде името на групата, в която ще бъдат комбинирани клетки, които са общи на определена основа.
3. Изберете всички клетки в зоната под новосъздадения ред или над него (в зависимост от това, което направихме в първата стъпка). След това търсим бутона „Структура“ в раздела с данни и там намираме опцията „Група“. Важно е да не щракнете върху стрелката или името на командата в изскачащия панел, а върху иконата.

Ако все пак щракнете върху стрелката надолу, ще се появи допълнително меню, в което можете да изберете или функцията за групиране, или да създадете структура. Ние се интересуваме преди всичко от групирането на този етап.

След това избираме основния признак, по който ще се извърши групирането. Може да са редове или колони. Ако не промените нищо, тогава първият елемент е избран по подразбиране. След като сме се уверили, че настройките са зададени както трябва, трябва да потвърдим действията си с натискане на бутона OK. Тъй като групираме по ред, не е необходимо да променяме нищо, просто трябва да проверим отново.

Важно: ако преди да започнете да групирате обекти, изберете не клетка, а цели колони или редове на координатния панел, тогава този диалогов прозорец няма да се появи. Програмата сама ще разбере какво да прави.

Фактът, че линиите са били групирани, можем да разберем от знака минус на координатния панел. Това ни казва, че данните са разкрити. Сега можем да ги скрием, като щракнем върху тази икона или като щракнем върху бутона 1 малко по-нагоре (показва степента на групиране).

Виждаме, че линиите са скрити и знакът минус се е променил на плюс. За да отворите желания ред, можете да щракнете върху него и след това програмата ще го направи сама. Ако трябва да разширите всички линии, тогава трябва да кликнете върху бутона „2“, който в този случай се намира в горната част на панела с координати.

Как да групирате колони

За групиране на колони алгоритъмът на действията е приблизително същият:

1. В зависимост от това какви опции сме избрали в настройките, трябва да вмъкнем нова колона отляво или отдясно на областта, която ще се групира.
2. Записваме името на групата в най-горната клетка на появилата се колона.
3. Избираме всички колони, които трябва да групираме (просто оставете тази, която добавихме на първия етап), след което щракнете върху бутона „Групиране“ по същия начин като алгоритъма, описан по-горе.
4. Сега трябва да щракнем върху елемента „Колони“ в малкия прозорец и да щракнете върху бутона „OK“.
5. Късмет.

Бележки. Точно както при групирането на редове, ако селектираме цели колони в хоризонталната координатна лента, няма да получим малък диалогов прозорец.

Как да направите многостепенно групиране

Excel е функционална програма, но нейните възможности не се изчерпват с групирането на едно ниво, както е описано в примерите по-горе. Има и възможност за групиране на клетки на няколко нива. Това става по следния начин:

1. Като начало основната група се създава по описания по-горе начин. След това към него ще бъдат добавени подгрупи.
2. След това се уверяваме, че основната група е отворена. В него също извършваме описаните по-горе действия. Конкретните стъпки зависят от това дали човекът работи с редове или колони.
3. В резултат на това могат да се създават групи от няколко нива.

Инструкции за разгрупиране на данни

Може да възникне ситуация, когато вече създадена група или подгрупа вече не е необходима. За това има отделна функция – „Разгрупиране“. За да го приложите, трябва да изпълните следните стъпки:

1. Изберете елементите, които са част от групата.
2. Отворете раздела „Данни“.
3. Там намираме групата „Структура“, отваряме я със стрелката по-долу.
4. Там щракнете върху бутона „Разгрупиране“. Много е важно да кликнете върху иконата, а не върху надписа.

След това избираме какво точно искаме да дегрупираме. Избираме артикула, който е подходящ в зависимост от това, което предварително сме групирали. След приключване на действието натиснете бутона OK.

Внимание! Ако преди това е направено многостепенно групиране или са създадени няколко различни групи, тогава те трябва да бъдат реформирани отделно.

Тук също получаваме такъв резултат.

Това е общ алгоритъм за разгрупиране на клетки, но както във всеки бизнес, има много нюанси. Нека ги разгледаме по-подробно.

Как да разгрупирате листове

Може да е необходимо да разгрупирате листове от време на време. За да направите това, трябва да изпълните следната последователност от действия:

1. Като начало намираме онези листове, които са групирани. Ако листите са групирани предварително, те ще бъдат показани в един и същи цвят или заглавието ще бъде с удебелен шрифт.
2. След това трябва да щракнете с десния бутон върху един от листовете от групата и след това да кликнете върху бутона „Разгрупиране на листове“ в контекстното меню. Сега те ще бъдат разгрупирани и всички промени ще бъдат направени в тях независимо от останалите.

Друг начин за разгрупиране на листове е като използвате клавиша Shift и след това щракнете върху активния лист в групата, която искате да разгрупирате. Това означава, че трябва да дефинирате групата, чието разгрупиране се изисква, след това щракнете върху един от разделите и след това щракнете върху него, докато държите натиснат клавиша Shift.

След като промените са направени, вече можете да групирате някои от листовете. За да направите това, натиснете клавиша Ctrl или Cmd (първият е за компютри с Windows, а вторият е за технологията на Apple) и докато държите бутона, последователно щракнете върху листовете, които искате да комбинирате в група. След това програмата ще направи всичко за потребителя.

Как да разгрупирате ръчно групирани данни

Преди да разгрупирате клетките, първо трябва да разберете как са били групирани: ръчно или автоматично. Ръчното групиране се счита за описания по-горе метод. Автоматично генериране на групи е, когато те се създават с помощта на определени функции. Например след генериране на междинни суми. Фактът, че тази възможност е използвана, може да се разбере от реда „Междинни резултати“.

Ако данните са били групирани чрез функция със същото име Excel, тогава, за да го разпуснете, трябва да се уверите, че групата е разгърната. Ако не, тогава трябва да щракнете върху бутона + в страничната лента вляво. За това, че групата е дислоцирана, съдим по бутона – на същото място. Когато разширим група, започваме да виждаме както скрити редове, така и групи. След това с помощта на клавиатурата или левия бутон на мишката изберете всички клетки в групата, а след това – съгласно описания по-горе алгоритъм.

Малко хора знаят, че има и друг начин за разгрупиране на ръчно групирани клетки – чрез бързи клавиши.

За да направите това, първо трябва да изберете онези колони, които са били групирани, и след това да натиснете клавишите Alt + Shift + стрелка наляво. Ако работата се извършва на компютър, управляван под Mac OS, тогава трябва да използвате клавишната комбинация Command + Shift + J.

Как да разгрупирате автоматично групирани данни

Ако в резултат на проверката, извършена в предишния параграф, се оказа, че данните са групирани автоматично, тогава всичко е малко по-сложно, тъй като стандартната функция за разгрупиране няма да работи в този случай. Действията зависят от това какво точно е извършило групирането на данните. Ако това е функцията „Междинни суми“, тогава последователността от действия е следната:

1. Отваряме същия раздел с данни на главния панел (или лента, както често се нарича).
2. След като щракнем върху бутона “Междинни суми” (точно това, което трябва да направим като втора стъпка), ще имаме прозорец. Самият бутон се намира в същия раздел – Структура. След това ще се появи прозорец, в който трябва да кликнете върху бутона „Изтриване на всички“. Може да се намери в долния ляв ъгъл на прозореца или на друго място (в зависимост от версията на Office и конкретната програма за електронни таблици).

Внимание! Този метод премахва не само групата, но и междинните суми. Ето защо, ако трябва да ги запазите, по-добре е да копирате груповите елементи на друг лист и да ги използвате като негрупирани.

Силна препоръка за всякакви операции с таблица за групиране или разгрупиране на данни. Преди да направите това, трябва да направите копие на оригиналната таблица. В този случай можете да възстановите оригиналния изглед на документа, ако нещо не върви по план.

По този начин Excel има много широка функционалност за структуриране на данни. Разбира се, няма да може да направи всичко за човек, но ви позволява по-удобно да организирате работата със структурирани данни. Останалото ще трябва да го направи човекът. Това обаче е много функционален инструмент, който ще бъде много полезен за тези, които трябва да работят с огромни количества цифрова и текстова информация.