Съдържание
Инструментите на Microsoft Excel се използват най-често за работа с числа. Понякога е необходимо число, като парична сума, да бъде написано с думи. Това става особено важно при изготвянето на финансови документи. Ръчното писане на всяко число с думи е неудобно. Освен това цифрите са една от най-трудните теми и не всеки знае правилата за писането им. Неграмотността в документите вреди на репутацията на компанията, така че трябва да използвате помощта на услугите на Excel. Нека разберем как да добавим функцията „Сума в думи“ към програмата и да я използваме правилно.
Преди да създадете клетки със суми в думи, трябва да изтеглите добавка за Microsoft Excel. На официалния уебсайт на разработчиците няма добавки, но може да бъде изтеглен от други страници. Важно е да проверявате файловете, които се изтеглят на компютъра, като използвате антивирусна програма, в противен случай съществува риск от заразяване на системата с вирус. Обърнете внимание и на разрешението за файла. Правилната резолюция е XLA. Ако добавката вече е изтеглена, поставете я в папка, където ще бъде лесна за намиране. Това ще бъде полезно при свързване. След това ще анализираме включването на добавката стъпка по стъпка:
- Трябва да отворите раздела „Файл“ в документа на Excel и да изберете секцията „Опции“. Обикновено се намира в долната част на списъка със секции.
- Прозорецът с опции ще се отвори с меню от лявата страна. Изберете секцията „Добавки“. Ако след това погледнете вдясно на екрана, ще видите, че някои от тях са предварително инсталирани, но не са подходящи за опростено изписване на сумата с думи.
В долната част е подразделът „Управление“ с бутона „Отиди“. Щракваме върху този бутон.
- На екрана ще се появи прозорец с наличните добавки. Можете да активирате някои от тях, ако е необходимо, но целта в този случай е бутонът Преглед.
- Намираме файла с добавката през прозореца за преглед. Кликнете върху него, за да го изберете, и щракнете върху OK.
- Елементът „Num2Text“ ще се появи в списъка с добавки. До него трябва да има отметка. Ако не е в прозореца, трябва да изберете тази добавка ръчно и да щракнете върху „OK“.
Свързването на добавката „Сума в думи“ е завършено, сега можете да я използвате.
Действия с добавката след свързване
Добавка „Сума в думи“ е допълнение към „Мениджър на функции“ Excel. Тя добавя една нова формула към списъка, с която можете да превърнете всяко число в думи. Нека си припомним как да работим с „Feature Manager“ и да разгледаме добавката в действие.
- Нека направим таблица с числа, които трябва да бъдат написани с думи. Ако вече съществува, трябва само да отворите документа, където е компилиран.
- След това щракнете върху празна клетка, където сумата трябва да се появи с думи, и отворете „Диспечер на функции“.
Важно! Можете да стигнете до този раздел на Excel по няколко начина: чрез иконата до функционалния ред или чрез раздела Формули (бутона Вмъкване на функция).
- Изберете категорията „Пълен азбучен списък“. Ще трябва да превъртите надолу до буквата „C“, защото функцията не се вписва в нито една от тесните категории. След това трябва да кликнете върху името на функцията „Amount_in words“ и да щракнете върху „OK“.
- Изберете клетка с число, чиято текстова стойност трябва да се появи в празна клетка. Около него трябва да се появи анимиран контур, а хоризонталното и вертикалното обозначение ще попадне във формулата. Натиснете бутона “OK”.
- В резултат сумата в думи се появява в клетката, която е избрана в самото начало. Изглежда така:
- Сега можете да попълните цялата таблица, без да правите същите операции с всеки ред. Ако щракнете върху която и да е клетка, около нея ще се появи черен контур (бял, ако клетката е в таблица с граници), а в долния десен ъгъл има черен квадратен маркер. Изберете клетката, където се намира функцията „Sum_in words“, задръжте този квадрат и го плъзнете до края на таблицата.
- Формулата ще се премести във всички клетки по-долу, които са били уловени от селекцията. Има разместване на клетките, благодарение на което във всеки ред се появява правилната сума в думи. Таблицата има следната форма:
Ръчно въвеждане на функция в клетки
Вместо да преминавате през стъпките за отваряне на „Диспечер на функции“ и търсене на желаната функция, можете да въведете формулата директно в клетката. Нека разберем как да попълним таблицата, без да използваме лентата с инструменти.
- Първо трябва да изберете празна клетка, където ще бъде написана формулата. Кликнете два пъти върху него – вътре ще се появи поле за въвеждане на данни от клавиатурата.
- Нека напишем следната формула в празното поле: =Сума_в думи().
Препоръка! След като зададете знака за равенство, програмата ще даде подсказки под формата на формули. Колкото повече въведени на ред, толкова по-точен ще бъде подсказката. Най-удобно е да намерите желаната функция в този списък и да щракнете двукратно върху нея.
- В скоби трябва да посочите клетката, чието съдържание ще бъде написано с думи.
Обърнете внимание! Възможно е да се запише с думи не само цифровото съдържание на една клетка, но и резултатът от математическа операция с числа от няколко клетки. Например, ако изберете една клетка, поставите знака "+" след нейното обозначение и посочите втория термин - друга клетка, тогава резултатът ще бъде сумата от две числа, написани с думи.
- Натиснете клавиша "Enter". Клетките ще показват число или резултат от действие, изразено с думи.
Възможно е да напишете число с думи, без да създавате таблица – всичко, от което се нуждаете, е формула и начало или действие. Също така е необходимо да напишете формула в празна клетка, но в скоби, вместо хоризонтални и вертикални символи, напишете число или израз. Затворете скобите и натиснете „Enter“ – необходимите цифри се появяват в клетката.
Заключение
За да пишете числа с думи, трябва да изтеглите добавка за Microsoft Excel и да я свържете към програмата и да я активирате, „Диспечерът на функциите“ играе важна роля в по-нататъшните действия. Функцията може да се прилага както към съдържанието на клетки, така и към числа извън таблици. Като поставите математически израз във функция, можете да получите нейния резултат във вербален израз.