Диаграми в Excel с различни данни: предназначение, видове, начин на изграждане

Съвети, трикове и техники за подобряване на външния вид на диаграми в Microsoft Excel.

Инструментите за диаграми в Microsoft Excel 2010 и 2007 са много по-добри на вид и функционалност от наличните в по-ранните версии на Excel. Въпреки че графиките изглеждат по-добре, не всички параметри, които се използват за увеличаване на функционалността, са очевидни веднага. Тази кратка статия обхваща полезни съвети, трикове и методи за създаване на диаграми в Excel, които ще направят работата ви по-ефективна.

запълване на шаблон

Актуализация в Microsoft Office 2010 е възможността за използване на запълване на диаграми в сива скала. За да видите това в действие, маркирайте диаграмата, изберете „Инструменти за диаграми“ → „Раздел Оформление“ и изберете опция за редактиране от падащия списък в горния ляв ъгъл на лентата. Изберете „Изберете формат" (точно под това на лентата) и изберете „Попълване" → „Попълване на шаблон“. За черно-бяла диаграма задайте цвета на предния план на черно и цвета на фона на бяло и изберете шаблон за запълване за серията. Повторете стъпките за друг шаблон. Не е нужно да използвате черно-бяло, опитайте различни шаблони, за да сте сигурни, че диаграмите са четливи, когато са отпечатани в черно-бяло или копирани в черно-бяло.

Шаблоните могат да се използват за попълване на диаграма в Excel 2010, така че да може да се отпечата черно-бяло или да се копира черно-бяло.

Запазете диаграмите на Excel като картина

Можете да запазите диаграма като картина от Excel за използване в други документи, като например отчети или уеб. За да запазите диаграма като картина, най-лесният начин е да оразмерите диаграмата в работния лист, така че да е голяма. За да извършите тази операция, трябва да преминете по пътя: досие → Запази като, изберете пътя за запазване на крайния файл и в падащия списък „Тип запаметяване” изберете уеб страница (*.htm;*.html), въведете име за новия файл и щракнете върху бутона Запиши.

В резултат на това работният лист се преобразува в html файл и тъй като html файловете не могат да съдържат изображения, диаграмата се записва отделно и се свързва към html файла. Диаграмата ще бъде запазена в папката, в която е записан html файлът. Така че, ако файлът е наречен Sales.htm, тогава изображенията ще бъдат в папка, наречена sales_files. Изображенията се записват като отделен PNG файл. Ако диаграмата и този Excel файл все още са необходими за работа, той също трябва да бъде записан отделно.

Диаграмата може да бъде запазена като графичен файл, ако по-късно ви потрябва за друг проект.

Припокриване на редове и регулиране на страничния просвет

Външният вид на диаграмата може да се подобри чрез промяна на ширината на редовете и страничните празнини между тях. За да регулирате припокриването между две серии от диаграми или да промените разстоянието между тях, щракнете с десния бутон върху произволен ред от диаграмата и щракнете върху „Формат на серията данни“. Използвайте функцията за припокриване на редове, за да разделяте редове или да ги обединявате, като плъзнете плъзгача до празнина или припокриване.

Така разстоянието между редовете се регулира така, че да са по-близо или по-далеч един от друг. Ако в диаграмата има два типа данни и те трябва да бъдат насложени един върху друг, а вторият ред трябва да бъде насложен върху първия, тогава редът на конструиране на диаграмата се променя. Първо се установява желаното припокриване. След това щракнете с десния бутон, за да изберете серията данни и изберете „Избор на данни“. След това се избира ред 1 и се премества надолу към ред 2. Чрез промяна на реда на таблиците по този начин по-малките данни могат да се показват пред по-големите.

Големи серии от данни

Когато изобразявате данни въз основа на дати, сериите от данни често са твърде тесни. Решението на този въпрос е да маркирате оста x (хоризонталната ос) на диаграмата на Excel, щракнете с десния бутон и изберете формата на оста. След като изберете опциите на оста, трябва да щракнете върху текстовата ос, за да я изберете. По този начин може да се регулира желаната ширина на реда. В допълнение към редовете можете да регулирате разстоянието между тях.

Начертаване по втората ос

Когато изобразявате малки данни, като проценти, които са съседни на големи данни, като милиони, процентите ще бъдат загубени и няма да се виждат. Проблемът се решава чрез построяване на процентна диаграма на различна ос. За това е избрана диаграма и в таб „Работа с диаграми“, разделът е избран оформление, който се намира в горния ляв ъгъл. Искате да изберете редове, които не се виждат. След това натиснете бутона „Избор на формат“, който ще се появи веднага отдолу, след това в групата „Опции за редове“ изберете „Вторична ос“ и затворете прозореца. Без да местите избрания елемент, изберете „Работа с диаграми“, след това – табл Конструктор, след това изберете „Промяна на типа на диаграмата“.

Вече можете да изберете различен тип диаграма, като например линия. Тъй като е избрана серия, която ще се прилага само към тази серия, а не към цялата диаграма, резултатът е комбинирана диаграма, като например стълбовидна диаграма с линейна диаграма отгоре. Диаграмата изглежда по-добре и е по-лесна за четене, ако текстът по нейната ос съвпада с цвета на частта от диаграмата, която съдържа данните. Следователно, ако има зелени редове, по-добре е да напишете съответния текст също в зелено, а червеният ред ще се покаже в червено по оста си.

Създайте комбинирани диаграми

Потребителите на Microsoft Excel не разбират веднага, че може да създава комбинирани диаграми; това обаче е лесно да се направи. За да направите това, се избират данни и се изгражда първият тип диаграма, например редова диаграма. След това се избира серия, която трябва да бъде показана по различен начин, например с помощта на линейна диаграма, и „Работа с диаграми” → раздел "Конструктор" → „Промяна на типа на диаграмата“ и е избран вторият тип диаграма. Някои типове диаграми не могат да се комбинират по разумни причини, като например две линейни диаграми, но линейните и линейните диаграми работят добре заедно.

Автоматично създаване на диаграми на Excel

Ако имате данни, които ще растат с течение на времето, можете да създадете диаграма, така че да се увеличават с добавянето на повече данни към хранилището на данни. За да направите това, данните трябва да бъдат форматирани като таблица. За целта се избират вече въведени данни и в таб "Начало" е избрана функция „Форматиране като таблица“. Сега, тъй като данните са форматирани като таблица, когато създавате диаграма върху таблични данни, добавянето на повече данни към таблицата автоматично ще разшири диаграмата.

Заглавия на интелигентни диаграми

Заглавието на диаграмата може да бъде изтеглено от една от клетките на листа на Excel. Първо се добавя заглавие на диаграмата в „Работа с диаграми” → Раздел оформление → „Заглавие на диаграмата“ и се поставя например над диаграмата. Селектира се клетката за заглавието на диаграмата, след което курсорът се премества в лентата с формули и се въвежда препратка към клетката, съдържаща данните, които ще служат като заглавие на диаграмата. Ако заглавието на диаграмата трябва да е същото като на листа, клетка D5 на лист 1 трябва да е празна. Сега, когато съдържанието на тази клетка се промени, заглавието на диаграмата също се променя.

Промени в цвета на диаграмата на Excel

За диаграми с един вид данни може да забележите, че Excel оцветява всяка серия с един и същи цвят. Това може да се промени, като щракнете върху реда и щракнете с десния бутон върху него, след което ще трябва да изберете раздела „Форматиране на серия от данни“, и тогава - „Пълнене“. Ако диаграмата показва само една поредица от данни, можете да изберете опцията „Цветни точки“.

Разбира се, винаги можете да изберете отделна серия от данни, щракнете с десния бутон и изберете „Формат на точка от данни“и след това задайте произволен цвят за тази точка от данни.

Управление на нули и липсващи данни

Когато има нулеви стойности или липсващи данни в диаграмата, можете да контролирате показването на нули, като изберете реда на диаграмата, след което − „Работа с диаграми“ → раздел "Конструктор" → „Избор на данни“ → „Скрити и празни клетки“. Тук можете да изберете дали празните клетки да се показват като интервали или нула, или ако диаграмата е линейна, дали линията да върви от точка до точка вместо празна стойност. След избиране на необходимите данни настройките се запаметяват чрез натискане на бутона "OK".

Бележки. Това се отнася само за липсващи стойности, а не за нули.

График на несъседни данни

За да начертаете данни, които не са подредени като серия една до друга, задръжте натиснат клавиша Ctrl, след като първо изберете данните за всеки диапазон. След като изберете диапазон, се създава диаграма въз основа на избраните данни.

Запазете диаграма като шаблон

За да запазите диаграма като шаблон, така че да може да се използва отново, първо създавате и персонализирате желания вид на диаграмата. Изберете диаграмата, щракнете „Работа с диаграми“, след което разделът се отваря “Конструктор” и бутонът е натиснат "Запази като шаблон". Ще трябва да въведете име за диаграмата и да щракнете Save. След това този формат може да се приложи към други диаграми, използвайки записания шаблон, когато създавате нова диаграма или редактирате съществуваща. За да приложите записания шаблон, трябва да изберете диаграмата. За да го изберете, следвайте веригата: „Работа с диаграми”→ „Конструктор → Промяна на типа диаграма → Модели. След това изберете предварително създадения шаблон и щракнете върху бутона „OK“.

Тези съвети и трикове за диаграми ви помагат да създавате красиви диаграми по-бързо и по-ефективно в Excel 2007 и 2010.