Съдържание
Понякога може да е трудно бързо и ефективно да се съпоставят сроковете на проектите. Графичното представяне на крайните срокове и етапите на проекта ще помогне да се идентифицират всички тесни места по време на планирането.
Разбира се, струва си да се обмисли използването на системи за управление на проекти. Такава система ще показва началното и крайното време на проектните задачи на общия фон. Но такива системи са доста скъпи! Друго решение е да опитате да използвате лентовата диаграма на времевата линия на Excel, когато планирате да видите всички конфликти в проекта. Сътрудничеството с екипа и със специалисти от трети страни ще бъде много по-лесно, ако действията на всички могат да се видят на един и същ лист!
За съжаление създаването на времева линия в Microsoft Excel не е лесна задача. Не бих препоръчал изграждането на сложна диаграма на Гант в Excel, но може да се създаде проста времева линия, като следвате нашите инструкции стъпка по стъпка:
Стъпка 1: Подгответе данните
Като начало се нуждаем от таблица с данни, в лявата колона на която (колона А) съдържа всички имена на задачи, а двете колони вдясно са запазени за началната дата и продължителността на задачата (колони В и С).
Стъпка 2: Създайте диаграма
Маркирайте подготвената таблица с данни, след това върху раздела Поставете (Вмъкване) в раздел диаграми (Графики) щракнете Правено подредено (Натрупана лента).
Стъпка 3: Правилно нанасяне на данни върху диаграмата
Тази стъпка винаги е най-трудната, тъй като диаграмата първоначално се изчертава с правилните данни на грешните места, ако тези данни някога са се появили на диаграмата!
Кликнете върху бутона Изберете данни (Избор на данни) раздел конструктор (Дизайн). Проверете какво има в района Легендарни елементи (редове) (Legend Entries (Series)) се записват два елемента – продължителност (Duration) и начална дата (Start Date). Трябва да има само тези два елемента.
Нека позная. Дали цялата информация се е преместила или е преместена настрани? нека го оправим
За да коригирате данните си, щракнете Добави (Добавяне) или промяна (Редактиране) в района Легендарни елементи (редове) (Записи в легендите (серия)). За да добавите начална дата, посочете клетка B1 в областта Име на ред (Име на серията) и в полето Стойностите (Поредица от стойности) – диапазон В2: В13. По същия начин можете да добавяте или променяте продължителността на задачите (Duration) – в полето Име на ред (Име на серията) посочете клетка C1, и в полето Стойностите (Поредица от стойности) – диапазон С2: С13.
За да подредите категориите, щракнете върху бутона промяна (Редактиране) в района Етикети на хоризонталната ос (категории) (Етикети за хоризонтална (категория) ос). Обхватът на данните трябва да бъде посочен тук:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
В този момент диаграмата трябва да изглежда като подредена диаграма със заглавия на задачите по вертикалната ос и дати по хоризонталната ос.
Стъпка 4: Превръщане на резултата в диаграма на Гант
Всичко, което остава да направите, е да промените цвета на запълване на най-левите части на всички получени графични ленти на бял или прозрачен.
★ Прочетете повече за създаването на диаграма на Гант в статията: → Как да изградите диаграма на Гант в Excel – инструкции стъпка по стъпка
Стъпка 5: Подобряване на външния вид на диаграмата
Последната стъпка е да направите диаграмата по-красива, за да може да бъде изпратена на мениджъра. Проверете хоризонталната ос: трябва да се виждат само лентите за продължителност на проекта, т.е. трябва да премахнем празното пространство, което се появи в предишната стъпка. Щракнете с десния бутон върху хоризонталната ос на диаграмата. Ще се появи панел Параметри на оста (Опции на ос), в който можете да промените минималната стойност на оста. Персонализирайте цветовете на лентите на диаграмата на Гант, задайте нещо по-интересно. И накрая, не забравяйте заглавието.
Времевата линия в Excel (диаграма на Гант) може да се използва за различни цели. Ръководството със сигурност ще оцени, че можете да създадете такъв график без допълнителни разходи за закупуване на скъп софтуер за управление на проекти!