Съдържание
Създавали ли сте някога блок-схема за документ или бизнес процес? Някои компании купуват скъп специализиран софтуер, който може да създава блок-схеми с няколко кликвания на мишката. Други компании избират различен път: те използват инструмент, който вече имат и с който техните служители знаят как да работят. Мисля, че се досещате, че говорим за Microsoft Excel.
Правя план
Целта на блок-схемата е да покаже логическата структура на събитията, които трябва да се случат, решенията, които трябва да бъдат взети, и последствията от тези решения. Следователно несъмнено ще бъде по-лесно да изградите блок-схема, ако първо отделите няколко минути, за да подредите мислите си. Блок-схема, съставена от разхвърляни, зле обмислени стъпки, няма да бъде от голяма полза.
Така че отделете няколко минути, за да си водите бележки. Няма значение в какъв формат, основното е да запишете всяка стъпка от процеса и да фиксирате всяко решение с възможните последствия.
Персонализирайте елементите
За всяка стъпка от схемата добавете елементи на блок-схема към Excel.
- В раздела Разширени Поставете (Вмъкване) щракнете Цифри (Форми).
- Отвореният списък с фигури е разделен на основни групи. Превъртете надолу до групата Блокова схема (Блок-схема).
- Изберете елемент.
- За да добавите текст към елемент, щракнете с десния бутон върху него и изберете Промяна на текста (Редактиране на текст).
- В раздела Разширени Рамка (Форматиране) Лента на менюто Изберете стила и цветовата схема за елемента.
Когато приключите с един елемент, добавете следващия елемент за следващия елемент от предвидената структура, след това следващия и така нататък, докато цялата структура се появи на екрана.
Обърнете внимание на формата на всеки елемент от блок-схемата. Формата казва на читателя коя функция се изпълнява на всяка стъпка от структурата. Препоръчително е всички формуляри да се използват в съответствие с тяхното общоприето предназначение, тъй като нестандартното използване на формуляри може да обърка читателите.
Ето някои от най-често срещаните елементи:
- Начало или край на блок-схемата:
- Работен процес, процедура, която трябва да се следва:
- Предварително дефиниран процес, като подпрограма за многократна употреба:
- Таблица с база данни или друг източник на данни:
- Вземане на решение, като например оценка дали предходният процес е изпълнен правилно. Линиите на свързване, излизащи от всеки ъгъл на ромба, съответстват на различни възможни решения:
Организирайте елементите
След като всички елементи са вмъкнати в листа:
- За да подредите елементи в равна колона, изберете няколко елемента, като щракнете върху тях с натиснат клавиш на мишката Превключване, след това в раздела Рамка Щракнете върху (Форматиране). Подравнете центъра (Централно подравняване).
- За да настроите фино разстоянието между няколко елемента, изберете ги и в раздела Рамка Щракнете върху (Форматиране). Разпределете вертикално (Разпределете вертикално).
- Уверете се, че размерите на елементите са еднакви. Направете всички елементи с еднаква височина и ширина, за да изглежда блок-схемата ви добре и професионално. Ширината и височината на елемента могат да бъдат зададени чрез въвеждане на желаните стойности в съответните полета на раздела Рамка (Форматиране) Ленти на менюто.
Настройте линии за връзки
В раздела Разширени Поставете (Вмъкване) щракнете Цифри (Форми) и изберете права стрелка или издатина със стрелка.
- Използвайте права стрелка, за да свържете два елемента, които са в права последователност.
- Използвайте перваза със стрелка, когато конекторът трябва да бъде извит, например, ако искате да се върнете към предишната стъпка след елемент за решение.
По-нататъшни действия
Excel предлага много допълнителни елементи за създаване на блок-схеми и безкрайно разнообразие от персонализирани опции за форматиране. Чувствайте се свободни да експериментирате и да опитате всички налични опции!