Сравняване на 2 файла в Excel за разлики

Всеки потребител може да се сблъска със ситуация, в която трябва да сравни две таблици. Е, в краен случай всеки трябва да сравни две колони. Да, разбира се, работата с Excel файлове е изключително удобна и удобна. Съжалявам, това не е сравнение. Разбира се, възможно е визуално сортиране на малка таблица, но когато броят на клетките достигне хиляди, трябва да използвате допълнителни аналитични инструменти.

За съжаление все още не е отворена магическа пръчка, която ви позволява автоматично да сравнявате цялата информация помежду си с едно щракване. Следователно трябва да работите, а именно да събирате данни, да задавате необходимите формули и да извършвате други действия, които ви позволяват поне малко да автоматизирате сравненията.

Има много такива действия. Нека разгледаме някои от тях.

Каква е целта на сравняването на Excel файлове?

Може да има огромен брой причини, поради които се сравняват няколко файла на Excel. Рано или късно всеки потребител се сблъсква с такава нужда и той няма такива въпроси. Например, може да искате да сравните данни от два отчета за различни тримесечия, за да видите дали финансовите резултати са се повишили или надолу.

Или, алтернативно, учителят трябва да види кои студенти са били изгонени от университета, като сравни състава на студентската група миналата и тази година.

Може да има огромен брой такива ситуации. Но да преминем към практиката, защото темата е доста сложна.

Всички начини за сравняване на 2 таблици в Excel

Въпреки че темата е сложна, тя е лесна. Да, не се учудвайте. Тя е сложна, защото се състои от много части. Но самите тези части са лесни за разбиране и изпълнение. Нека да разгледаме как можете да сравните две електронни таблици на Excel директно на практика.

Формула за равенство и тест за фалшиво-вярно

Нека започнем, разбира се, с най-простия метод. Този метод за сравняване на документи е възможен и то в доста широк диапазон. Можете да сравнявате не само текстови стойности, но и числови. И нека вземем малък пример. Да кажем, че имаме два диапазона с клетки с числови формати. За да направите това, просто напишете формулата за равенство =C2=E2. Ако се окаже, че са равни, в клетката ще бъде изписано „ВЯРНО“. Ако се различават, тогава FALSE. След това трябва да прехвърлите тази формула в целия диапазон, като използвате маркера за автоматично попълване.

Сега разликата се вижда с просто око.

Подчертаване на различни стойности

Можете също така да направите стойности, които се различават една от друга, подчертани в специален цвят. Това също е доста проста задача. Ако ви е достатъчно да намерите разлики между два диапазона от стойности или цели таблици, трябва да отидете в раздела „Начало“ и да изберете там елемента „Намиране и маркиране“. Преди да щракнете върху него, не забравяйте да маркирате набора от клетки, които съхраняват информация за сравнение. 

В менюто, което се показва, щракнете върху менюто „Избор на група клетки ...“. След това ще се отвори прозорец, в който трябва да изберем разлики по линии като критерий.

Сравняване на 2 таблици чрез условно форматиране

Условното форматиране е много удобен и, което е важно, функционален метод, който ви позволява да изберете цвят, който ще подчертае различна или същата стойност. Можете да намерите тази опция в раздела Начало. Там можете да намерите бутон със съответното име и в списъка, който се показва, изберете „Управление на правилата“. Ще се появи мениджър на правила, в който трябва да изберем менюто „Създаване на правило“.

След това от списъка с критерии трябва да изберем този, където пише, че трябва да използваме формула, за да определим клетките, които ще бъдат форматирани по специален начин. В описанието на правилото трябва да посочите формула. В нашия случай това е =$C2<>$E2, след което потвърждаваме действията си с натискане на бутона „Форматиране“. След това задаваме външния вид на клетката и виждаме дали ни харесва през специален мини-прозорец с проба. 

Ако всичко отговаря, щракнете върху бутона „OK“ и потвърдете действията.

В диспечера на правилата за условно форматиране потребителят може да намери всички правила за форматиране, които са в сила в този документ. 

Функция COUNTIF + правила за сравнение на таблици

Всички методи, които описахме по-рано, са удобни за тези формати, чийто формат е един и същ. Ако таблиците не са били предварително подредени, тогава най-добрият метод е да сравните две таблици с помощта на функцията COUNTIF и правила. 

Нека си представим, че имаме два диапазона с малко различна информация. Изправени сме пред задачата да ги сравним и да разберем коя стойност е различна. Първо трябва да го изберете в първия диапазон и да отидете в раздела „Начало“. Там намираме познатия преди това елемент „Условно форматиране“. Създаваме правило и задаваме правилото да използва формула. 

В този пример формулата е както е показано на тази екранна снимка.

След това задаваме формата, както е описано по-горе. Тази функция анализира стойността, съдържаща се в клетка C1, и разглежда диапазона, посочен във формулата. Съответства на втората колона. Трябва да вземем това правило и да го копираме в целия диапазон. Ура, всички клетки с неповтарящи се стойности са маркирани.

Функция VLOOKUP за сравняване на 2 таблици

В този метод ще разгледаме функцията ВПР, който проверява дали има съвпадения в две таблици. За да направите това, трябва да въведете формулата, показана на картинката по-долу, и да я прехвърлите към целия диапазон, който се използва за сравнение.

Тази функция итерира всяка стойност и вижда дали има дубликати от първата колона във втората. Е, след извършване на всички операции тази стойност се записва в клетката. Ако не е там, тогава получаваме грешка #N/A, което е напълно достатъчно, за да разберем автоматично коя стойност няма да съвпадне.

IF функция

Логическа функция АКО – това е друг добър начин за сравняване на два диапазона. Основната характеристика на този метод е, че можете да използвате само частта от масива, която се сравнява, а не цялата таблица. Това спестява ресурси както за компютъра, така и за потребителя.

Да вземем малък пример. Имаме две колони – A и B. Трябва да сравним част от информацията в тях една с друга. За да направим това, трябва да подготвим друга служебна колона C, в която е записана следната формула.

Използване на формула, която използва функции IF, АКО ГРЕШКА и ПО-ИЗЛОЖЕН можете да итерирате всички желани елементи от колона A и след това в колона B. Ако е намерен в колони B и A, тогава той се връща в съответната клетка.

VBA макрос

Макросът е най-сложният, но и най-усъвършенстваният метод за сравняване на две таблици. някои опции за сравнение обикновено не са възможни без VBA скриптове. Те ви позволяват да автоматизирате процеса и да спестите време. Всички необходими операции за подготовка на данните, ако бъдат програмирани веднъж, ще продължат да се изпълняват.

Въз основа на проблема, който трябва да бъде разрешен, можете да напишете всяка програма, която сравнява данни без намеса на потребителя.

Как да сравняваме файлове в Excel

Ако потребителят си е поставил задачата (добре, или му е дадена) да сравни два файла, тогава това може да стане по два метода наведнъж. Първият използва специализирана функция. За да приложите този метод, следвайте инструкциите:

1. Отворете файловете, които искате да сравните.
2. Отворете раздела „Изглед“ – „Прозорец“ – „Преглед един до друг“.

След това ще бъдат отворени два файла в един документ на Excel.

Същото може да се направи с обикновени инструменти на Windows. Първо трябва да отворите два файла в различни прозорци. След това вземете един прозорец и го плъзнете до най-лявата страна на екрана. След това отворете втори прозорец и го плъзнете до най-дясната страна. След това двата прозореца ще бъдат един до друг. 

Условно форматиране за сравняване на 2 excel файла

Много често сравняването на документи означава показването им един до друг. Но в някои случаи е възможно да се автоматизира този процес с помощта на условно форматиране. С него можете да проверите дали има разлики между листовете. Това ви позволява да спестите време, което може да се използва за други цели.

Първо, трябва да прехвърлим сравнените листове в един документ. 

За да направите това, трябва да щракнете с десния бутон върху съответния лист и след това да кликнете върху бутона „Преместване или копиране“ в изскачащото меню. След това ще се появи диалогов прозорец, в който потребителят може да избере документа, в който да бъде вмъкнат този лист.

След това трябва да изберете всички желани клетки, за да покажете всички разлики. Най-лесният начин да направите това е като щракнете върху горната лява клетка и след това натиснете клавишната комбинация Ctrl + Shift + End.

След това отидете в прозореца за условно форматиране и създайте ново правило. Като критерий използваме формула, подходяща за конкретен случай, след което задаваме формата.

Внимание: адресите на клетките трябва да бъдат посочени тези, които са на друг лист. Това може да стане чрез менюто за въвеждане на формула.

Сравняване на данни в Excel на различни листове

Да предположим, че имаме списък със служители, в който са посочени и техните заплати. Този списък се актуализира всеки месец. Този списък се копира в нов лист.

Да предположим, че трябва да сравним заплатите. В този случай можете да използвате таблици от различни листове като данни. Ще използваме условно форматиране, за да подчертаем разликите. Всичко е просто.

С условното форматиране можете да правите ефективни сравнения, дори ако имената на служителите са в различен ред.

Как да сравните 2 листа в електронна таблица на Excel

Сравнението на информация, разположена на два листа, се извършва с помощта на функцията ПО-ИЗЛОЖЕН. Като първи параметър има двойка стойности, които трябва да търсите на листа, който отговаря за следващия месец. Просто казано, март. Можем да обозначим разглеждания диапазон като колекция от клетки, които са част от именуваните диапазони, комбинирани по двойки.

Така можете да сравнявате низове по два критерия – фамилия и заплата. Е, или всеки друг, определен от потребителя. За всички съвпадения, които могат да бъдат намерени, в клетката, в която е въведена формулата, се записва число. За Excel тази стойност винаги ще бъде вярна. Следователно, за да бъде приложено форматирането към тези клетки, които са били различни, трябва да замените тази стойност с ЛЪЖА, използвайки функцията =НЕ().

Инструмент за сравняване на електронни таблици

Excel има специален инструмент, който ви позволява да сравнявате електронни таблици и автоматично да маркирате промените. 

Важно е да се отбележи, че този инструмент е достъпен само за онези потребители, които са закупили офис пакети Professional Plus.

Можете да го отворите директно от раздела „Начало“, като изберете елемента „Сравнение на файлове“.

След това ще се появи диалогов прозорец, в който трябва да изберете втората версия на книгата. Можете също да въведете интернет адреса, където се намира тази книга.

След като изберем две версии на документа, трябва да потвърдим действията си с клавиша OK.

В някои случаи може да се генерира грешка. Ако се появи, може да означава, че файлът е защитен с парола. След като щракнете върху OK, ще бъдете подканени да го въведете. 

Инструментът за сравнение изглежда като две електронни таблици на Excel една до друга в един и същ прозорец. В зависимост от това дали информацията е добавена, премахната или има промяна във формулата (както и други видове действия), промените се маркират в различни цветове. 

Как да интерпретираме резултатите от сравнението

Много е просто: различни видове разлики се обозначават с различни цветове. Форматирането може да обхване както запълването на клетката, така и самия текст. Така че, ако данните са въведени в клетката, тогава запълването е зелено. Ако нещо стане неясно, самата услуга има символи, които показват какъв тип промяна с какъв цвят е маркиран.