Съдържание
На сутринта трябва да напишете списък със задачи, да подредите приоритетите... И това е всичко, гарантиран ни е успешен ден? За съжаление не. В крайна сметка не винаги разбираме как да разграничим основното от второстепенното, важното от спешното. Имаме и затруднения с концентрацията. Бизнес треньорът казва как да го поправите.
„За съжаление, ситуациите, в които успявам да поставя приоритетите си на преден план, са по-скоро норма, отколкото изключение. Опитвам се да планирам задачите си за деня, като изтъквам основното, но в края на деня се чувствам напълно изтощен, защото се разсейвам от обаждания, малки текучки и срещи. Най-важните задачи продължават да се отлагат, а грандиозните планове за годината остават записани на листчета. Какво можете да направите, за да си помогнете?» пита Олга, 27-годишна.
Често срещам подобно искане в обучения за управленска ефективност. Клиентите смятат, че основната причина за проблема им е липсата на приоритети. Но в действителност те са, просто човек не е много концентриран върху тях.
И първата стъпка в решаването на този проблем е да изберете правилния инструмент, който да работи върху вашата концентрация. Тя трябва да отговаря точно на вашите лични характеристики: трябва да вземете предвид условията на вашата работа и мястото на пребиваване.
За да започнете, можете да използвате няколко популярни метода, които отдавна са признати за ефективни. Опитвам се да ги препоръчвам на клиенти, с които тепърва започваме да работим.
Първи подход: Разбиране на критериите за оценка
Първо, отговорете на въпроса: Какви критерии използвате, когато давате приоритет? Най-често срещаният отговор е критерият „спешност“. С него всички дела се подреждат подред в зависимост от срока. И едва след това вграждаме нови задачи в получения „виртуален конструктор“, премествайки далеч назад тези, които могат да бъдат изпълнени по-късно.
Какви са недостатъците на този подход? Списъкът на днешните приоритети трябва да включва не само това, което ще загуби актуалност утре, тоест спешно, но и това, което абстрактно наричаме «важно». Именно това ни движи към постигането на целта или премахва сериозните пречки по пътя към нея.
И тук мнозина правят грешката да заменят критериите. Лаконично това може да се изрази по следния начин: „Това е много спешно, защото е много важно!“ „Това е много важно, защото крайният срок е утре!“ Но ако списъкът ви с приоритети за деня не съдържа задачи, водещи до постигане на важни за вас цели, трябва внимателно да анализирате списъка си със задачи.
Трябва да решите какви критерии използвате, за да определите «спешността» и «важността» на задачите и дали смесвате тези две понятия.
Втори подход: Идентифицирайте три категории приоритети
Както знаете, хоризонтите на планиране са различни. Ако обмисляме хоризонт на планиране от един ден, тогава е по-добре да продължим по следния начин:
- Задайте един основен приоритет за деня. Това е задачата, за която ще отделите максимума от времето и енергията си днес;
- Определете три или четири неща, за които ще отделите най-малко време и усилия днес. По-добре е, ако напишете колко време (пет минути, десет минути) планирате да отделите за конкретен случай. Това ще стане вашият списък с „последен приоритет“.
- В третата категория ще попадне това, което може да се нарече „случаи на остатъчния принцип“. Те ще бъдат завършени, ако остане свободно време за тях. Но ако останат нереализирани, това няма да повлияе на нищо.
Тук сме изправени пред въпроса: „Как да не изразходваме максимална енергия за „последния приоритет”, като несъзнателно оставяме настрана „основния”? Третият подход ще помогне да се отговори.
Трети подход: Използвайте режим на бавно време
Прекарваме по-голямата част от работното си време в режим „бързо време“. Трябва да участваме в рутинни процеси и да обработваме огромно количество информация.
„Бавното време“ е най-ефективният начин да спрете рутинното „бягане в колелото“. Това е съзнателен поглед в себе си и отправна точка за намиране на отговори на въпросите: „Какво правя? За какво? Какво не правя и защо?
За да работи този метод най-добре, следвайте тези три насоки:
- Въведете в ежедневието си определен ритуал. Това трябва да бъде повтаряща се дейност през целия ден, която ще ви постави в режим на „бавно време“. Това може да бъде почивка за чай и редовни клекове. Ритуалът трябва да отнеме не повече от 5 минути и да ви позволи да останете сами. И, разбира се, ви носи радост и удоволствие - тогава няма да го отложите за утре.
- Имайте предвид, че „бавно време“ е не само време за наслада, но и възможност да увеличите удовлетворението си от режима „бързо време“. И си задайте три въпроса: „Какъв резултат трябва да постигна днес?“, „Коя е следващата малка стъпка към този резултат, която трябва да направя?“, „Какво ме отвлича от него и как да не се разсейвам?“ Тези въпроси ще ви помогнат да запомните основните си цели. А планирането на следващите малки стъпки ще бъде отлична превенция на отлагането.
- Използвайте режима за бавно време два до четири пъти на ден. Колкото по-често и по-силно се влияете от факторите на външния свят, толкова по-често трябва да преминавате към този режим. Три въпроса и няколко минути на сесия ще са достатъчни. Основният критерий е, че трябва да ви доставя удоволствие. Но запомнете: използването на техниката по-рядко от веднъж на ден не означава да я практикувате изобщо.