Съдържание
Много начинаещи потребители на Excel често имат въпрос: какво е формула на Excel и как да я въведете в клетка. Мнозина дори си мислят защо е необходимо. За тях Excel е електронна таблица. Но всъщност това е голям многофункционален калкулатор и до известна степен среда за програмиране.
Понятие за формула и функция
И цялата работа в Excel се основава на формули, от които има огромен брой. В основата на всяка формула е функция. Това е основен изчислителен инструмент, който връща стойност в зависимост от предадените данни, след като са били предварително обработени.
Формулата е набор от логически оператори, аритметични операции и функции. Не винаги съдържа всички тези елементи. Изчислението може да включва например само математически операции.
В ежедневната реч потребителите на Excel често бъркат тези понятия. Всъщност границата между тях е доста произволна и често се използват и двата термина. Въпреки това, за по-добро разбиране на работата с Excel е необходимо да знаете правилните стойности.
Всъщност терминологичният апарат е много по-широк и включва много други понятия, които трябва да бъдат разгледани по-подробно.
- Константа. Това е стойност, която остава същата и не може да бъде променяна. Това може да бъде например числото Пи.
- Оператори. Това е модул, необходим за извършване на определени операции. Excel предоставя три типа оператори:
- Аритметика. Необходимо е за събиране, изваждане, деление и умножение на множество числа.
- Оператор за сравнение. Необходимо е да се провери дали данните отговарят на определено условие. Може да върне една стойност: вярно или невярно.
- Текстов оператор. Той е само един и е необходим за свързване на данни – &.
- Връзка. Това е адресът на клетката, от която ще бъдат взети данните във формулата. Има два вида връзки: абсолютни и относителни. Първите не се променят, ако формулата се премести на друго място. Относителните, съответно, променят клетката в съседна или съответстваща. Например, ако посочите връзка към клетка B2 в някоя клетка и след това копирате тази формула в съседната вдясно, адресът автоматично ще се промени на C2. Връзката може да бъде вътрешна или външна. В първия случай Excel осъществява достъп до клетка, намираща се в същата работна книга. Във втория – в другия. Тоест Excel може да използва във формули данни, намиращи се в друг документ.
Как да въведете данни в клетка
Един от най-лесните начини за вмъкване на формула, съдържаща функция, е да използвате съветника за функции. За да го извикате, трябва да кликнете върху иконата fx малко вляво от лентата с формули (тя се намира над таблицата и в нея се дублира съдържанието на клетката, ако в нея няма формула или формулата е показва се, ако е. Ще се появи такъв диалогов прозорец.
Там можете да изберете категорията функция и директно тази от списъка, която искате да използвате в конкретна клетка. Там можете да видите не само списъка, но и какво прави всяка от функциите.
Вторият начин за въвеждане на формули е да използвате съответния раздел на лентата на Excel.
Тук интерфейсът е различен, но механиката е същата. Всички функции са разделени на категории и потребителят може да избере тази, която му подхожда най-добре. За да видите какво прави всяка от функциите, трябва да задържите курсора на мишката върху нея и да изчакате 2 секунди.
Можете също да въведете функция директно в клетка. За да направите това, трябва да започнете да пишете символа за въвеждане на формула (= =) в него и да въведете името на функцията ръчно. Този метод е подходящ за по-опитни потребители, които го знаят наизуст. Позволява ви да спестите много време.
След като въведете първите букви, ще се покаже списък, в който също можете да изберете желаната функция и да я поставите. Ако не е възможно да използвате мишката, тогава можете да навигирате в този списък с помощта на клавиша TAB. Ако е така, тогава е достатъчно просто да щракнете двукратно върху съответната формула. След като функцията бъде избрана, ще се появи подкана, която ви позволява да въведете данните в правилната последователност. Тези данни се наричат аргументи на функцията.
Ако все още използвате версията на Excel 2003, тогава тя не предоставя падащ списък, така че трябва да запомните точното име на функцията и да въведете данни от паметта. Същото важи и за всички аргументи на функцията. За щастие, за опитен потребител това не е проблем.
Важно е винаги да започвате формула със знак за равенство, в противен случай Excel ще мисли, че клетката съдържа текст.
В този случай данните, които започват със знак плюс или минус, също ще се считат за формула. Ако след това има текст в клетката, Excel ще даде грешка #NAME?. Ако са дадени цифри или числа, тогава Excel ще се опита да извърши съответните математически операции (събиране, изваждане, умножение, деление). Във всеки случай се препоръчва да започнете да въвеждате формулата със знака =, както е обичайно.
По същия начин можете да започнете да пишете функция със знака @, който ще се промени автоматично. Този метод на въвеждане се счита за остарял и е необходим, така че по-старите версии на документи да не загубят част от функционалността.
Концепцията за аргументите на функцията
Почти всички функции съдържат аргументи, които могат да бъдат препратка към клетка, текст, число и дори друга функция. Така че, ако използвате функцията ЕНЕЧЕТ, ще трябва да посочите числата, които ще бъдат проверени. Ще бъде върната булева стойност. Ако е нечетно число, ще бъде върнато TRUE. Съответно, ако е дори, тогава „FALSE“. Аргументите, както можете да видите от екранните снимки по-горе, се въвеждат в скоби и са разделени с точка и запетая. В този случай, ако се използва английската версия на програмата, тогава обичайната запетая служи като разделител.
Входният аргумент се нарича параметър. Някои функции изобщо не ги съдържат. Например, за да получите текущия час и дата в клетка, трябва да напишете формулата =ТАТА (). Както можете да видите, ако функцията не изисква въвеждане на аргументи, скобите все още трябва да бъдат посочени.
Някои характеристики на формули и функции
Ако данните в клетката, посочена от формулата, се редактират, тя автоматично ще преизчисли съответно данните. Да предположим, че имаме клетка A1, която е записана на проста формула, съдържаща обикновена препратка към клетка = D1. Ако промените информацията в него, същата стойност ще се покаже в клетка A1. По същия начин за по-сложни формули, които вземат данни от конкретни клетки.
Важно е да разберете, че стандартните методи на Excel не могат да накарат клетка да върне стойността си в друга клетка. В същото време тази задача може да бъде постигната чрез използване на макроси - подпрограми, които изпълняват определени действия в документ на Excel. Но това е съвсем различна тема, която очевидно не е за начинаещи, тъй като изисква умения за програмиране.
Понятието формула за масив
Това е един от вариантите на формулата, който се въвежда по малко по-различен начин. Но мнозина не знаят какво е това. Така че нека първо разберем значението на този термин. Много по-лесно е да разберете това с пример.
Да предположим, че имаме формула СУМА, който връща сумата от стойностите в определен диапазон.
Нека създадем такъв прост диапазон, като напишем числа от едно до пет в клетки A1:A5. След това уточняваме функцията =SUM(A1:A5) в клетка B1. В резултат на това там ще се появи числото 15.
Това вече формула за масив ли е? Не, въпреки че работи с набор от данни и може да се нарече такъв. Нека направим някои промени. Да предположим, че трябва да добавим по един към всеки аргумент. За да направите това, трябва да създадете функция като тази:
=SUM(A1:A5+1). Оказва се, че искаме да добавим единица към диапазона от стойности, преди да изчислим тяхната сума. Но дори и в тази форма Excel няма да иска да направи това. Той трябва да покаже това с помощта на формулата Ctrl + Shift + Enter. Формулата на масива се различава по външен вид и изглежда така:
{=SUM(A1:A5+1)}
След това, в нашия случай, ще бъде въведен резултатът 20.
Няма смисъл да въвеждате фигурни скоби ръчно. Няма да направи нищо. Напротив, Excel дори няма да си помисли, че това е функция и просто текст вместо формула.
Вътре в тази функция междувременно бяха извършени следните действия. Първо, програмата разлага този диапазон на компоненти. В нашия случай това е 1,2,3,4,5. След това Excel автоматично увеличава всеки от тях с единица. След това получените числа се сумират.
Има друг случай, при който формула за масив може да направи нещо, което стандартната формула не може. Например, имаме набор от данни, посочен в диапазона A1:A10. В стандартния случай ще бъде върната нула. Но да предположим, че имаме такава ситуация, че нулата не може да бъде взета под внимание.
Нека въведем формула, която проверява диапазона, за да види дали не е равен на тази стойност.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Тук има фалшиво усещане, че желаният резултат ще бъде постигнат. Но това не е така, защото тук трябва да използвате формула за масив. В горната формула ще бъде проверен само първият елемент, което, разбира се, не ни подхожда.
Но ако го превърнете във формула за масив, подравняването може бързо да се промени. Сега най-малката стойност ще бъде 1.
Формулата за масив също има предимството, че може да върне множество стойности. Например, можете да транспонирате таблица.
Следователно има много различни видове формули. Някои от тях изискват по-просто въвеждане, други по-сложно. Формулите за масиви могат да бъдат особено трудни за разбиране от начинаещите, но са много полезни.