Как да попълните празни клетки с горни стойности в Excel

След попълване на Excel таблица с определени стойности (най-често при добавяне на масив от информация), много често остават празни места. Те няма да пречат на разглеждането на самия работен файл, но ще усложнят функциите за сортиране, изчисляване на данни, филтриране на определени числа, формули и функции. За да може програмата да работи без затруднения, е необходимо да се научите как да запълвате празнините със стойности от съседни клетки.

Как да маркирате празни клетки в работен лист

Преди да започнете да обмисляте как да попълвате празни клетки в работен лист на Excel, трябва да научите как да ги избирате. Това е лесно да се направи само ако масата е малка. Ако обаче документът включва огромен брой клетки, празните пространства могат да бъдат разположени на произволни места. Ръчното избиране на отделни клетки ще отнеме много време, докато някои празни места могат да бъдат пропуснати. За да спестите време, се препоръчва да автоматизирате този процес чрез вградените инструменти на програмата:

1. На първо място, трябва да маркирате всички клетки на работния лист. За да направите това, можете да използвате само мишката или да добавите клавишите SHIFT, CTRL за избор.
2. След това натиснете клавишната комбинация на клавиатурата CTRL + G (друг начин е F5).
3. На екрана трябва да се появи малък прозорец, наречен Go To.
4. Кликнете върху бутона „Избор“.

За да маркирате клетки в таблицата, в главната лента с инструменти трябва да намерите функцията „Намиране и избиране“. След това ще се появи контекстно меню, от което трябва да изберете избор на определени стойности - формули, клетки, константи, бележки, свободни клетки. Изберете функцията „Избор на група клетки. След това ще се отвори прозорец с настройки, в който трябва да поставите отметка в квадратчето до параметъра „Празни клетки“. За да запазите настройките, трябва да щракнете върху бутона „OK“.

Как да попълните празни клетки ръчно

Най-лесният начин да попълните празни клетки в работен лист със стойности от горните клетки е чрез функцията „Попълване на празни клетки“, която се намира на панела XLTools. Процедура:

1. Натиснете бутона, за да активирате функцията „Попълване на празни клетки“.
2. Трябва да се отвори прозорец с настройки. След това е необходимо да се маркира диапазонът от клетки, сред които е необходимо да се попълнят празните пространства.
3. Решете метода на пълнене - от наличните опции трябва да изберете: наляво, надясно, нагоре, надолу.
4. Поставете отметка в квадратчето до „Отмяна на обединяването на клетки“.

Остава да натиснете бутона „OK“, така че празните клетки да се попълнят с необходимата информация.

Важно! Една от полезните функции на тази функция е запазването на зададени стойности. Благодарение на това ще бъде възможно да се повтори действието със следващия диапазон от клетки, без да се преконфигурира функцията.

Налични стойности за попълване на празни клетки

Има няколко опции за попълване на празни клетки в работен лист на Excel:

1. Попълнете вляво. След активиране на тази функция, празните клетки ще бъдат запълнени с данни от клетките вдясно.
2. Попълнете надясно. След като щракнете върху тази стойност, празните клетки ще бъдат запълнени с информация от клетките вляво.
3. Напълни. Клетките отгоре ще бъдат запълнени с данни от клетките отдолу.
4. Пълнене надолу. Най-популярният вариант за попълване на празни клетки. Информацията от клетките по-горе се прехвърля в клетките на таблицата по-долу.

Функцията „Попълване на празни клетки“ точно копира тези стойности (цифрови, азбучни), които се намират в попълнените клетки. Тук обаче има някои функции:

1. Дори при скриване или блокиране на попълнена клетка, информацията от нея ще бъде прехвърлена в свободна клетка след активиране на тази функция.
2. Много често се случват ситуации, в които стойността за прехвърляне е функция, формула, връзка към други клетки в работния лист. В този случай празната клетка ще бъде запълнена с избраната стойност, без да се променя.

Важно! Преди да активирате функцията „Попълване на празни клетки“, трябва да отидете в настройките на работния лист, за да видите дали има защита. Ако е активирано, информацията няма да бъде прехвърлена.

Попълване на празни клетки с формула

По-лесен и бърз начин за попълване на клетки в таблица с данни от съседни клетки е чрез използването на специална формула. Процедура:

1. Маркирайте всички празни клетки по описания по-горе начин.
2. Изберете ред за въвеждане на LMB формули или натиснете бутона F
3. Въведете символа „=“.

4. След това изберете клетката, разположена по-горе. Формулата трябва да посочи клетката, от която ще се копира информацията в свободна клетка.

Последното действие е да натиснете клавишната комбинация „CTRL + Enter“, така че формулата да работи за всички свободни клетки.

Важно! Не трябва да забравяме, че след прилагането на този метод всички свободни преди това клетки ще бъдат запълнени с формули. За да се запази редът в таблицата, се препоръчва да се заменят с числови стойности.

Попълване на празни клетки с макрос

В случай, че трябва редовно да попълвате празни клетки в работни листове, се препоръчва да добавите макрос към програмата, да го използвате по-късно, за да автоматизирате процеса на избиране, попълване на празни клетки. Попълнете код за макрос:

Sub Fill_Blanks()

    За всяка клетка в селекцията

        If IsEmpty(cell) Then cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value

    Напред клетка

Край Под

За да добавите макрос, трябва да извършите няколко действия:

1. Натиснете клавишната комбинация ALT+F
2. Това ще отвори редактора на VBA. Поставете горния код в свободен прозорец.

Остава да затворите прозореца с настройки, да покажете иконата на макроса в панела за бърз достъп.

Заключение

Сред описаните по-горе методи трябва да изберете този, който е най-подходящ за конкретна ситуация. Ръчният метод за добавяне на данни към свободните места на работния лист е подходящ за общо запознаване, еднократна употреба. В бъдеще се препоръчва да овладеете формулата или да регистрирате макрос (ако същата процедура се изпълнява много често).